Приложение 1

Ввод данных и их редактирование

1. Ввод данных на лист

Ввод данных в диапазон ячеек

1. Выделите диапазон, в который необходимо ввести дан­ные. Как это сделать?

Чтобы выделить	Сделайте следующее
Отдельную ячейку	Укажите ячейку или перейдите к ней, нажимая клавиши перемещения.
Диапазон ячеек	Протащите указатель от первой ячейки диапазона к последней ячейке диапазона.
Несмежные ячейки или не­смежные диапазоны ячеек	Выделите первую ячейку или первый диапазон ячеек, затем, удерживая нажа­той клавишу Ctrl, выделите остальные ячейки или диапазоны.
Большой диапазон ячеек	Укажите первую ячейку, затем, удержи­вая нажатой клавишу Ctrl, укажите последнюю ячейку диапазона. Для пере­мещения к последней ячейке можно использовать полосы прокрутки.
Всю строку	Укажите заголовок строки.
Весь столбец	Укажите заголовок столбца.
Смежные строки или столб­цы	Протащите указатель по заголовкам строк или столбцов. Иначе, выделите первую строку или первый столбец, затем, удерживая нажатой клавишу Shift, выделите последнюю строку или послед­ний столбец.
Несмежные строки столбцы	Выделите первую строку или первый столбец, затем, удерживая нажатой кла­вишу Ctrl, выделите остальные строки или столбцы.
Все ячейки на листе	Нажмите кнопку в верхнем левом углу листа, где пересекаются заголовки строк и столбцов
Большее или меньшее количество ячеек по сравнению с текущим диапазоном	Удерживая клавишу Shift, укажите по­следнюю ячейку, которую необходимо включить во вновь выделяемый диапа­зон. Прямоугольная область между теку­щей ячейкой и указанной ячейкой обра­зует новый диапазон.

Чтобы изменить высоту строки, перетащите линию рамки вниз от обозначения строки. Чтобы изменить ширину столбца, перетащите линию рамки справа от обозначения столбца. Если установлен формат ссылок R1C1, вместо букв в обозначении столбцов используют цифры.

2. Наберите число или текст в первой ячейке диапазона.

3. Нажимайте клавишу [Enter] для перемещения внутри выделенного диапазона сверху вниз, клавиши [Shift]+[Enter] для перемещения снизу вверх, [Tab] для перемещения слева направо, [Shift]+[Tab] для переме­щения справа налево.

Ввод чисел или текста

1. Укажите ячейку, в которую необходимо ввести данные и дважды нажмите кнопку мыши.

2. Если ячейка содержит данные, укажите в ней ту пози­цию, начиная с которой будет осуществлен ввод.

3. Наберите число или текст и нажмите клавишу [Enter] .

Ввод чисел

• Вводимые в ячейку числа интерпретируются как константы.

• В MS Excel число может состоять только из сле­дующих символов: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . Е е .

• Стоящие перед числом знаки плюс (+) игнорируются, для разделения целой и дробной частей десятичного числа используется запятая. Все другие комбинации, состоящие из цифр и нецифровых символов, интерпретируются как текст.

• Рациональные дроби необходимо вводить как смешан­ные числа для того, чтобы избежать их интерпретации как чисел в формате даты, например 01/2.

• Перед отрицательным числом необходимо ввести знак минус (-) или заключить его в круглые скобки ( ).

• Введенные числа выравниваются в ячейке по правому краю. Чтобы изменить выравнивание, используйте команду Ячейки (вкладка "Выравнивание") в меню Формат.

• Если в ячейке используется универсальный формат, то в MS Excel автоматически назначается правильный формат для введенных чисел. Числовой формат определя­ет внешнее представление числа в ячейке. Например, что­бы показать имеющиеся в числах заполняющие нули, не­обходимо изменить числовой формат. Чтобы изменить чи­словой формат, используйте команду Ячейки (вкладка "Число") в меню Формат.

• Для представления чисел, таких как почтовые индексы или заводские номера в качестве текста, замените числовой на текстовый формат ячейки. Необходимость такой за­мены может возникнуть, например, при сортировке столбца данных, содержащих сочетание чисел и текста. Чтобы обеспечить правильный порядок сортировки, от­форматируйте все ячейки в столбце как текст.

Перед числом можно также поставить апостроф ('). Делать это не рекомендуется, однако, необходимость в такой форме текстового представления чисел может возникнуть при использовании данных в MS Excel другими при­ложениями.

Форматирование чисел текстовым форматом

Чтобы отображать в ячейках символ 0 (нуль), например, если ячейка содержит номер счёта "Основные средства" – 01, лучше заранее отформатировать ячейки, в которые нужно вве­сти числа в текстовом формате.

1. Выделите ячейки, которые следует отформатировать.

2. В меню Формат выберите команду Ячейки, затем вкладку "Число".

3. В списке "Числовые форматы" выберите формат "Текстовый".

Примечание. Можно быстро ввести число в текстовом формате, если начать набор с апострофа (').

Ввод текста

• В MS Excel текстом является любая последова­тельность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов, например, приведенные ниже записи интер­претируются как текст:

10АА109. 127АХУ. 12-976, 208 4675.

• Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю. Чтобы изменить выравнивание, используйте команду Ячейки (вкладка "Выравнивание") в меню Формат. В обычном режиме в ячейке видны только те символы, ко­торые помешаются по ширине столбца. Чтобы показать весь текст, занимающий в ячейке несколько строк, уста­новите флажок "Переносить по словам" на вкладке "Выравнивание"

• Чтобы ввести текст в формулу, нужно заключить вво­димые символы в двойные кавычки, например, формула

="Итоги за "&1995 вернет текст "Итоги за 1995".

• Чтобы начать в ячейке новую строку, нажмите комби­нацию клавиш [Alt]+[Enter].