Организация документооборота

Понятие документооборота. Схема обработки документов в учреждении. Обработка поступающих документов. Работа с входящими, исходящими и внутренними документами. Учет объема документооборота.

Документооборот - это движение документов с момента их получения или соз-

дания до завершения, исполнения.

Различают три потока Документы, поступающие из других организаций

документации: ( входящие).

Документы, отправляемые в другие организации (исходя-

щие).

Документы, создаваемые в организации и используемые

в управленческом процессе (внутренние)

Движение входящих - первичную обработку;

документов включает: - предварительное рассмотрение;

- регистрацию;

- рассмотрение руководством;

- передачу на исполнение;

- исполнение;

- контроль за исполнением;

- списание исполненного документа.

Движение исходящих - составление проекта документа;

документов включает: - проверка правильности оформления проекта;

- согласование проекта;

- подписание руководством; регистрация документа;

- простановка номера на документе;

- проверка правильности адресования;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Работа с внутренними - составление проекта документа исполнителем;

документами: - проверка правильности оформления проекта документа

секретарем; согласование проекта; подписание докумен-

та руководителем (в необходимых случаях утверждение)

- регистрация документа;

- передача исполнителю;

- исполнение документа;

- контроль исполнения документа;

- проставление отметки об исполнении;

- подшивка в дело;

- использование в справочно-информационной работе;

- определение сроков хранения.