Тема 16. Организация ведомственного (оперативного) хранения документов и обеспечение их сохранности

16.1. Хранение документов в структурных подразделениях организации. Ответственность за сохранность документов.

16.2. Организация справочной работы и порядок выдачи документов для временного пользования при хранении их в структурных подразделениях.

16.3. Хранение машиночитаемых документов и документов на магнитных носителях.

_______________________________________________

16.1. Хранение документов в структурных подразделениях организации. Ответственность за сохранность документов

Делопроизводственное хранение документов организации начинается с момента завершения работы с ними, т.е. после принятия окончательного решения по затронутым в нем вопросам и его исполнения. Затем документ с отметкой об исполнении и направлении в дело подшивают в дело. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа и до сдачи в ведомственный архив.

Дела хранятся в структурных подразделениях по месту образования документов или в специально отведенных для этой цели помещениях. Конкретное место хранения зависит от формы организации ДОУ. В небольших учреждениях все дела могут храниться централизованно у секретаря. В крупных организациях дела хранятся в соответствии с номенклатурой дел и в службе ДОУ, и в структурных подразделениях.

Хранение документов до экспертизы ценности документов и передачи их в архив в российской практике работы с документами называется оперативным. Оперативное хранение подразделяется на:

• хранение документов в процессе их исполнения,

• хранение уже исполненных документов.

1. Бумажные документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На заседание», «На подпись», «На отправку» и т.п. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, а после окончания работы убираются в ящик стола или в шкаф. Можно хранить документы в многоэтажных лотках для бумаг, но только при полной гарантии их сохранности.

Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать другому сотруднику.

2. Для хранения исполненных бумажных документов используются папки различных конструкций. Папки типа «скоросшиватель», используются только в оперативной деятельности, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым – сверху, а с более ранней – в конце (снизу).

Документы, оформленные в твердые папки-регистраторы, устанавливают на полках шкафов или на стеллажах в той последовательности, в которой они указаны в номенклатуре дел, достаточно плотно прижатыми друг к другу. Папки с документами располагают в вертикальном положении и ставят корешками наружу. При таком хранении основное давление направлено на корешок и листы документа внутри дела давления не испытывают, что благоприятно сказывается на сохранности документов. Вертикально стоящие дела обеспечивают быстрый поиск нужного дела, позволяют легко и удобно достать папку.

Конфиденциальные документы помещают в запирающиеся шкафы или сейфы для обеспечения их сохранности и исключения несанкционированного доступа к ним.

На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре, а на внутренней дверце шкафа прикрепляется копия номенклатуры дел. Последовательность расположения дел на полке должна точно соответствовать номенклатуре дел. При поиске документа сначала находят номер нужного дела по номенклатуре, а затем по номеру - папку с документами.

Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваются дыроколом, через пробиты отверстия пропускают шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Если документы подшиты в паки с мягкими обложками, то ставить их вертикально нельзя, так как от этого ветшают и рвутся нижние края листов. Такие дела хранят горизонтально.

Это, с одной стороны, намного усложняет работу, но, с другой, дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности, а главное, документы, хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в архив в том виде, как они сформированы в делопроизводстве без пересистематизации.

Возможно хранение документов в неподшитом виде в полностью закрывающихся папках, коробках, пластиковых конвертах – «файлах».

Дела, остающиеся в оперативной деятельности, удобно хранить в механических картотеках элеваторного типа, на вращающихся этажерках, на перемещающихся стеллажах. В последнее время все большее распространение получает система подвесного хранения документов в специальных шкафах.

Для дел, содержащих особо ценные документы (протоколы, приказы, личные дела и т.д.), составляется и систематически ведется внутренняя опись, помещаемая в начале дела. В нее вписывается каждый подшиваемый документ (его регистрационный номер, дата, краткое содержание и номер листа).

Нормативный срок хранения документов в делопроизводстве зависит от срока хранения документов, определенных перечнем. Дела с постоянным сроком хранения и дела со сроком хранения свыше 10 лет должны передаваться в архив ежегодно. В структурных подразделениях по месту создания документов они хранятся два-три года, не считая того года, в котором дело было заведено. Исчисление сроков хранения документов производится 1 января года, следующего за годом их окончания делопроизводством. Например, если дело закончено делопроизводством в 2006 году, то его хранение начинается с 1 января 2007 года.

Документы временного (до 10 лет) хранения находятся в структурных подразделениях до истечения срока их хранения, затем уничтожаются в соответствии с установленным порядком.

Весь этот период за сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.