- •Тема 8. Технология обработки отправляемых (исходящих) документов
- •8.1. Определение понятия «исходящие (отправляемые) документы». Общая организация работы с исходящими документами
- •Общая организация работы с исходящими документами
- •Блок-схема работы с исходящими документами
- •8.2. Порядок обработки исходящих документов
- •Тема 9. Технология обработки внутренних документов
- •9.1. Определение понятия «внутренние документы»
- •9.2. Общая организация работы с внутренними документами
- •Блок-схема работы с внутренними документами
- •Тема 10. Анализ структуры документооборота
- •10.1. Проектирование рациональной системы документооборота
- •10.2. Универсальная табличная маршрутно-технологическая карта создания документов
- •Примерный образец маршрутно-технологической карты создания исходящих документов
- •Маршрутно-технологическая карта подготовки инициативного письма
- •10.3. Графическая оперограмма
- •10.4. Особенности подготовки документов в оперативном режиме
- •Тема 11. Регистрация документов в организации справочно-информационного аппарата управления
- •11.1. Регистрация документов как составная часть технологии доу. Цели и принципы регистрации документов.
- •Перечень документов, не подлежащих регистрации службой доу
- •11.2. Места регистрации документов
- •Форма (1) журнала регистрации входящих документов
- •Форма (2) журнала регистрации входящих документов
- •11.4. Карточная форма регистрации. Виды картотек. Методики их создания и применения
- •Образец лицевой стороны ркк
- •Образец оборотной стороны ркк
- •11.5. Автоматизированная (компьютерная) регистрационная форма
- •11.6. Индексация документов
- •Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм
- •Тема 12. Контроль исполнения документов (кид)
- •12.1. Значение контроля за исполнением документов в аппарате управления. Организация работы по контролю. Функции службы доу по контролю за сроками исполнения документов
- •12.2. Типы контроля. Виды контроля
- •12.4. Причины неисполнения документов в срок. Методика организации контроля исполнения документов
- •12.5. Сроки исполнения документов. Категории документов, подлежащих контролю
- •Перечень типовых сроков исполнения документов
- •Тема 13. Организация делопроизводства по обращениям граждан
- •13.1. Общественно-политическое и социальное значение обращений граждан
- •13.2. Формирование нормативной базы, регламентирующей организацию работы с обращениями граждан в государственном аппарате
- •13.3. Законодательство Российской Федерации о работе с предложениями, заявлениями и жалобами граждан
- •13.4. Понятие «обращение граждан». Виды обращений
- •13.5. Основные задачи службы доу по организации работы с обращениями граждан, ее особенности
- •13.6. Особенности ведения делопроизводства по письменным обращениям граждан
- •1) Прием и первичная обработка письменных обращений граждан
- •2) Регистрация полученных обращений
- •Форма регистрационно-контрольной карточки
- •3) Рассмотрение обращений руководством
- •4) Уведомление заявителя о направлении обращения в другую организацию
- •5) Подготовка проекта ответа на обращение
- •6) Контроль за исполнением обращений граждан
- •7) Информационно-справочная работа по обращениям граждан
- •8) Результаты решения вопросов, поставленных в обращении гражданина
- •9) Текущее (оперативное) хранение обращений
- •10) Анализ обращений граждан
- •Сводка об исполненных обращениях граждан с нарушением срока и неисполненных
- •11) Подготовка и передача обращений граждан в архив организации
- •12) Оформление реквизитов обложки дела и внесение в нее необходимых уточнений
- •13.7. Организация личного приема граждан в государственных учреждениях
- •13.8. Организация работы по обращениям депутатов
- •Раздел 3. Формирование и хранение дел в делопроизводстве
- •Тема 14. Номенклатура дел
- •14.1. Понятие номенклатуры дел
- •14.2.2. Методика составления номенклатуры дел. Общие требования к номенклатуре дел. Изучение состава документов
- •14.2.3. Требования к составлению заголовков дел и правила их систематизации
- •14.2.4. Разработка классификационной схемы
- •По функциональному принципу
- •По структурному принципу
- •По структурно-функциональному принципу
- •14.2.5. Определение сроков хранения дел; определение системы индексации и установление индексов дел
- •14.3. Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел
- •Графы номенклатуры
- •14.4. Использование номенклатуры дел в оперативном хранении и ведомственном архиве
- •14.5. Номенклатура конфиденциальных дел
- •Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году
- •Тема 15. Организация и порядок формирования дел
- •15.1. Понятие «формирование дел» и основные требования к этой работе. Современная нормативно-методическая база, определяющая требования к формированию дел в делопроизводстве
- •15.2. Формирование дел в организациях различных уровней управления. Задачи службы доу и ведомственного архива по обеспечению качественного формирования дел в учреждении (организации)
- •15.3. Правила формирования различных категорий документов в дела
- •15.4. Принципы систематизации документов внутри дел
- •Тема 16. Организация ведомственного (оперативного) хранения документов и обеспечение их сохранности
- •16.1. Хранение документов в структурных подразделениях организации. Ответственность за сохранность документов
- •16.2. Организация справочной работы и порядок выдачи документов для временного пользования при хранении их в структурных подразделениях
- •16.3. Хранение машиночитаемых документов и документов на магнитных носителях
- •Форма карты-заместителя дела
- •Форма листа-заместителя документа
- •Тема 17. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве
- •17.1. Понятие «экспертиза ценности». Нормативно-методические и теоретические основы проведения экспертизы. Задачи экспертизы ценности документов. Этапы проведения экспертизы ценности документов
- •17.2. Принципы и критерии отбора документов на хранение
- •17.5. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения
- •1. Общие положения
- •2. Основные задачи эк
- •3. Основные функции эк
- •4. Права эк
- •5. Организация работы эк
- •Тема 18. Подготовка и передача дел в архив организации. Оформление дел
- •18.1. Понятие «оформление дел». Полное и частичное оформление дел
- •19.2. Основные требования к оформлению дел. Подшивка дел. Нумерация листов. Заверительная надпись. Внутренняя опись. Оформление обложки дел постоянного и длговременного хранения.
- •18.3. Оформление обложки дел постоянного и долговременноговременного хранения
- •19.4. Определение описи дел. Правила составления описи дел структурного подразделения. Виды описей. Оформление описи дел структурного подразделения
- •Лист-заверитель дела № 22-5
- •Тема 19 Направления совершенствования доу
- •Основные направления и результаты проводимых работ
- •Основные проблемы доу и направления их решения
- •Машиночитаемые документы
- •Автоматизация доу
- •Организационное и кадровое обеспечение
- •Роль росархива
- •Вопросы к экзамену по дисциплине «Организация и технология документационного обеспечения управления»
- •Определение понятия «исходящие (отправляемые) документы». Общая организация работы с исходящими документами.
- •Темы дипломных работ по документоведению
- •Тема 14. Конфиденциальные документы и организация их защиты от несанкционированного доступа (нсд)
- •14.1. Понятие «конфиденциальные документы». Степени секретности конфиденциальных служебных документов. Порядок работы с документами, содержащими государственную и служебную тайны
- •14.2. Организация работы с документами, содержащими коммерческую тайну
- •Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну
- •14.3. Гриф конфиденциальности документа, содержащего коммерческую тайну
- •14.4. Организация работы по защите конфиденциальных документов от несанкционированного доступа
- •Комплекс специальных мер по защите документов от нсд
Примерный образец маршрутно-технологической карты создания исходящих документов
Универсальная маршрутно-технологическая карта создания __________________________________________________ (наименование вида документа) |
|||||
№№ п\п |
Наименование операции |
Исполнитель |
Норма времени |
Приме-чание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
1. |
Постановка задачи на создание документа |
Руководитель (ст. специалист) |
5 мин. |
|
|
2. |
Уяснение задачи |
Специалист |
10 мин. |
|
|
3. |
Разработка проекта документа |
Специалист |
* |
|
|
4. |
Согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами |
Секретарь |
* |
|
|
5. |
Корректировка документа по результатам согласования и его оформление |
Машинистка-оператор |
3-10 мин./лист |
|
|
6. |
Проверка правильности оформления документа, его подписание (представление на подпись) и утверждение |
Секретарь |
10 мин. |
|
|
7. |
Тиражирование и регистрация документа |
Машинистка-оператор |
1-3 мин./экз. |
|
|
8. |
Упаковка и отправка (рассылка) документа |
Экспедитор |
3-10 мин/экз. |
|
|
9. |
Помещение 2-го экземпляра документа в дело, последующая работа с ним |
Делопроизводитель-оператор |
10 мин. |
|
|
10. |
Текущее и архивное хранение, уничтожение и списание |
Архивариус |
__ |
|
|
Маршрутно-технологическая карта подготовки инициативного письма с сообщением о проведении конференции для 100 адресатов включает в себя маршрут от выдачи поручения руководителем до подшивки в дело экземпляра письма - всего 21 операцию. В операциях участвует несколько должностей: руководитель, секретарь, заместитель директора, специалист, экспедитор, инспектор.
Маршрутно-технологическая карта подготовки инициативного письма
Наименование работ (операций) |
Исполнитель |
Норма времени на операцию, мин. |
Средне- месячная зарплата |
Расчетная величина стоимости |
1. Выдача поручения |
Руководитель |
5 |
100 |
500 |
2. Получение поручения |
Специалист первой категории |
5 |
50 |
250 |
3. Печатание проекта |
Секретарь |
7,5 |
|
|
4. Согласование отпечатанного текста с руководителем |
Руководитель |
10 |
|
|
5. Корректировка проекта письма |
Руководитель |
5 |
|
|
6. Перепечатывание исправленного текста письма |
Секретарь |
5 |
|
|
7. Сверка отпечатанного текста |
Специалист |
3 |
|
|
8. Визирование проекта |
Специалист, руководитель |
5 5 |
|
|
9. Удостоверение документа заместителем руководителя организации |
Секретарь, заместитель руководителя |
5 5 |
|
|
10. Передача документа на регистрацию |
Секретарь |
10 |
|
|
11. Регистрация документа |
Инспектор, секретарь |
5 5 |
|
|
12. Оформление заказа на размножение |
Специалист |
3 |
|
|
13. Передача документа на размножение |
Секретарь |
10 |
|
|
14. Размножение письма в 100 экземплярах |
Оператор |
120 |
|
|
15. Заверение копий письма |
Секретарь |
120 |
|
|
16. Составление списка на рассылку |
Специалист |
40 |
|
|
17. Печатание списка на рассылку |
Секретарь |
25 |
|
|
18. Удостоверение списка на рассылку |
Секретарь |
25 |
|
|
19. Подбор экземпляров письма |
Секретарь |
60 |
|
|
20. Обработка отправляемых документов |
Экспедитор |
120 |
|
|
21. Подшивка в дело экземпляра письма |
Инспектор |
5 |
|
|
Подобные схемы должны предусматривать возможные варианты движения документов, например, если документ от руководителя поступает непосредственно исполнителю, минуя все другие инстанции, или почтовые отправления с пометкой «лично» передаются непосредственно из службы делопроизводства адресату, минуя все инстанции и этапы обработки.
Именно на основе такого подхода проектировались лучшие УСД и разрабатываются технологии проектирования компьютеризированного документооборота.
При многообразии документов, создаваемых и обрабатываемых в организации, подобная работа требует достаточно высокой квалификации и значительных затрат труда и времени. Именно поэтому подобные схемы в «традиционных», давно установившихся системах управления разрабатываются редко, как правило, только под давлением обстоятельств. Лишь некоторые элементы таких схем обязательно присутствуют в инструкциях и регламентах по документационному обеспечению отдельных видов работ, например, деятельности коллегиальных органов управления, или специфических видов документов, например, ограниченного доступа, жалоб граждан и др. Разработка детальных схем прохождения документов становится необходимой при создании или адаптации системы автоматизации документооборота.
После утверждения руководством схемы документооборота приобретают нормативную силу.