19.4. Определение описи дел. Правила составления описи дел структурного подразделения. Виды описей. Оформление описи дел структурного подразделения

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи.

Опись дел - «архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации» (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

Описи дел составляются по установленной Государственной архивной службой форме. Технология составления и оформления описей аналогична технологии составления номенклатуры дел, поскольку составление описей является следующим технологическим этапом систематизации дел.

В крупных учреждениях описи составляются в каждом структурном подразделении отдельно на все дела:

• постоянного хранения,

• со сроками хранения более 10 лет;

• по личному составу.

Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.

Для правильного составления описи дел необходимо, прежде всего, разделить весь комплекс дел одного структурного подразделения на группы:

• дела постоянного хранения,

• дела долговременного хранения,

• дела временного хранения (до 10 лет).

На дела временного хранения разрешается не составлять опись, а пользоваться вместо нее специально оформленным экземпляром номенклатуры дел.

Перед внесением дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Если дела готовят за несколько лет, то сначала их раскладывают по годам, а в пределах года - по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически-структурной.

Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов. При систематизации дел можно воспользоваться номенклатурой дел или ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения. Личные дела, личные карточки уволенных и невостребованные трудовые книжки систематизируются строго по алфавиту.

Перед внесением заголовка дел в опись проверяются:

• качество их формирования и оформления;

• соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству дел, заведенных по номенклатуре дел организации.

При просмотре дел проверяются:

• соответствие заголовка дела содержанию имеющихся в нем документов;

• правильность их оформления и группировки;

• качество подшивки или переплета дела;

• точность нумерации листов;

• наличие и правильность заверительной надписи дела.

Если в ходе проверки выявляются нарушения установленных правил формирования, то они устраняются.

Если обнаруживается отсутствие дел, которые числятся по номенклатуре, то необходимо принять меры по их розыску. Если поиски этих дел не привели к положительным результатам, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах их отсутствия, которую подписывает руководитель структурного подразделения. Справку передают вместе с описью дел в архив организации.

На основе описей структурных подразделений ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения, и по ней ведомственный архив будет передавать дела в государственный архив в соответствии с правилами. Сдача дел структурных подразделений в архив учреждения проводится ежегодно по графику, составляемому архивом и утвержденному руководителем учреждения.

В учреждениях, не имеющих структурных подразделений, составляются общие описи.

Отдельная опись заполняется в виде таблицы и представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи дел должны быть составлены в течение года после завершения дел в текущем делопроизводстве. Предусматривается, что организация составляет описи ежегодно, а при скоплении неописанных дел - за ряд лет по годовым разделам.

Годовые разделы описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей.

Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;

• индекс дела (тома, части);

• заголовок дела (тома, части), в том числе аннотация;

• дату дела (тома, части);

• количество листов в деле (томе, части);

• срок хранения;

• примечание.

В описях дел постоянного хранения графа «срок хранения» опускается.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации.

В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу принимаются в архив по описям.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК. архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписы­вается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

18.5. Передача дел в ведомственный архив. Взаимодействие службы ДОУ и ведомственного архива при формировании основы для последующего хранения и использования документов.

Единство организации документов в ДОУ и в ведомственном архиве

Подготовка дел к сдаче в архив учреждения для их последующего хранения и использования - завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве.

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.

Для ведения архива выделяется штатная должность «архивист» или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства.

В задачи архива входят:

• прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

• информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

• организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения,

Передача дел производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме (ценных дел проверяется количество листов в деле.

Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются РКК на документы, регистрационные журналы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.

Дела, подготовленные для архивного хранения, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, заверительный лист с указанием количества листов.

Уничтожение документов производится после сдачи-приема дел на архивное хранение. Уничтожение документов, содержащих конфиденциальную информацию, производиться измельчением документов в машине для уничтожения бумаг и проводится в присутствии членов ЭК.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована и приведена в Основных правилах работы ведомственных архивов. Акт рассматривается и одобряется на заседании ЦЭК (ЭК) организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

При этом рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

В небольших учреждениях, не сдающих свои документы на государственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации, затем проводится уничтожение соответствующих документов. «Организация обязана систематически описывать документы по личному составу и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет...» (Основные правила работы ведомственных архивов. С. 29).

Электронные документы передают на архивное хранение в результате экспертизы их ценности. При подготовке электронных документов к передаче в архив организации:

• проверяют физическое состояние носителей электронных документов и качество записи информации;

• описывают электронные документы;

• подготавливают комплект сопроводительной документации.

Описание технологии в «Основных правилах работы архивов организаций» отсутствует.

Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото-, видео- и фоно записей, но и другие компьютерные носители информации.

Срок хранения документной информации на компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям Перечней. Правила архивной службы определяют, что документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение документов на компьютерных носителях не может быть запрещено, но и не приветствуется в силу объективных причин.

При разработке технологий ДОУ, времени и способов документирования необходимо помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях, например, дискетах, потребует частых, не реже чем раз в полгода, проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах.

Длительное (свыше 10 лет) хранение архивной информации на жестком диске компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и вирусных атак.

В настоящее время единственным приемлемым носителем для записи архивируемых компьютерных (электронных версий) документов может считаться не перезаписываемый (документы править нельзя!) оптический диск.

Постепенно практика показывает, что на оптических дисках целесообразно хранить только временные документы (до 10 лет).

Оптические диски и другие емкие компьютерные носители все чаще используются в организациях в качестве рабочей копии для каждодневного использования, в то время как бумажные оригиналы хранятся в архиве.

Делаются попытки хранения на малоформатных и достаточно емких оптических дисках документов с более длительными сроками хранения, например, личных дел сотрудников. Но на современном уровне развития компьютерных технологий даже сама возможность прочтения через 40-50 лет записанного сегодня на компьютере диска выглядит, в отличие от бумажного документа, проблематичной.

Основной единицей учета и хранения документов на компьютерных носителях данных в организации является файл данных.

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Сроки хранения документов не зависят от формы их существования - бумажной или электронной - и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации.

Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппи­рованных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в ар­хиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Образец (1) листа-заверителя дела