12.1. Значение контроля за исполнением документов в аппарате управления. Организация работы по контролю. Функции службы доу по контролю за сроками исполнения документов

Контроль - это неотъемлемая функция управления. Важнейшей составной частью контроля как функции управления является контроль за своевременным и фактическим выполнением (исполнением) решений, заданий и поручений, содержащихся в документах, предложениях, заявлениях и жалобах граждан.

Данная функция управления в настоящее время вновь приобретает важное значение. Контроль за исполнением документов осуществляется в любой управленческой структуре. Многие руководители сегодня понимают, что реорганизация организационной структуры, регламентация деятельности сотрудников автоматизация управленческого труда не даст ожидаемого эффекта без жесткого контроля за процессом управления. Контроль позволяет вовремя зафиксировать ошибки и принять меры по их устранению еще до того, как организация войдет в полосу кризиса.

Цель контроля - содействие своевременному и правильному исполнению документов и поручений руководителя, получение информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

Неслучайно при оценке деятельности работника отмечаются не только его профессионализм, уровень образования, но и исполнительская дисциплина.

Для осуществления контроля в структуре службы ДОУ обязательно предусматривается создание специализированных подразделений.

Если в организации отсутствует должный контроль исполнения, то это может привести к следующему:

• документы часто теряются;

• документы не выполняются в срок или вообще не выполняются;

• текущая работа исполнителей с документами, как правило, не поддается никакому контролю;

• при возникновении вопросов практически невозможно восстановить историю работы с документами и вклад в неё каждого из исполнителей.

Контроль за исполнением служебных документов - это комплекс мероприятий, направленных на качественное и своевременное исполнение данных по документам поручений.

Если в организации объем документооборота значителен, целесообразно ввести в ее штат специальную службу, осуществляющую контроль за исполнением поручений. Такими подразделениями могут быть:

• контрольно-инспекторская служба,

• группа контроля,

• инспекция по контролю и т.д.

Названия подразделений не унифицированы. Численный состав таких групп даже в крупных организациях не превышает 3-4 человек.

Вопросы КИД находятся в непосредственном ведении инспектора по контролю за исполнением документов. Однако по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы контроля или службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов. Например, последний пункт приказа (распоряжения) может формулироваться так: «Контроль за исполнением приказа возложить на ...». Как правило, контроль возлагается на сотрудника службы ДОУ, руководителя структурного подразделения или заместителя руководителя организации.

В небольших учреждениях контроль осуществляется или одним из сотрудников службы ДОУ, или секретарем.

Группы контроля являются вспомогательными подразделениями при руководителе и работают под его руководством, но в организационном и административном отношении они подчиняются руководителям службы ДОУ.

Контролировать все без исключения документы невозможно, да это и не требуется. Исходя из специфики и опыта работы на предприятии, для организации КИД разрабатываются:

• методика ведения КИД,

• перечень документов, подлежащих обязательному контролю.

Основными задачами службы контроля исполнения являются:

• фиксировать все поставленные на контроль входящие, исходящие и внутренние документы, указания, поручения, задания, мероприятия, управленческие решения;

• формировать справочно-информационный банк данных по контролируемым документам и поручениям;

• корректировать массив хранимой контролируемой информации при изменении срока исполнения, состава исполнителей, содержания заданий и при движении документа в процессе работы с ним;

• информировать руководителей, исполнителей, контролеров и сотрудников службы ДОУ о состоянии и ходе исполнения документов, осуществлять оперативный поиск справочных сведений о документах;

• напоминать руководителям, исполнителям и контролирующим лицам и подразделениям о наличии неисполненных документов и поручений;

• фиксировать факты исполнения или неисполнения контролируемых документов;

• анализировать уровень исполнительской дисциплины по учреждению в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и т.п.

Служба контроля осуществляет следующие операции:

• формирование картотеки контролируемых документов;

• направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение исполнитель;

• выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

• напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

• получение информации о ходе и результатах исполнения;

• запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

• регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

• сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

• снятие документов с контроля по указанию руководителей;

• формирование картотеки исполненных документов.

В основе технологии контроля исполнения документов лежит применяемая в учреждении система регистрации документов. Контроль может быть:

1. централизованным,

2. децентрализованным,

3. смешанным.

1) Централизованная форма контроля предпочтительна, так как позволяет иметь в одном месте все данные о контролируемом массиве, документах, находящихся в стадии исполнения.

2) Децентрализованный контроль осложняет контроль исполнения документов, так как функции контроля осуществляются во множестве пунктов регистрации документов. Документы, зарегистрированные в канцелярии учреждения, контролируются на двух уровнях: в контрольном подразделении канцелярии и секретарями в структурных подразделениях.

Такая форма контроля оправдывается только при условии особой специфики работы в структурных подразделениях, а также при их территориальной разобщенности. Во всех случаях он приводит к дублированию контрольных действий, увеличивает штаты контролирующих структурных подразделений.

3) Смешанные формы контроля наиболее распространены, так как позволяют проводить первичный контроль (операции по постановке документов на контроль и снятию с него) специализированной контрольной службой, а ведение контроля осуществлять в структурных подразделениях.