Тема 10. Проектирование и организация информационных систем менеджмента.

В современных условиях ИС, ИТ и АРМ, как правило, не соз­даются, как говорят, на пустом месте. В экономике, практически на всех уровнях управления и во всех экономических объектах, от ор­ганов регионального управления, финансово-кредитных организа­ций, предприятий, фирм до организаций торговли и сфер обслужи­вания, функционируют системы автоматизированной обработки информации. Однако переход к рыночным отношениям, возросшая в связи с этим потребность в своевременной, качественной, оператив­ной информации, оценка ее как важнейшего ресурса в управленческих процессах, а также последние достижения научно-технического про­гресса в области вычислительной и телекоммуникационной техники обострили необходимость перестройки функционирующих автома­тизированных информационных систем в экономике, создания ИС и ИТ на новой технической и технологической базах. Только новые технические и технологические условия — новые ИТ позволяют реализовывать столь необходимые в рыночных условиях принципи­ально новые подходы к организации управленческой деятельности.

Замена существующей ИТ определяется прежде всего необходи­мостью повышения качества, эффективности управленческой дея­тельности организации. Это достигается за счет внедрения как про­цессного подхода, так и систем управления качеством продукции и услуг, что требует, во-первых, кардинального перепроектирования функций АРМ, строгой увязки вновь вводимой структуры управле­ния организацией с архитектурой вычислительной сети и, во-вторых, создания организационно-технологического комплекса как ядра ав­томатизированной ИС управления экономическим объектом.

Первая организационно-технологическая проблема решается соз­данием ИС и ИТ, которые строятся и будут функционировать на базе процессного подхода, должны охватывать все аспекты деятельности организации и представлять ее в виде взаимосвязанных информаци­онных потоков. Использование распределенной технологии обработки и хранения данных позволяет реализовать территориальный принцип управления, причем расстояния между подразделениями не имеют значения, а следовательно, такая технология применима для крупных предприятий, фирм, корпораций, холдингов.

Вторая проблема решается созданием информационной техноло­гии, реализующей как информационно-накопительные функции (на­личие баз данных, баз знаний, хранилищ данных), так и передаточ­ные, интерфейсные функции, максимально удобного представления данных на этапе вывода результатов.

Решение приведенных проблем берут на себя консалтинговые фирмы и фирмы, создающие программные продукты и описание их применения. Эти фирмы на условиях договоров выполняют заказы по проектированию ИС и ИТ для заинтересованных организаций, где проводится весь необходимый комплекс работ по вводу новых ИТ.

Под технологией проектирования информационных систем (ИС) понимают упорядоченный в логической последовательности набор методических приемов, технических средств и проектировочных методов, направленных на реализацию общей концепции создания или доработки проекта системы и ее компонентов. Осведом­ленность заказчиков (руководителей организаций, финансовых ме­неджеров) в вопросах стадийности ведения проектировочных работ, содержания, поэтапных результатах их выполнения позволяет за­казчику осознанно подходить к оценке формулируемых в договорах условий, заранее оговаривать включение наиболее желательных тех­нологических решений, избегать рисковых ситуаций в создании и вне­дрении новых информационных технологий. Охарактеризуем наибо­лее существенные особенности создания ИС и ИТ и порядок вы­полнения проектировочных работ.

В числе особенностей следует отметить широкие возможности и безусловную необходимость включения в технологию стандартных пакетов прикладных программ, наличие информационных связей с системами автоматизированного проектирования предназначенного на продажу продукта, применение инструментальных средств про­граммирования. Таким образом, для разработки ИС управления большое значение имеют качество и состав базы проектирования.

Элементарной базовой конструкцией технологической цепочки проектирования ИС и ее главного компонента ИТ является так на­зываемая технологическая операция — отдельное звено технологи­ческого процесса. Это понятие определяется на основе кибернети­ческого подхода к процессу разработки ИТ. Автоматизация данного процесса предопределяет необходимость формализации технологиче­ских операций, последовательного объединения их в технологиче­скую цепь взаимосвязанных проектных процедур и их изображение. Использование разработчиком такого методического приема позво­ляет сократить временные, трудовые, финансовые затраты на проек­тирование и модернизацию системы.

В условиях всеобщей и глобальной информатизации опреде­ляющим эффективность ИС экономических объектов (организа­ций) всех уровней и назначений является проектирование техноло­гий открытых систем. Для них характерны унифицированный об­мен данными между различными ПК, переносимость прикладных программ для взаимодействия с различными ИТ-платформами, на­личие удобных для всех категорий пользователей интерфейсов.

Основными нормативными документами, регламентирующими процесс создания любого проекта ИС и ИТ, являются международ­ные базовые и функциональные стандарты, отечественные ГОСТы и их комплексы на создание и документальное оформление инфор­мационных технологий, автоматизированных систем, программных средств, организации и обработки данных, а также другие докумен­ты по организации разработки, изготовлению и эксплуатации про­граммных и технических средств защиты информации от несанк­ционированного доступа в информационных системах и средствах вычислительной техники.

Особое значение для проектирования ИС и ИТ приобрел ГОСТ Р 9001—2001 (Системы менеджмента качества. Требования), который предлагает использовать процессный подход для описания деятельности организации с точки зрения процессов (или функций) и объектно-ориентированного метода в проектировании ИС и ИТ.

Любая автоматизированная ИС и технология в экономике, в процессе разработки и функционирования проходят четыре стадии жизненного цикла: предпроектную, проектирования, внедрения и эксплуатацию. Конечной целью проектирования является создание проекта ИТ и ИС управления, внедрение проекта в эксплуатацию и последующее функционирование системы.

Предпроектное обследование предметной области предусматрива­ет выявление всех характеристик объекта и управленческой дея­тельности в нем, потоков внутренних и внешних информационных связей, состава задач и специалистов, которые будут работать в но­вых технологических условиях, уровень их компьютерной и профес­сиональной подготовки как будущих пользователей системы.

Для успешной автоматизации управленческих работ всесторон­не изучаются пути прохождения информационных потоков как внут­ри предприятия, так и во внешней среде. Анализируется, класси­фицируется и группируется внутренняя и внешняя информация по источникам возникновения, рабочим местам исполнителей, эконо­мическим характеристикам, объему и назначению, выявляются и разрабатываются схемы движения и функционирования информа­ционных потоков, моделируются взаимосвязи элементов реальной управленческой деятельности внутри объекта и его поведение с пред­приятиями и организациями-смежниками.

Результаты предпроектного обследования сводятся в документы: техническое задание на проектирование (ТЗ) и технико-экономическое обоснование (ТЭО). Если первый документ содержит полный перечень и описание подтвержденных пользователем (заказчиком) и подлежащих переводу на новую ИТ работ, то второй документ, кро­ме этого, включает смету затрат на их выполнение, уточненные сроки поэтапного и окончательного завершения проектировочных работ и ввода ИС и ИТ в эксплуатацию.

Следующая стадия — техническое и рабочее проектирование. На этой стадии формируются проектные решения по функциональной и обеспечивающей частям ИС, включая ИТ, ИСФЗ и СППР, моде­лирование производственных, хозяйственных, финансовых ситуа­ций, осуществляется на основе постановок задач формирование блок-схем и программ их решения. Большое внимание уделяется проектированию информационного обеспечения. Подготавливаются классификаторы и носители данных, моделируется размещение ин­формации в базе данных, включая элементы входных, промежуточ­ных и выходных информационных составляющих, разрабатываются методы контроля и защиты данных.

Ответственной работой на стадии проектирования является со­ставление заданий на программирование модулей системы, проек­тирование АРМ исполнителей. На их основе разрабатываются про­граммные модули, отлаживается привязка программного обеспече­ния к комплексу технических средств АРМ специалистов, а также рассчитываются показатели предварительной оценки экономиче­ской и эргономической эффективности ИС и ИТ. Завершается ста­дия документальным оформлением технорабочего проекта, написа­нием инструкций по эксплуатации системы. Затем готовый техно- рабочий проект, после его одобрения заказчиком, сдается в опытную эксплуатацию.

Стадия внедрения ИС предполагает обучение всех категорий пользователей работе в новой технологической сфере, апробацию предложенных проектных решений в течение определенного перио­да, достаточного для освоения пользователями методики работы на новом АРМ специалиста, всестороннюю проверку в условиях, мак­симально приближенных к реальным, всех ветвей программ, вхо­дящих в комплекс, а также, в случае необходимости — окончатель­ную корректировку составляющих элементов ИС и ИТ. Апробация обеспечивающих и функциональных подсистем ИС производится в режиме реального времени и в условиях, близких к действительным производственным, хозяйственным и финансовым ситуациям.

Поскольку ИС и ИТ носят адаптивный характер, то для дости­жения приемлемого уровня адекватности моделей требуется неко­торое время, в течение которого система будет проходить период «самообучения». Поэтому длительность этапа опытного внедрения ИС в управленческую деятельность должна быть достаточной для завершения данного процесса, окончательной отладки и сдачи в эксплуатацию ИТ и ИС в целом, что закрепляется актом о вводе системы в действие.

После завершения этапа внедрения начинается стадия эксплуа­тации, т.е. живая работа системы в эксплуатационном режиме, ко­торый, однако, не исключает по мере надобности корректировок целевых функций и управляющих параметров включенных в нее за­дач. Возможность такого уточнения должна быть предусмотрена на этапе проектирования, являясь неотъемлемым свойством самой по­становки управленческих задач. В качестве дополнительной гаран­тии фирма-разработчик обычно предлагает заказчику сервисную услугу — сопровождение своего программного обеспечения в процес­се функционирования, причем, новые более прогрессивные версии системы предоставляются, как правило, по льготным расценкам.

Помимо выполнения принципа адаптивности созданная техно­логия должна удовлетворять и классическим условиям проектиро­вания любой информационной системы: функциональной полноте, своевременности предоставления данных, технической надежности и информационной достоверности, эргономической рациональности и экономической эффективности. В отношении классификации ИС автоматизации управления может рассматриваться и как информа­ционно-советующая.

При создании сложных открытых социально-экономических сис­тем, работы по проектированию, безусловно, многократно услож­няются. Возникает необходимость создавать модель соответствия организационного поведения организации (компании), как системы открытой, поддерживающей благоприятные отношения с внешним окружением. Основная ответственность, сложность и трудоемкость работ ложится на предпроектное обследование, где изучению и ана­лизу всех аспектов функционирования, как действующей, так и вновь создаваемой системы управления, например компании, должно быть уделено основное внимание. Такая работа обычно включает: определение будущего состояния компании — формулируются цели, описывается «образ» будущей компании, ведется разработка биз­нес-модели компании и системы согласованных бизнес-процессов для достижения сформулированных целей (моделирование работ, структур для их выполнения, спецификация работ, инструкций, коммуникаций и т.п.); разработку системы управления и оценок, механизма принятия решений, системы показателей оценки и кон­троля; разработку системы ценностей и убеждений сотрудников и механизмов их формирования; диагностику и анализ текущего состоя­ния организации управленческих процессов в компании; окончатель­ное формирование целей для осуществления перехода от сущест­вующей к вновь создаваемой системе управления на базе новых ме­тодических подходов и ИТ.

Проведенный тщательный анализ позволит перейти к последую­щему моделированию бизнес-процессов, необходимому для эффек­тивного внедрения ИТ-решений. В связи с тем, что любая промыш­ленная ERP-система предлагает множество модулей для внедрения (планирование продаж, планирование производства, управление за­пасами, финансовый модуль и т.п.), то выбранная в качестве ядра будущего решения ИТ-платформа позволит связать в единый ком­плекс существующие программные приложения, осуществить пере­ход от старых компонент к модулям новой системы, а также оста­вить ее открытой для дальнейшей интеграции новых приложений. Безусловно, создание и функционирование такой системы — про­цесс итерационный и потребует постоянной корректировки, обнов­ления, поэтому организация (компания) должна располагать ресур­сами: информацией, квалифицированным персоналом, инструмен­тарием (методика, программное обеспечение и др.).