1)Кестелер - мәліметтерді сақтау үшін жасалған, өрістерден жэне жазбалардан түратын мәліметтер.
KecTe(Tables) - мәліметтер базасымен жүмыс істеуге арналған негізгі объект, мәліметтер жиыны. Ол өрістер мен жазбалардан тұрады. Жазба(КесогсГ) - кестенің бір қатары, яғни жолы. Ол СУБД мәліметтерін сақтайтын негізгі блок болып табылады. Жазба сипатталатын бір объект туралы толық мәлімет береді.
Өріс(ҒіеШ) - кестедегі бағана немесе тік жол. Access-те өріс мәліметтерін сипаттайтын оның бірсыпыра қасиеттері болады. Енгізу өрісі деп басқару элементі ретінде мәлімет енгізілетін бір бағанадағы жолды айтады, оған пернелер арқылы мэндер енгізіледі. Санауыш - кестедегі жазбалардың реттік нөмерлері орналасатын өріс.
CYpaHbic(Queries) - жұмыс істеуші адамның керекті мәліметерді бір немесе бірнеше кестеден белгіленген шарттарға байланысты таңдап алу тәсілі. Таңдап алу жолымен сүраныс беру арқылы кестедегі мәліметтерді жаңартуға, жоюға, көбейтуге немесе бұрынғы кестелер негізінде жаңа (виртуальды) кестелер құруға болады. Access-те сүраныстардың бірнеше түрі бар.
OopMa(Forms) - мәліметтерді экранда бейнелеу жолы немесе оларды басқару мүмкіндіктері, яғни өзара байланысқан мәліметтерді тұтынушыға ыңғайлы түрде бейнелеуге, қарауға немесе енгізуге арналған тәсілдер.
Есептер (Отчеты) - мәліметтерді баспаға шығарып қағазда бейнелеу тэсілі, яғни қағазға басып шығаруға арналған тэтижелік құжаттар. Конструктор - мәліметтер базасы обьектінің (кестелер, сұраныстар, формалар, басылымдар, макростар, модульдер) қасиеттерін анықтау режимі. IUe6ep(Wizards-MacTep) - белгілі бір мақсатта шектеулі эрекеттер жиынын біртіндеп орындайтын программа. Шеберлер оны орындайтын адаммен сұхбаттасу (диалог) ісін атқара отырып, қойылған мәліметтерді программаға енгізуді қамтамасыз етеді.
5)MaKpocTap(Modules) - Visual Basic for Application (VBA) тіліндегі программалар сақталады жэне олар қолданбалы программаларды құру кезінде стандартты емес процедураларды іске асыру үшін жасалады. Access-те тұтынушыға өз есептерін ойдағыдай шағаруға мүмкіндік беретін эртүрлі диалогтық қүралдар бар, оларға меню командалары, саймандар тақтасындағы батармалар, суырылып шығатын түсініктемелік сөздер, Конструктор (Design), LLIe6ep(Wizards) программалары жатады. Access деректер қорын басқару жүйесімен жүмыс істеу тэсілдері Windows ортасындағы графикалық объектілермен (терезе, тізім, ауыстырып қосқыш, жалауыша, батырма, тағы сол сияқты), жүмыс істеу тэрізді орындалады [7]. Кесте аралық байланыстың схемасы
Тапсырыстар кестесіндегі кілт өрісі - тапсырыстар коды болады. Онда кім, қашан, қандай бағаға нені тапсырғаны туралы айтылады. Бұнда тағы да қай жұмысшы тапсырманы іске асырғаны туралы білуге болады. Бір жұмысшы көп тапсырманы қабылдай алмағандықтан тапсырыстар кестесінде қызметкер коды өрісі не бірегей, не кілт өрісі бола алмайды, бірақ та қызметкер кестесінде бұл өріс бірегей болады. Мүндай кестелерді
реляциялық қатынасты байланысқан кестелер деп аталады. Сэйкесінше, байланысқан кестелермен жүмыс жасай алатын басқару жүйелерін реляциондық ДҚБЖ деп атайды, ал деректер схемасын техникалық әдебиеттерде реляциондық қатынасты схема деп атайды [8].
Деректер схемасын жасап болғаннан кейін, техникалық тапсырманың «қағаздық» кезеңі бітеді. Бұл схеманы жүмыстың тапсырушысымен ақылдасып келістіру керек, содан кейін барып деректер қорын қүруға кірісуге болады. Бірақ мынаны үмытпау керек, жобаны жасау барысында жұмысты тапсырушының басына жаңа идеялар келіп отырады. Жобалаудың барлық кезеңінде ел бір жүйеге мекеменің барлық жаңа бөлімдері мен қызмет ету орындарын кіргізуге тырысады. Тапсырушының барлық тілектерін орындау мүмкіндігі көбінде деректер қорын жасаушының мамандық дэрежесімен анықталады. Егер деректер схемасы дұрыс болса, қорға жаңа кестелерді қосу қиын емес. Ал егер қордың құрылымы тиімсіз болса, жобалаушы қиын сынақтан өтіп, тапсырушымен қайшылыққа ұшырайды. Орындаушы мен тапсырушының арасындағы қайшылық эрқашан орындаушының мамандық дэрежесінің төмендігін көрсетеді. Сондықтан деректер қорын алдын ала жобалау кезеңін негізгі кезең деп санау керек. Оның табысты болуынан, деректер қорының қаншалықты ыңғайлы болатыны жэне қолданушылар онымен жүмыс істеуі тэуелді болады. Егер қолданушылардың оған сү_ранысы болмаса, бү_л олардың төмен дэрежелі қолданушылар болғаны емес, қорды жобалаушының мамандық дэрежесінің төмен болуының айғағы .
1.2 Мәліметтер типі
MS Access-те келесі типтердің деректері мүмкін болып табылады:
І.Мэтіндік - үнсіздік бойынша өріс атын енгізгенде, MS Access оған деректердің мэтіндік түрін өріс ені 50-ге тең болатындай етіп меншіктейді. Өріс енін өзгерту үшін «Қасиеттер өрісі» бөлімінің Өріс мөлшері жолында өріс енін айқындайтын (1-ден 255-ке дейін) санды беру қажет.
2.Сандық - мэтіндік өріспен танысқанда, мүмкін символдар ретінде өрістің бұл типі сандардан түратынын білдіңіздер.Сандық типті қолданудың негізгі дэлелі ретінде мыналарды қарастырамыз. Сандық типтің деректерін енгізгенде деректерді автоматты түрде тексеру жүргізілед. Егер деректер мэтіндік немесе арнайы симдолдардан тұрса, MS Access ескерту жасап, қате деректер енгізілмейді.Тек сандық өрістермен ғана математикалық операциялардың орындалуы мүмкін.
З.Ақшалай - ақша өрісі сандық өріске үқсас. Сандық өрістен айырмашылығы - Өріс пішімі қасиетінің ақша өрісі Ақшалай мэніне автоматты түрде орнатылады, ал Ондық таңбалар саны қасиеті қажет кезінде өзгертуге болатын, үтірден кейінгі екі таңбаға тең мэнді қабылдайды. Ақша типінің көмегімен бүтін 15 таңбаға дейінгі дәлдікпен есептеуді жэне бөлшек
бөлігінде 4 таңбаға дейін есептеуді орындай алады. Мүнда өріс мөлшері 8 байтты қүрады.
4.Санауыш - санауыш типінің өрісі мэндері түзетілмейтін, алайда кестеге эрбір жаңа жазба қосуды автоматты түрде орнататын деректерді сақтауға арналған. Олардың мэндері бірегей, эрбір жаңа жазба қосқан сайын 1-ге тізбектей артып отыруы немесе кез-келген сан болуы мүмкін.
5.Мерзім/уақыттар - деректер арнайы пішімде келтірілген өрістердің датасы мен уақытын сақтау үшін қолданылуы бірқатар қосымша артықшылықтарын үсынады:
MS Access даталарды бірінші пішімде енгізуге жэне бейнелеуге мүмкіндік береді. Мерзімді /уақытты бейнлеудің нақты нүсқасы кестенің конструктор терезесінің Өріс пішімі қасиетінде орнатылады. Деректер сақтауда бұл пішімдер деректердің ішкі көрінісіне автоматты түрленеді.
MS Access-ке деректерді енгізгенде деректердің пішімін тексереді жэне тек дүрыс даталарды енгізуге мүмкіндік береді.
Берілген типтің өрісінде 100 жылдың 1 қаңтарынан 9999 жылдың 31 желтоқсанына дейінгі кез-келген дата мен уақыт бар болады. Бұл типтің деректері 8 байт орын алады.
б.Логикалық — логикалық өрістер екі мэннің бірін ғана қабылдайтын деректерді сақтау үшін қолданылады. Логикалық өрістің Өріс пішімі арнайы пішімдерді немесе Ақиқат / Жалған, Ия / Жоқ немесе Қосу / Жою - үш қүрамдастардың бірін қолдануға мүмкіндік береді. Мүнда Ақиқат, Ия және Қосу - True логикалық мэніне, ал Жалған, Жоқ жэне Жою - False логикалық мэніне эквивалентті. Егер қүрамдас пішімді таңдап, сосын эквивалентті логикалық мэнді енгізсеңіз, онда енгізілген мэн таңдалынған пішімде бейнеленеді. Мысалы, егер True немесе Қосу мэні Өріс пішімі қасиетінде көрсетілген Ия / Жоқ үшін Өріс типінің басқару элементіне енгізілсе, онда енгізілген мэн Ия-ға автоматты түрленеді.
7.МЕМО өрісі - кез-келген үзындықтың мэтіндік өрістері (MEMO өрісі) қарапайым мэтіндік өрістегідей деректер типінен тұруы мүмкін. Бұл өрістердің арасындағы айырмашылық - MEMO мөлшері 255 символмен ғана шектелмей, 65535 символдан түруы мүмкін.
8.OLE объектісінің өрісі - MS Access кестелерде бейнелерді жэне басқа екі еселенген деректерді (мысалы, MS Excel электрондық кестесі, MS Word құжаты, сурет, дыбыстық жазба) сақтайды. OLE объектісі өрісінің деректер типі осыған арналған. Бұл деректер типінің өрісіне енгізе алатын деректер көлемі 1 Гигабайтпен шектелген.
9.Ауыстыру шеберінің деректер типі - бұл типті таңдау түрақты мэндер немесе басқа кестедегі мэндер жиыны бар ашылған тізімнен мэндерді таңдауды үсынатын өрістерді құру үшін арналған ауыстыру шеберін іске қосады. Берілген өрістің мөлшері ауыстыру ретінде қолданылатын (эдетте, 4 байт) түйінді өріс өлшемімен сэйкес келеді.
Ю.Гиперсілтеме (Гиперссылка) — Интернеттің Web-объектілерінің URL-адрестерін сақтауға арналған өріс. Сілтемені тышқанның батырмасымен бөлігінде 4 таңбаға дейін есептеуді орындай алады. Мүнда өріс мөлшері 8 байтты қүрады.
4.Санауыш - санауыш типінің өрісі мэндері түзетілмейтін, алайда кестеге эрбір жаңа жазба қосуды автоматты түрде орнататын деректерді сақтауға арналған. Олардың мэндері бірегей, эрбір жаңа жазба қосқан сайын 1-ге тізбектей артып отыруы немесе кез-келген сан болуы мүмкін.
5 .Мерзім/уақыттар - деректер арнайы пішімде келтірілген өрістердің датасы мен уақытын сақтау үшін қолданылуы бірқатар қосымша артықшылықтарын үсынады:
MS Access даталарды бірінші пішімде енгізуге жэне бейнелеуге мүмкіндік береді. Мерзімді /уақытты бейнлеудің нақты нүсқасы кестенің конструктор терезесінің Өріс пішімі қасиетінде орнатылады. Деректер сақтауда бұл пішімдер деректердің ішкі көрінісіне автоматты түрленеді.
MS Access-ке деректерді енгізгенде деректердің пішімін тексереді жэне тек дүрыс даталарды енгізуге мүмкіндік береді.
Берілген типтің өрісінде 100 жылдың 1 қаңтарынан 9999 жылдың 31 желтоқсанына дейінгі кез-келген дата мен уақыт бар болады. Бұл типтің деректері 8 байт орын алады.
б.Логикалық - логикалық өрістер екі мэннің бірін ғана қабылдайтын деректерді сақтау үшін қолданылады. Логикалық өрістің Өріс пішімі арнайы пішімдерді немесе Ақиқат / Жалған, Ия / Жоқ немесе Қосу / Жою - үш құрамдастардың бірін қолдануға мүмкіндік береді. Мүнда Ақиқат, Ия және Қосу - True логикалық мэніне, ал Жалған, Жоқ жэне Жою - False логикалық мэніне эквивалентті. Егер қүрамдас пішімді таңдап, сосын эквивалентті логикалық мэнді енгізсеңіз, онда енгізілген мэн таңдалынған пішімде бейнеленеді. Мысалы, егер True немесе Қосу мэні Өріс пішімі қасиетінде көрсетілген Ия / Жоқ үшін Өріс типінің басқару элементіне енгізілсе, онда енгізілген мэн Ия-ға автоматты түрленеді.
7.МЕМО өрісі - кез-келген үзындықтың мэтіндік өрістері (MEMO өрісі) қарапайым мэтіндік өрістегідей деректер типінен түруы мүмкін. Бү_л өрістердің арасындағы айырмашылық - MEMO мөлшері 255 символмен ғана шектелмей, 65535 символдан түруы мүмкін.
8.OLE объектісінің өрісі - MS Access кестелерде бейнелерді жэне басқа екі еселенген деректерді (мысалы, MS Excel электрондық кестесі, MS Word құжаты, сурет, дыбыстық жазба) сақтайды. OLE объектісі өрісінің деректер типі осыған арналған. Бұл деректер типінің өрісіне енгізе алатын деректер көлемі 1 Гигабайтпен шектелген.
9.Ауыстыру шеберінің деректер типі - бұл типті таңдау түрақты мэндер немесе басқа кестедегі мэндер жиыны бар ашылған тізімнен мэндерді таңдауды ұсынатын өрістерді құру үшін арналған ауыстыру шеберін іске қосады. Берілген өрістің мөлшері ауыстыру ретінде қолданылатын (эдетте, 4 байт) түйінді өріс өлшемімен сэйкес келеді.
Ю.Гиперсілтеме (Гиперссылка) - Интернеттің Web-объектілерінің URL-адрестерін сақтауға арналған өріс. Сілтемені тышқанның батырмасымен шерткенде автоматты түрде браузер жүктеліп, терезеге Web обекті шығады. Әріптер мен сандардан түратын жэне гиперсілтеме адресін білдіретін қатар. Өріске гиперсілтеме адресін қою үшін Вставка—^Гиперссылка командасын орындаймыз.
MS Access өзіңізге қажетті прототип ретінде қолдана алатын бірқатар кестелерден тұрады. Шеберді қолданған кезде кестені құратын уақытты ғана үнемдеп қоймай, кесте өрістерінің стандартты аттары мен деректер типтерін қамтамауға болады етеді.
Кесте қүруға арналған шеберді құру үшін, «Жаңа кесте» диалог терезесінде Кесте шебері опциясын таңдап, ОК батырмасын басыңыз. Экранда 1.12-суретте көрсетілген диалог терезесі ашылады.
Алдымен Кесте үлгілері тізімінен өзіңіз қүрғалы жатқан кестеге ұқсас кестенің прототипін таңдау керек. Одан кейін Өріс үлгілері тізімінен кестенің өрісін таңдап, оларды Жаңа кесте өрістері тізіміне орналастырыңыз.
1.12-сурет. Таңдалған кесте үшін кестелер мен өрістерді таңдау
Ө
рістерді
таңдау үшін Өріс үлгілері тізімінің
оң жағында орналасқан бағыттауыш
батырмалар (кнопки со стрелками)
қолданыңыз: Переименовать поле батырмасын
қолданып, қажет кезінде Жаңа кестенің
өрісі тізімінен таңдалған кез-келген
өрістің атауын өзгертуге болады.
Құрылатын кестенің өрістер тізімін
қалыптастырып алып, Далее батырмасын
басыңыз.
Кестені құрудың келесі қадамында кестенің атын бересіз және түйінді сөзді анықтайуға болады. Шебер ат қоюда өз нүсқасын үсынады, оны Tab пернесін басу арқылы қабылдайуға болады. Егер кестеге қандайда бір басқа атты меншіктегіңіз келсе, оны мэтіндік өріске енгіз.
Енді кесте үшін бастапқы кілтті автоматты түрде таңдап, келесі диалог терезесіне көшу үшін Далее батырмасын басуды шеберге көрсету керек. Егер деректер қорында бүрын құрылған кесте бар болса, үшінші қадамда шебер сізге қүрылған кестені бұрынғы қүрылғанмен байланыстыруға көмектеседі. Деректер қорындағы қүрылған кестені бүрынғы қүрылған кестемен байланыстыру үшін тізімнен кесте деректер қорының тізімінде бар кестені өзіңіз байланыстырғыңыз келгенмен таңдап, Связи батырмасын басыңыз. «Байланыстар» диалог терезесінде қүрылғалы түрған байланыс типін көрсетіңіз.
MS Access сізге бастапқы кілт қүруды ұсынады. Келесі бөлімде бастапқы кілт не екенін талқылаймыз. Ал қазір Ия -ны басыңыз, сосын MS Access бастапқы кілтті автоматты түрде орнатады жэне кестені көрсетілген атпен сақтайды.
Бастапқы кілт.Бастапқы кілт жазбаны бірмәнді ұқсататын ақпараттан тұрады. Кестеңізде бастапқы кілтті өз бетіңізбен анықтар алдында, өзіңіз қүрған кестелердің барлық өрістерін қарап шығыңыз.Осы мэселенің жақсырақ шешімі кестедегі эрбір жазбага сэйкес теңестірілген номерді қоюда. MS Access, оған сіз бастапқы кілтті қүруды ұсынғанда, осыны жасаған. Ол Код өрісін Санауыш деректер типімен құрады. Бұл эрбір жаңа жазбаны қүруда санауыш мэні 1-ге көбейетінін білдіреді. Бұл номер эрбір жаңа жазба үшін арналған бастапқы кілт болып табылады.
Егер MS Access қолданатын стандартты тэсіл қанағаттандырмай, бастапқы кілтті өзіңіз жеке орнатқыңыз келсе, бастапқы кілт ретінде қолдануға болатын өрісті таңдаңыз. Әрі қарай «Кестелер конструкторы» саймандар тақтасында Ключевое поле батырмасын басыңыз. Таңдалған өрістің таңбалау аймағында кілт бейнесімен пиктограмма пайда болады.
Кесте құрылымының модификациясы.Егер бір де бір қате жібермей, кесте қүрылымын сипаттаған болсаңыз, онда қүрылған кестенің қүрылымын сақтау қажет.
Алайда құрылымды берерде қате жіберіп қоюыңыз мүмкін. MS Access қателерді жөндеуге арналған құралдарды сізге үсынады. Оларға жататындар:
Өріс атауын жэне | немесе оның типін өзгерту.
Қалып қойған өрісті қою.
Қате енгізілген өрісті жою.
Кестедегі өрістердің жол тэртібін өзгерту.
Microsoft Access-Windows ортасында жүмыс істейтін 32-разрядты, реляциялық МББЖ, мүнда бір мезетте бірнеше мәліметтер базасының кестелерімен қатар жұмыс істей беруге болады. Реляциялық мәліметтер қүрылымын қарапайым етіп құрастырып, жұмыс істеуді жеңілдетуге мүмкіндік береді. Access кестесін басқа компьютердегі немесе сервердегі мәліметермен байланыстыруға жэне де мүнда Paradox немесе Dbase МББЖ-лерінда жасалған мәліметтерді пайдалана беруге болады. Access мәліметтері Excel кестелермен де оңай мәлімет алмаса алады.
Access Windows-технологияның барлық мүмкіндіктерін сүйемелдейді жэне оның түтынушысының жүмыс істеуіне қолайлы графикалық интерфейсі бар.