300

Тема 8. Технология обработки отправляемых (исходящих) документов

8.1. Определение понятия «исходящие (отправляемые) документы». Общая организация работы с исходящими документами.

8.2. Порядок обработки отправляемых документов. Получение указания на разработку документа. Этапы исполнения документов. Согласование и подписание документов. Регистрация и тиражирование документов. Экспедиционная обработка документов. Помещение второго экземпляра документа в дело.

___________________________________________________________________

8.1. Определение понятия «исходящие (отправляемые) документы». Общая организация работы с исходящими документами

Исходящие документы – это документы, разработанные внутри организации и отправленные за ее пределы должностным (или физическим) лицам, учреждениям, предприятиям.

Общая организация работы с исходящими документами

Технология обработки и движения отправляемых и внутренних документов на стадии их подготовки во многом совпадает и включает следующие последовательно выполняемые этапы:

• Получение указания на разработку документа, ее уяснение (уточнение).

• Разработка проекта документа (составление ответного или инициативного документа, его машинописное изготовление).

• Согласование, визирование (в необходимых случаях) проекта документа с заинтересованными должностными лицами.

• Корректировка документа по результатам согласования и его оформление.

• Проверка правильности оформления документа, его подписание и утверждение (при необходимости).

• Тиражирование и регистрация документа.

• Экспедиционная обработка (упаковка и отправка) документа.

• Помещение второго экземпляра документа в дело, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, списание и уничтожение.

Блок-схема работы с исходящими документами

Получение указания на разработку документа

↓

Разработка проекта (исполнение) документа

↓

Согласование, визирование проекта документа

↓

Корректировка документа и его оформление

↓

Подписание (утверждение) документа

↓

Регистрация и тиражирование документа

↓

Экспедиционная обработка документа

↓

Помещение второго экземпляра в дело

↓ ↓ ↓

Работа с документом

Текущее и архивное хранение

Списание и уничтожение

8.2. Порядок обработки исходящих документов

1. Получение указания на разработку документа. Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения. При этом принимается во внимание функциональные обязанности, квалификация и равномерная загрузка всех исполнителей и соисполнителей. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.

Для документов с длительными сроками исполнения (не менее шести месяцев) исполнитель намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля, сообщает их службе контроля или вводит в автоматизированную систему контроля исполнения.

Многие поступившие документы не требуют составления ответного письма и присылаются для:

• использования в работе (нормативные, инструктивные и др.),

• информирования по основным вопросам деятельности,

• обобщения и включения в плановые, отчетные и другие документы.

Результат целевого использования информационных сведений указывается непосредственно на самом поступившем документе и в РКК. Например: Включено в план; Ознакомлен (дата, подпись).

Для ускорения решения управленческих задач и сокращения рабочего времени специалистов, затрачиваемого на подготовку документов, целесообразно отказаться от составления ответных документов по многим текущим вопросам. Содержание решения или результат работы с поступившим документом сообщается в этом случае заинтересованному учреждению или лицу по телефону. Телефонный разговор позволяет, кроме того, уточнить необходимую информацию и избежать новых письменных запросов.

При решении оперативных вопросов по телефону или лично исполнитель делает на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме (например, в РКК) отметку, содержащую исчерпывающие сведения об исполнении, например:

Вопрос решен по телефону 377-65-48 с заведующим отделом маркетинга А.Р. Кузиным. На совещании будет присутствовать заместитель - Н.П. Антонов.

(подпись) Л.М. Коновалов

12.04.2011

Если необходимо письменно подтвердить устное сообщение, то учреждению возвращают поступивший от него документ, на котором проставлена резолюция руководителя, заверенная печатью, или прилагают к нему решение (справку) специалиста. Перед отправкой с документа снимается ксерокопия для включения в дело. В РКК вносятся отметки, отражающие процесс работы с документом.

2. Составление проекта ответного или инициативного документа, прежде всего его текста, является начальной творческой операцией, входящей в этап исполнения документов, и осуществляется руководителями и специалистами.

Ответные документы содержат результаты работы с поступившими документами, устными запросами учреждений и лиц.

Инициативные документы отражают решения руководителей, советов трудовых коллективов и специалистов, принимаемые ими при выполнении управленческих функций.

Доля всех творческих операций на этапе исполнения документов не превышает обычно 10-12 %. Остальные операции имеют формально-логический и технический характер и связаны с неоднократным перепечатыванием документов, считыванием и правкой текста, перемещением документа по инстанциям в процессе согласования, подписания, утверждения.

3. Согласование и подписание документов. Проекты документов на стадии их предварительной подготовки при необходимости согласовываются с уполномоченными представителями всех заинтересованных сторон

Согласование - это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ.

Согласование может проводиться как внутри организации - с различными подразделениями, службами и должностными лицами, так и вне ее - с подведомственными и неподведомственными органами.

Внутреннее согласование проектов документов называется визированием и проводится в такой последовательности:

• с функциональными подразделениями;

• с совещательными органами;

• с общественными организациями;

• с главными, старшими специалистами по функциональным вопросам;

• с финансовой службой;

• с юридической службой;

• с заместителями руководителя организации, ведающими вопросами, указанными в проекте документа.

Первым проект документа визирует его исполнитель - в подтверждение того, что он несет ответственность за его качество.

Виза должна включать личную подпись визирующего и дату визирования, которые могут дополняться наименованием должности и расшифровкой подписи визирующего, например:

Начальник Отдела маркетинга (подпись) С.Д. Соловьев

02.04.2011

Отказ должностного лица от визирования не допускается. При наличии разногласий точка зрения визирующего излагается перед визой или на отдельном листе с указанием об этом в форме: «Замечания прилагаются».

Визы проставляются на экземплярах, которые остаются в организации, ниже подписей.

Внешнее согласование проекта документа производится в оговоренные сторонами сроки, по определенной программе (т.е. оговаривается, что именно и в какой последовательности должно быть согласовано) и занимает, как правило, не более 3-5 дней, включая сюда и время на доставку, и возврат документа. Если необходимо согласовать проект документа с несколькими сторонами в сжатые сроки, то целесообразно созвать совещание с представителями заинтересованных сторон и т.п.

Внешнее согласование может быть оформлено:

• грифом согласования;

• при последовательном согласовании - листом согласования, в соответствующих графах которого полномочные представители сторон оставляют свои визы и замечания по содержанию проекта документа;

• справкой согласования;

• протоколом обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования оформляется по форме:

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела

(подпись) А.Б. Ветров

02.04.2011

или:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минюста России

от 14.06.2011 № 124-8/2205

Грифы согласования проставляются на первом экземпляре проекта документа ниже подписей.

При оформлении листа согласования на документе должна быть сделана отметка: «Лист согласования прилагается».

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
Фамилия, инициалы, должность лица, с которым производится согласование содержания	Замечания по содержанию представленного проекта	Подпись лица, с которым производится согласование	Дата согласования
1	2	3	4

При отсутствии возражений, замечаний согласуемый документ визируется соответствующими должностными лицами в пределах своих полномочий.

В случае возникновения разногласий представитель сторонней организации обязан дать мотивированное объяснение по поводу своих замечаний к содержанию проекта. Свои замечания и предложения по проекту документа уполномоченное лицо излагает в листе согласования или в служебной записке.

Если документ не удается согласовать в установленные сроки, разработчик документа обязан заблаговременно информировать об этом заинтересованные стороны в письменной форме. В этом случае, как правило, кратко указывается содержание основных разногласий, возникших при согласовании проекта, а также мотивы непринятия поступивших в ходе согласования предложений. Получатели извещаются о новых сроках согласования проекта документа. Ответственному за разработку документа представляется письменный (реже – устный) доклад по перечисленным выше вопросам.

Количество согласований (виз и грифов согласования) должно быть минимальным и определяться реальной деловой необходимостью.

Согласованный проект документа вместе со всеми материалами, послужившими основанием и возникшими при его составлении, передается руководителю для подписания.

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может и передать его на доработку, если увидит в этом необходимость. В таком случае исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями и вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен проводить всю процедуру подготовки проекта от начала и до конца.

Руководитель учреждения подписывает наиболее важные исходящие документы, относящиеся к сфере деятельности учреждения в целом.

Документы, не требующие подписи руководителя, подписывают заместители руководителя и руководители структурных подразделений (письма родителям неуспевающих студентов, письма-вызовы студентам-заочникам и пр.). Демократизация процесса управления требует снижения уровня подписания документов и предоставления этого права основным специалистам в рамках их должностей и профессиональной компетенции.

4. Регистрация и тиражирование документов. После подписания отправляемые документы передаются в документационную службу для регистрации (учета и включения в справочно-информационную систему).

Перед регистрацией сотрудник документационной службы проверяет:

• правильность оформления документа;

• наличие подписи необходимого уровня;

• наличие виз (при необходимости);

• наличие приложений, указанных в основном документе;

• соответствие данных о приложениях, указанных в основном документе и непосредственно на самих приложениях (название приложения, его номер, количество листов и др.).

Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются специалисту.

Регистрация ведется децентрализованно в соответствии с уровнем подписания документа. Документы за подписью руководителя учреждения или его заместителей регистрируются в канцелярии, остальные документы - секретарем структурного подразделения.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

• порядковый номер документа, включающий номер дела;

• адресат (корреспондент);

• краткое содержание или заголовок;

• отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

• исполнитель;

• примечание.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Регистрационный номер инициативного отправляемого документа (письма, заключения, отчета и др.) строится так же, как и индекс поступившего документа, однако может дополнительно содержать индекс подразделения, в котором готовился документ.

Ответному отправляемому документу присваивается индекс поступившего документа с добавлением очередного порядкового номера в классификационной группе. Отдельная РКК на него не заводится. Факт отправки ответного документа фиксируется в РКК соответствующего поступившего документа.

На инициативные отправляемые документы заполняются экземпляры РКК, которые включаются в рубрику неисполненных документов справочной картотеки (раздела), в соответствующую группу корреспондентов или адресатов.

Если документ направляется более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку. После регистрации документа служба ДОУ или исполнитель (это должно оговариваться в инструкциях по ДОУ) организует его размножение в количестве экземпляров, достаточном для отправки по всем адресам рассылки и сохранения обязательного экземпляра. Тираж = Т адресов + 1.

5. Экспедиционная обработка документов. После регистрации первый экземпляр отправляемого документа передается в экспедицию. При необходимости специалист - составитель документа указывает вид корреспонденции и форму отправки: курьерская, телеграфная, электронная, электрографическая (факс), почтовое отправление. В последнем случае важен вид почтового отправления: бандероль, простое письмо, заказное письмо, ценное письмо и т.д.). Вопрос о том, отправить ли документы по почте или передать их с помощью курьеров (сотрудников), решается исходя из конкретной ситуации.

Если несколько авторов посылают документы одному адресату, то сотрудник, отправляющий корреспонденцию, обычно формирует единое почтовое отправление.

Распорядительные, инструктивные и другие подобные документы, протоколы рассылаются в виде размноженных заверенных копий или выписок. Рассылка осуществляется по подведомственным организациям и предприятиям почтой, по структурным подразделениям учреждения - курьерами.

Отправка документов ведется централизованно экспедицией, а в некрупных учреждениях - секретарем. Документы должны быть отправлены адресатам в день подписания. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Экспедиционная обработка отправляемых документов включает следующие виды операций:

• сортировку почты по корреспондентам (адресатам) и по видам почтовых отправлений;

• проверку комплектности документов - наличия всех листов (в документах, состоящих из двух и более листов), а также наличия приложений, указанных в основном документе;

• проверку соответствия количества экземпляров документа количеству адресатов в указателе рассылки;

• фальцевание (складывание, перегиб) документов в соответствии с форматом конвертов (упаковок);

• укладку документов в конверты/упаковки в соответствии с адресными данными;

• написание на конвертах/упаковках почтового адреса и наименования адресата;

• проставление знака почтовой оплаты;

• маркировку конвертов/упаковок посредством простановки штемпелей, указывающих на принадлежность почтового отправления к предприятию;

• заклейку конвертов/упаковок;

• составление реестров (отдельно - на простые и на заказные или ценные почтовые отправления);

• укладку почтовых отправлений в сумку (ящик или иную тару для переноса или транспортировки);

• передачу корреспонденции в отделение связи.

Документы на машинных носителях, посылки и бандероли отправляют в упаковке, соответствующей техническим требованиям, для сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести исполнитель документа совместно со службой ДОУ. Обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.

Упаковка и оформление корреспонденции осуществляются в соответствии с действующими Почтовыми правилами и должна проводиться в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Оформлять и отправлять служебные телеграммы следует в течение часа после их регистрации в службе ДОУ.

Телефонограммы, факсограммы, электронные версии документов посылаются, обычно минуя службу ДОУ (если руководство организации не принимает решение о подконтрольной централизованной рассылке всех исходящих документов).

Документы на бумажных носителях, в том числе и телеграммы, отправляются, как правило, централизованно через экспедицию.

Документы, подлежащие отправке, следует обрабатывать в день их поступления в службу ДОУ. При этом дополнительно проверяется: наличие адресов рассылки на самом документе или на отдельном листе; наличие необходимого числа копий без учета экземпляра, остающегося в организации.

6. Помещение второго экземпляра документа в дело. Исполнитель определяет индекс дела, в которое должен быть подшит контрольный экземпляр документа, содержащий отметки о согласовании, и проставляет на нем отметку о направлении в дело; если документ является ответом на запрос, то документ-запрос подшивается в дело вместе с ответным документом.