25

Складання та оформлення службових документів

Правила складання та оформлення довідково-інформаційної документації

Вимоги до складання та оформлення службових листів. Види службових листів. Формуляр службових листів

План

1. Вимоги до тексту та реквізити службових листів.

2. Види службових листів.

1. Службові листи (СЛ) належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, установами, організаціями, фірмами та фізичними особами. Службові листи рекомендується оформляти тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні. СЛ використовуються для вирішення численних оперативних питань, які виникають в управлінській діяльності.

Відомий американський менеджер Лі Якока у книжці «Кар’єра менеджера» зазначає, що підготовка ділового листа - це найкращий засіб пізнання таємниць менеджменту. Чіткий порядок письмового викладу будь-якої ідеї тим самим є першим кроком до її втілення в життя. В розмові можна викладати різного роду недооформлені ідеї. Якщо ж думка викладається на папері відбувається дещо таке, що спонукає заглибитись у конкретні деталі. При цьому набагато важче ввести в оману самого себе, ніж когось іншого. Людині, безумовно, значно легше викладати свої думки усно, ніж письмово, але дійсність вимагає, щоб писати вміли всі. Мета написання відома: - привернути увагу до певної ситуації чи проблеми; - дати змогу легко зрозуміти написане; - спонукати діяти так, а не інакше. Це явна мета. Але є також мета, яку не бачить навіть той, хто пише лист. Ця мета - краще усвідомити проблему, скласти струнке логічне уявлення про свою ідею.

Офіційне листування можна розділити на три види:

1. Дипломатичне - офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представництв у дипломатичній практиці.

2. Адміністративне - офіційне листування між органами управління (органи влади, керівні органи) та виконавцями (установи, підприємства, організації), а також їх структурними підрозділами.

3. Ділове (комерційне) - листування напівофіційного характеру між фірмами, установами тощо.

За кількістю адресатів листи розрізняють на:

1. Звичайні - надсилаються на одну адресу від імені одного кореспондента.

2. Циркулярні - надсилаються керівною установою до своїх структурних підрозділів (кілька адрес).

3. Колективні - надсилаються на одну адресу від імені керівників кількох установ (кореспондентів).

За функціональними ознаками службові листи поділяють на два види:

1. Листи, що потребують відповіді:

• листи-прохання;

• листи-запити;

• листи-пропозиції (подання);

• листи-звернення;

• листи-вимоги.

2. Листи, що не потребують відповіді:

• листи-відмови;

• листи-запрошення;

• листи-подяки;

• супровідні листи;

• гарантійні листи;

• комерційні листи;

• рекомендаційні листи;

• листи - попередження;

• листи-нагадування;

• листи-підтвердження;

• листи-повідомлення;

• листи-розпорядження.

Оформлювання листа

Службові листи друкують на комп'ютері або пишуть на спеціальному бланку листа лише з одного боку. На бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні - на чистих аркушах. Для зручності з обох боків сторінки залишають береги: лівий - не менш як 30 мм; правий - 10 мм; верхній і нижній - 20 мм.

Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох та більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають із другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього берега арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначень.

Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.

Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові залежно від змісту листа. Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7-10 днів. Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, й дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

Текст листа складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інших матеріалів.

В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Для активізації й сприйняття інформації рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази та підстави викладати нижче. Службові листи з нескладних питань можуть містити тільки одну частину. Службові листи можна починати такими зверненнями: «Шановний (ім’я та по батькові) Іване Васильовичу!», «Шановні панове!», «Шановні колеги!», звертання вживають у формі кличного відмінка «Шановна Тетяно Олександрівно!».

Продовжують більшість листів такими словами: «У зв’язку з...», «Вважаємо за необхідне…», «Відповідно до ...», «Як відомо...», «Прошу...».

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа або на чистому аркуші паперу. Використовують аркуші формату А4 або А5.

РЕКВІЗИТИ СЛУЖБОВОГО ЛИСТА:

01-09 - реквізити бланка (логотип, назва установи, адреса, телефони, розрахунковий рахунок);

11 - дата (проставляють у день підписання документа);

12 - індекс (проставляють у день підписання документа);

13 - посилання на індекс і дату вхідного документа (роблять у листах-відповідях);

15 - гриф обмеження доступу до документа (проставляють у разі потреби);

16 - адресат;

18 - резолюція;

19 - заголовок до тексту (якщо обсяг тексту документа, виготовленого на аркуші формату A4, невеликий, то заголовка може не бути; на аркушах формату А5 заголовок до тексту не наводять);

20 - позначка про контроль;

21 - текст;

22 - позначка про наявність додатка (оформляють у разі потреби);

23 - підпис;

24 - гриф погодження;

25 - візи (оформляють у разі потреби на примірнику адресанта);

26 - відбиток печатки (проставляють у разі потреби);

28 - прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконавця);

29 - позначка про виконання документа й направлення його до справи

(оформляють від руки після виконання документа);

30 - позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 - позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження

документа).

Якщо службовий лист надсилають за межі України (в країни колишнього

СРСР), то доцільно підготувати його російською мовою. Бланк має бути двомовний, допускається російсько-український варіант.