17.5. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Уничтожение - один из этапов жизненного цикла всех управленческих документов в организации, за исключением документов постоянного хранения. Когда документ полностью выполнил свои функции и истек срок его хранения, он должен быть уничтожен.

В соответствии с международным стандартом ИСО 15489:

уничтожение всегда должно быть санкционированным;

• запрещается уничтожать документы, имеющие отношение к идущим или возможным судебным искам или расследованиям;

• уничтожать документы необходимо с соблюдением конфиденциальности содержащейся в них информации;

• должны быть уничтожены все копии документов, отобранных на уничтожение, включая страховые копии, резервные копии и копии для длительного хранения.

Основная проблема, которая возникает при целенаправленном уничтожении документов, - это исключение возможности восстановления содержащейся в них информации. Самый надежный способ для этого - уничтожение информации вместе с носителем. Если носитель не уничтожить, то со временем найдется способ извлечения ранее записанной информации.

Основные методы уничтожения бумажных документов:

• сжигание,

• химическая обработка,

• шредирование,

• закапывание.

Сжигание - простой и не требующий дорогостоящего оборудования способ уничтожения документов, который при правильном использовании гарантирует полное уничтожение.

При химической обработке бумага размягчается и превращается в бумажную массу. Этот метод надежен и его часто используют в сочетании со шредированием. Недостатки метода:

• необходимость приобретения специального оборудования и химических реактивов или же обращения к услугам специализированных фирм,

• длительность процесса уничтожения и его относительно высокая стоимость.

Шредирование - наиболее популярный в настоящее время метод уничтожения бумажных документов. Метод относительно дёшев (возможно использование недорогих шредеров, а бумажная обрезь может быть даже сдана в макулатуру), экологичен и достаточно надежен.

Для уничтожения документов этим методом можно прибегать к услугам специализированных фирм, но в этом случае необходимо контролировать процесс полного уничтожения.

Закапывание как метод уничтожения документов не является надежным, поскольку срок их полного уничтожения зависит от природных условий и нет гарантий, что документы не попадут в руки злоумышленников.

Для уничтожения электронных документов применяются специфические методы.

Метод перезаписи или стирания - не слишком надежный способ уничтожения информации электронного документа. Специалисты по защите информации рекомендуют проводить перезапись не менее 7 раз, а некоторые настаивают на 35-кратной перезаписи. Но даже в этом случае, если носитель неисправен и содержит нечитаемые зоны, информация на нем не может быть уничтожена.

Достоинства этого метода - возможность повторного использования носителя и невысокая стоимость программного обеспечения и специального оборудования.

Воздействие на рабочую поверхность носителя магнитным полем (размагничивание) - применимо к жестким дискам, аудио- и микрокассетам, видеокассетам, дискетам, картриджам с магнитной лентой. При этом дальнейшее использование размагниченных носителей становится невозможным. При недостаточной мощности импульса или неправильной установке диска впоследствии возможно частичное восстановление информации.

Приборы для размагничивания выпускают разной производительности, для их применения не требуется специальных навыков, а сам процесс происходит очень быстро.

Механическое уничтожение носителя электронной информации - наиболее надежный способ уничтожения электронных документов. Для этого могут применять шредирование, механическое повреждение, расплавление носителя, химическую обработку носителя реагентами.

С помощью технологии управления авторскими правами на информацию электронный документ при пересылке конкретному адресату можно защитить от дальнейшего распространения, копирования, печати. Получателю могут быть предоставлены права просмотра, рецензирования или редактирования документа. Может быть установлен срок действия сообщения, по истечении которого документ невозможно будет просмотреть или изменить.

Сложнее всего уничтожить информацию, которая каким-либо образом из компьютера, подключенного к глобальной или локальной сети, попала в Интернет.

Как правило, в организации большинство электронных документов распространяется в виде копий, не контролируемых службой ДОУ. Они одновременно могут существовать на разных видах носителей: дискеты, жесткий диск, флэш-память, сим-карта телефона, смарт-карта и др. Поэтому уничтожение всех этих копий становится серьёзной проблемой.

В организации должен быть разработан регламент по уничтожению электронных документов. В нем необходимо отразить весь комплекс организационных, технических и других мер, а также распределить ответственность за проведение работы с различными видами носителей и в разных структурных подразделениях.

Весь ход уничтожения должен быть задокументирован. Желательно фиксировать: кто, когда, каким способом провел уничтожение, кто выполнил проверку. В ответственных случаях ведут фотографирование или видеозапись процесса уничтожения.

На предприятии метод уничтожения документов необходимо выбирать на основе сравнения возможных рисков: негативных последствий (утечки информации) при несанкционированном восстановлении документов и стоимости методов уничтожения.

Наименование организации		УТВЕРЖДАЮ
ПОЛОЖЕНИЕ 00.00.200__ № Санкт-Петербург О постоянно действующей экспертной комиссии		Генеральный директор _________И.О.Фамилия 00.00.200__ М.П.