3.2 Програма і звіт ділових зустрічей

Від поганого початку і кінець буває

поганим.

Євріпід

Майбутня зустріч і переговори передбачають завчасну підготовку ділової документації. При цьому розрізняють наступні види документів, які обговорюються під час зустрічей:

проекти різних угод, протоколів договорів, які є основою переговорів;

документи, які відображають позицію учасника зустрічі стосовно широкого кола питань і, як правило, містять рекомендації відносно питань, що розглядаються;

проекти резолюцій або домовленостей про наміри.

Корисним допоміжним матеріалом є пам'ятки для розмов з тематики зустрічі, які використовуються до і під час переговорів.

Невід'ємною частиною підготовчої роботи є складання досьє з різних питань, які підготовлені для розгляду. На основі досьє, як правило, готують тексти виступів, матеріали для розмови з партнерами, різні довідки. Досьє може складатися з офіційних довідок та інших документів, вирізок з газет і журналів, які містять інформацію про партнерів та їх бізнес.

Під час проведення ділових зустрічей існує щонайменше дві програми: офіційна і неофіційна. Офіційна програма представляється для того, щоб обговорити новий товар, стратегію продажу, способи впливу на конкурента, шляхи ефективнішого використання виробничих ресурсів та ін. Неофіційна програма використовується для того, щоб передати відповідальність за якесь рішення громаді, прийняти виконане завдання, визначити чиєсь ставлення і т.д.

Крім того, кожний учасник зустрічі має свою особисту програму: офіційну і неофіційну. В офіційній програмі визначаються особи для виконання певного завдання. В неофіційній програмі обирається стратегія ведення переговорів, кінцева мета зустрічі, якої хоче досягти учасник.

Якщо вас попросять дати звіт під час зустрічі, про це повідомляють завчасно. Ви повинні чітко знати, що очікують від вас учасники зустрічі: технічну інформацію, конкретні результати досліджень чи окремі деталі обстежень.

Якщо вам потрібно кілька хвилин, щоб технічно підготуватися до виступу, перед засіданням попередьте про це головуючого (тоді він оголосить кількахвилинну перерву).

Доповідь повинна бути дещо коротшою регламентованого часу, оскільки необхідно залишити декілька хвилин на запитання. Якщо під час промови у слухачів виникнуть питання, то це означатиме, що хтось зацікавився вашою роботою. І нехай вас не бентежить, якщо питання будуть дещо віддалені від теми - слухачі можуть зацікавитися іншими аспектами вашої роботи, і це може стати підставою для підготовки програм наступних зустрічей.

Згідно з правилами протоколу, після закінчення ділової зустрічі складається детальний звіт, який є надзвичайно важливим документом, оскільки в практичній діяльності до нього дуже часто звертаються для уточнення того чи іншого питання. У звіті фіксуються наступні дані: назва іноземної фірми, яка приймала участь в переговорах; країна, місце, дата, година початку зустрічі; тривалість зустрічі; прізвища, імена, по-батькові та посади учасників обох сторін; ініціатор зустрічі; основні питання, які розглядались; погляди сторін стосовно цих питань; досягнута домовленість або позиції сторін щодо спірних питань; інформація про вручення будь-яких документів (копії цих документів додаються) і пам'ятних подарунків. Звіт складає уповноважений учасник зустрічі або сам керівник фірми (якщо він особисто вів ділову зустріч).

Будь-яка зміна прокладає шлях іншим змінам.

Макіавеллі