17.2. Принципы и критерии отбора документов на хранение

При проведении экспертизы ценности документов следует основываться на выработанных теорией и практикой архивного дела принципах.

Принцип историзма требует рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов, предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

Для успешного проведения экспертизы ценности необходимо пользоваться критериями ценности документов. Таких критериев много. Одни из них - главные, другие - вспомогательные, но применяются они в совокупности. В этом - одно из проявлений принципа всесторонности и комплексности оценки.

В Основных правилах работы ведомственных архивов критерии объединены в три группы:

1. критерии происхождения - роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ими функций; время и место образования документов;

2. критерии содержания - значимость события, отраженного в документе; значение содержащейся в нем информации, ее повторение в других документах;

3. критерии внешних особенностей - юридическая достоверность документа, т.е. наличие подписей, дат, печати; наличие резолюций и помет; особенности передачи текста; особенности материальной основы документа; особенности физического состояния документа.

Важнейшими критериями при экспертизе ценности документов являются:

Значимость учреждения или лица, которые создали документ. В процессе развития государства создаются учреждения, организации, предприятия с разнообразными функциями. Ценность комплекса документов, созданных в них, определяется, прежде всего, значимостью учреждения в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и других отраслей жизни общества.

Органы государственной власти и управления создают документацию, отражающую деятельность государства, научные учреждения - научно-технический прогресс, производственные объединения - развитие экономики и т.п.

Отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

Документы создаются и накапливаются не только в учреждениях, но и у людей. Они могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица. Научный интерес представляют документы крупных партийный и государственных деятелей, ученых, военачальников, писателей, художников и других выдающихся лиц.

Фонды личного происхождения хранятся в федеральных и местных госархивах, в архивах учреждений Академии наук и в ряде других ведомственных архивов. Архивные учреждения занимаются сбором старых документов, принадлежащих журналистам, краеведам, историкам, чьи исследования могут помочь изучению истории родного края.

Документы таких фондов делятся обычно на несколько групп:

• личные документы,

• документы, созданные фондообразованием, - научные, творческие и др.,

• переписка - деловая и личная,

• документы, собранные лицом, - коллекции,

• дневники, воспоминания и переписка участников Великой Отечественной войны.

Значимость содержания документов. Этот критерий применяется во всех случаях. В общем массиве документов можно выделить две группы:

1. документы, отражающие основную деятельность учреждения;

2. документы, играющие вспомогательную роль.

К первой группе документов относятся:

• уставы,

• регламенты,

• правила,

• положения,

• инструкции,

• штатные расписания;

• приказы по основной деятельности;

• перспективные и годовые планы,

• сводные отчеты,

• доклады, обзоры,

• протоколы совещаний, собраний, заседаний,

• некоторые директивные указания вышестоящего органа ,

• указания, направляемые подчиненным организациям,

• материалы по проверкам выполнения постановлений правительства, приказов министра,

• часть материалов по изобретательству и рационализации,

• некоторые материалы по технике безопасности и др.

Документы, относящиеся ко второй группе, как правило, численно превосходят первую группу. Некоторые из них имеют долговременное справочное значение, например, значительная часть документов по личному составу. Подавляющее же большинство документов теряет свое оперативное и справочное значение через один год - пять лет. Это документы бухгалтерской отчетности и учета, переписка по снабжению, текущему ремонту и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность учреждения.

Время и место образования документа. Эти два критерия, как правило, применяются по отношению к документам прошлого.

В истории нашей страны были периоды, насыщенные событиями особой важности, сыгравшими огромную роль в жизни общества и государства: периоды Отечественной войны 1812 г., первой революции 1905-1907 гг., февральской буржуазно-демократической революции 1917 г., Великой Октябрьской социалистической революции, гражданской войны и иностранной интервенции, коллективизации сельского хозяйства и социалистической реконструкции народного хозяйства, Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.

Необходимо было сохранить комплексы документов, которые наиболее полно и всесторонне освещали эти периоды. Задача была достаточно сложная, поскольку в военные периоды создавалось меньше документов, характерных для мирного времени. Кроме того, были утеряны или погибли массы документов. Поэтому при отборе документов на государственное хранение архивисты проявляли максимум внимания и осторожности, принимая в ряде случаев в государственные архивы второстепенную документацию не только для возмещения утраченных основных документов, но и для освещения отдельных событий.

Критерий времени применяется и по отношению к современным документам. В деятельности каждого учреждения, предприятия, организации есть периоды, которые имеют особое значение. Это периоды организации и реорганизации (с изменением функций), выполнения особых заданий. Документы за этот период также требуют особого внимания при экспертизе ценности, и на государственное хранение отбирается большее количество документов, чем в обычные годы.

Критерий места происхождения документов тесно связан с критерием времени: при оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания, например, документы хозяйственного характера, созданные в период Великой Отечественной войны в прифронтовых городах и населенных пунктах, могут представлять значительный интерес. Большую ценность имеют все документы, созданные на временно оккупированной территории страны, в партизанских отрядах.

Критерий места применяется и в тех случаях, когда значительные события происходят на территории какой-то области, края, республики.

Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам. Однако ряд категорий документов имеется в учреждениях только в копиях, в том числе такие важные, как отчеты, докладные записки, различные справки по вопросам деятельности учреждения. Подлинники таких документов направляются оформленными и подписанными в вышестоящие инстанции, другие организации и т.д.

Копии писем, отправляемых организацией, должны быть заверены, иметь дату и номер. Это правило выполняется в большинстве учреждений, однако нередки случаи, когда остающиеся в организации копии документов, недооформлены: в них имеются неисправленные ошибки, отсутствуют даты и подписи и пр.

Работникам делопроизводства необходимо строго соблюдать требования своевременного оформления копий отправляемых документов, в первую очередь, документов постоянного срока хранения. Это необходимо для будущего использования документов, так как и в публикациях, и в ссылках на основание при выдаче справок отметка «незаверенная копия» снижает ценность источника.

Юридическая сила документа. Этот критерий тесным образом связан с критерием подлинности, поскольку юридическую силу имеют главным образом правильно оформленные подлинники.

Имеются и некоторые категории документов, у которых юридической силой обладают вторые и третьи экземпляры (например, договоры, акты), копии (удостоверения об образовании, акты гражданского состояния), выписки (например, из протокола, приказа, решения). Однако такие документы представляют ценность только при условии их правильного оформления.

Дублетность документов. Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов во всех учреждениях. Дублетный документ - это один из экземпляров документа, размноженного с оригинала. Цель такого тиражирования - рассылка учреждениям или структурным подразделениям.

Размноженные документы бывают машинописные, в виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, с помощью другой множительной техники и даже изготовленные типографским способом.

Если при отборе на государственное хранение преимущество отдается подлинникам или заменяющим их копиям, то для повседневной работы в канцелярии и в архиве учреждения целесообразно использовать дублеты. Прежде всего, это касается документов, которыми постоянно пользуются: планов, приказов (особенно по личному составу), нормативов и др. Для того чтобы сохранить основные экземпляры в хорошем состоянии, следует иметь дублеты, которые можно будет уничтожить за минованием надобности.

17.3. Организация и технология экспертной службы. Система экспертных органов. Работа центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) учреждения. Положение об ЭК. Права и функции комиссии, организация работы и документирование деятельности

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций, в крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые занимаются отбором и передачей документов на государственное хранение, контролируют подведомственные организации и оказывают им методическую помощь, а также объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений.

ЦЭК и ЭК - совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в Основных правилах работы ведомственных архивов.

Основными функциями ЭК являются:

• организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;

• рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения и описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу;

• рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек;

• рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

• рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

• подготовка и внесение на рассмотрение экспертно-проверочных комиссий соответствующих учреждений государственной архивной службы РФ предложений об установлении и изменении сроков хранения документов.

Основными функциями центральных ЭПК являются

• участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативно-методических материалов по делопроизводству и архивному делу (например, типовых и примерных номенклатур дел; перечней документов с указанием сроков хранения; инструкций по делопроизводству и т.п.);

• рассмотрение перечней особо ценных дел, описей особо ценных дел;

• рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

• проведение инструктажа, консультаций, осуществление методического руководства и контроля за деятельностью ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций.

Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль в количестве не менее трех человек.

В состав ЭК включаются обязательно:

• заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив;

• заведующий службой документационного обеспечения (заведующий канцелярией), руководитель бухгалтерии.

В состав ЦЭК входит также представитель учреждения государственной архивной службы РФ, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их заседания протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель учреждения.

В ряде случаев, оговоренных в Основных правилах работы ведомственных архивов, руководитель организации утверждает протоколы ЦЭК (ЭК) только после их рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы РФ.

Экспертиза научной и практической ценности документов должна проводиться систематически (не реже 2-х раз в год). В течение года члены экспертных комиссий должны проверять правильность заведения дел в соответствии с номенклатурой. В случае невозможности кого-либо из членов ЭК участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же подразделения, уполномоченный начальником подразделения.

В начале года сотрудники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения, а с истекшими сроками хранения - к уничтожению.

Члены экспертных комиссий проверяют правильность проведения этой работы. При этом они должны просматривать не только описи и акты о выделении дел к уничтожению, но и обязательно полистно проверять наиболее важные дела и документы, срок хранения которых вызывает какие-либо сомнения.

Проведение экспертизы ценности. В зависимости от значимости документов, устанавливаются следующие сроки их хранения: постоянные или временные (один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д.).

Наряду с перечнями при проведении экспертизы можно использовать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней.

Срок хранения исчисляется на 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Экспертизу ценности документов нельзя проводить только по заголовкам дел, указанным на обложках, так как в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов. Отбор документов предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспече­ния или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.