Тема 10. Анализ структуры документооборота

10.1. Проектирование рациональной системы документооборота.

10.2. Универсальная табличная маршрутно-технологическая карта создания документов.

10.3. Графическая оперограмма.

10.4. Особенности подготовки документов в оперативном режиме.

__________________________________________________________________

10.1. Проектирование рациональной системы документооборота

Оптимизация системы документооборота основывается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроизводства и научной организации труда. Эти положения могут состоять в следующем:

• однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

• участие той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью обработки документа;

• для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения различные операции должны выполняться параллельно;

• учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результаты контроля и др. следует передавать в службу делопроизводства с помощью регистрационных карточек, электронных сообщений, бездокументными способами (устно, по телефону), исключая возвратное движение самих документов.

Современные методики организации документационного обеспечения как в «традиционном», в первую очередь бумажном, варианте, так и в электронном виде требуют четкой диспетчеризации документов, в первую очередь определения фиксированных путей их прохождения. Это вполне выполнимая задача, так как большинство документов проходят в организациях вполне определенные пункты и этапы обработки. Остается, пользуясь Табелем документов, выявить эти этапы, оценить их с точки зрения целесообразности, необходимости и обязательности и закрепить оптимальный порядок движения документов внутри организаций в схемах (технологических картах), разрабатываемых службой делопроизводства и его компьютерного обеспечения и утверждаемых руководством организации.

10.2. Универсальная табличная маршрутно-технологическая карта создания документов

Наиболее наглядным средством для изучения основных процессов создания документов является универсальная маршрутно-технологическая карта.

В такой карте последовательно отражаются операции, обычно проводимые над документами в процессе их создания. В схемы или технологические карты должны быть включены все, в том числе и компьютерные, «пункты» обработки документной информации и, если они поддаются нормированию, сроки прохождения и обработки документов. Например:

Очередность операций	Содержание операции	Исполнитель
1.	Принять от секретарей материалы заседания	Начальник протокольной группы
2.	Сформировать проект протокола	Инспектор протокольной группы
3.	Распечатать проект	Инспектор протокольной группы
4.	Согласовать с участниками заседания зафиксированные тексты выступлений	Участники заседания, их секретари. Начальник протокольной группы
5.	Внести правку в контрольный экземпляр протокола	Инспектор протокольной группы
6.	Подписать протокол у председателя и секретаря заседания	Начальник протокольной группы Председатель заседания Секретарь заседания
7.	Размножить подписанный протокол	Технический сотрудник
8.	Заверить копии проставлением печати	Начальник протокольной группы
9.	Подготовить и подписать список на рассылку	Начальник протокольной группы
10.	Разослать оформленный протокол	Сотрудник экспедиции
11.	Подшить в дело экземпляр с подлинными подписями	Архивариус

Кроме этого, для каждой операции, включенной в карту, может указываться средняя норма времени на ее выполнение и сроки прохождения и обработки документов. Маршрутно-технологическая карта может быть также дополнена сведениями о финансовых затратах на каждом этапе прохождения документов.

Самостоятельные схемы рекомендуется разрабатывать для различных потоков и категорий документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности и др. В них включаются, как правило, все этапы создания документов от момента написания черновика.