Должностная инструкция руководителя службы документационного обеспечения управления (доу)

Обратите внимание на содержание своей должностной инструкции! Есть ли она у вас вообще и для чего так необходим этот документ? Именно этот документ позволяет объективно оценивать деятельность работников, т.е. вашу деятельность и деятельность сотрудников, которыми вы руководите. Должностная инструкция является нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия. Что должно войти в структуру должностной инструкции и стать основой ее содержания?

Нормативная база для разработки должностных инструкций

Важно знать

Должностные инструкции определяют место и значение конкретной должности в структуре организации, позволяют наиболее оптимальным способом распределить трудовые функции между работниками и создают условия для их эффективной работы.

На заметку

Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда – принцип разделения и кооперации труда.

Трудовой Кодекс Российской Федерации, действующий с 01.02.2002, не содержит нормы об обязательном наличии у работодателя должностных инструкций. Однако во введении к Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (с изм. и доп.), устанавливается: «Каждая квалификационная характеристика является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых функций работников …. На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников».

Еще одним нормативным документом, подтверждающим необходимость разработки должностных инструкций, является постановление Минтруда России от 09.02.2004 № 9 "Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих", принятое во исполнение постановления Правительства РФ от 31.10.2002 № 787 "О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих". Последним установлено, что квалификационные характеристики, предусмотренные квалификационным справочником, служат основой для разработки должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, их прав и ответственности.

В Порядке применения Единого квалификационного справочника, утвержденном указанным выше постановлением Минтруда России, подчеркивается, что квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов и служащих призваны способствовать правильному подбору и расстановке кадров, повышению их деловой квалификации, рациональному разделению труда, созданию действенного механизма разграничения функций, полномочий и ответственности между указанными категориями работников, а также установлению единых подходов в определении их должностных обязанностей и предъявляемых к ним квалификационных требований.

Должность является первичным элементом структуры управления, поэтому должностные инструкции целесообразно разрабатывать на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, включая должности руководителей всех уровней.

В названном выше Порядке применения Единого квалификационного справочника отмечается, что квалификационные характеристики должностей заместителей руководителей не разрабатывались (и, соответственно, не включались в квалификационный справочник), поскольку их должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации определяются на основе требований, содержащихся в характеристиках соответствующих должностей руководителей. Исходя из этого положения, мы можем сделать вывод о том, что на должности заместителей руководителей структурных подразделений должностные инструкции могут не разрабатываться, и лица, занимающие должности заместителей, в своей деятельности могут руководствоваться должностными инструкциями руководителей структурных подразделений^. Однако с практической точки зрения это неудобно по нескольким причинам.

Во-первых, при приеме на работу, в соответствии со ст. 68 ТК РФ, работодатель до подписания трудового договора с работником обязан ознакомить его под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

К «иным локальным нормативным актам», непосредственно связанным с трудовой деятельностью, относится, в частности, должностная инструкция, и будет некорректно с точки зрения работодателя знакомить лицо, поступающее на должность заместителя руководителя, с должностной инструкцией руководителя.

Во-вторых, у руководителя, в том числе и у руководителя структурного подразделения, может быть несколько заместителей, и руководитель, распределяя обязанности, закрепляет за каждым заместителем определенный круг полномочий, из чего следует, что у каждого заместителя свои должностные обязанности, свой круг прав и ответственности. Соответственно, у каждого заместителя должна быть своя должностная инструкция.

Правовые основания для разработки должностной инструкции руководителя службы ДОУ

Нормативным основанием для разработки должностной инструкции руководителя службы ДОУ являются квалификационные требования для должности «заведующий канцелярией», предусмотренные уже упоминавшимся Квалификационным справочником, определяющие круг должностных обязанностей заведующего канцелярией, требования к специальным знаниям и навыкам (раздел «Должен знать») и квалификации работника.

Извлечение из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих:

ЗАВЕДУЮЩИЙ КАНЦЕЛЯРИЕЙ

Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

При использовании квалификационного справочника при разработке должностных инструкций следует также учитывать, что справочник разработан в соответствии с принятой классификацией служащих на три категории: руководителей, специалистов и других служащих (технических исполнителей).

Отнесение служащих к категориям осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника: (организационно-административные – руководители, аналитико-конструктивные – специалисты, информационно-технические – технические исполнители), поэтому в должностную инструкцию руководителя следует включать преимущественно должностные обязанности организационно-административного характера.

При разработке должностной инструкции руководителя службы ДОУ следует также основываться на положении о службе ДОУ, которое определяет задачи и функции подразделения, его взаимоотношения и др.

Для составления качественной должностной инструкции необходимо внимательно и глубоко проанализировать виды работ, выполняемые руководителем службы ДОУ, иначе говоря, составить описание должности. Детальное описание выполняемых работником функций позволит сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности, требований к знаниям, которыми должен обладать работник, его навыкам, опыту и др.

Структура должностной инструкции

Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения.

Раздел «Общие положения» включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; общее назначение должности; должность руководителя, которому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования к специальным знаниям и навыкам.

Раздел «Должностные обязанности» устанавливает виды работ, выполняемых работником. Обязанности работника, занимающего должность руководителя подразделения целесообразно сгруппировать следующим образом:

• обязанности по организации деятельности подразделения (подготовка предложений об организационно-функциональной структуре подразделения, распределение работы между работниками подразделения, разработка проектов должностных инструкций работников, подготовка и участие в деловых встречах, переговорах, совещаниях и др.);

• обязанности по планированию деятельности подразделения и контролю за ней (включая подготовку отчетной и информационно-справочной документации);

• обязанности по сбору, анализу, обработке информации;

• обязанности по составлению и оформлению документов, проектов распорядительных документов, оформлению протоколов, подготовке документов нормативного правового характера;

• обязанности делопроизводственного характера (организация предварительного рассмотрения документов, представление проектов документов руководству и др.);

• обязанности по согласованию проектов документов; обязанности по совершенствованию организации работы (разработка унифицированных форм документов, разработка нормативных документов по ДОУ и др.).

При формулировании должностных обязанностей следует обратить внимание на методы (способы) их реализации (организация, контроль, анализ, проверка, обобщение и т. д.), сроки реализации (периодический контроль, ежемесячные проверки и т. д.), информацию или конкретные виды документов, с которыми связано выполнение обязанностей (подготовка ежемесячных отчетов, предоставление данных, анализ запросов, предоставление справочной информации и др.).

Раздел «Права» определяет полномочия руководителя службы ДОУ, необходимые для выполнения должностных обязанностей, в частности это:

• право принимать решения, подписывать или визировать документы;

• право обращаться к вышестоящему руководителю;

• право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства;

• право участвовать в совещаниях по вопросам, входящим в компетенцию работника;

• право требовать (запрашивать) необходимую для работы информацию (статистическую, экономическую, управленческую и др.);

• право требовать выполнения определенных действий от других работников и др.

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника.

Важно знать

При составлении разделов «Права» и «Ответственность» следует обратить внимание на то, что работнику необходимо предоставить права в том объеме, в каком это необходимо для выполнения должностных обязанностей, и определить полную меру ответственности.

Типичная ошибка, допускаемая составителями должностных инструкций, – возложить на работника обязанности, но не предоставить ему достаточно прав для их реализации. То же касается и ответственности. Права на осуществление тех или иных действий, в первую очередь, необходимы при выполнении работы, связанной с другими работниками или основанной на результатах труда других работников.

Для того чтобы в полной мере наделить работника правами и определить полную меру ответственности, можно воспользоваться следующим приемом: составить таблицу, в одной колонке расположить должностные обязанности работника, а в двух других – права, необходимые для их выполнения, и ответственность, наступающую в случае невыполнения должностных обязанностей, например:

Должностные обязанности	Права	Ответственность
Готовить для руководителя справочно-информационные и аналитические документы (обзоры, рефераты, справки, аннотации)	Право запрашивать информацию в структурных подразделениях	Ответственность за низкое качество работы, ошибки при подготовке документов
Проводить предварительное рассмотрение документов, поступивших в организацию, готовить предложения по их дальнейшему рассмотрению и исполнению …	Право принимать решения на этапе предварительного рассмотрения документов (право распределять документы по должностным лицам организации для вынесения резолюции)	Ответственность за невыполнение предварительного рассмотрения, формальное рассмотрение документов

При анализе такой таблицы по всему перечню должностных обязанностей становится ясно, что при реализации различных должностных обязанностей требуется, по сути дела, одно и то же правовое воздействие (право). В одном случае это может быть право доступа к архивным документам (архиву организации), в другом – право доступа к электронным правовым базам данных, в третьем – к информации, хранящейся в системе электронного документооборота организации. Естественно, что в этом случае нужно будет предусмотреть в должностной инструкции общее право доступа к необходимым источникам информации (электронным базам данных, архиву организации, справочно-информационному фонду и др.). Аналогичный анализ следует провести и с видами ответственности.

В разделе «Взаимоотношения» устанавливаются информационные взаимосвязи руководителя службы ДОУ, указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник, занимающий данную должность; кому, какую и в какие сроки предоставляет; с кем сотрудничает при выполнении своих должностных обязанностей. Если работник осуществляет связи с другими организациями, то в должностной инструкции следует отразить и его внешние взаимодействия.

Должностная инструкция руководителя службы ДОУ в зависимости от структуры организации, подчиненности подразделения утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующим подразделение, если ему это право предоставлено руководителем. Визируется должностная инструкция руководителя службы ДОУ руководителями подразделений: кадров, труда и заработной платы, юридического, а также заместителем руководителя организации, если должностная инструкция утверждается руководителем организации.

Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа и заголовок к тексту, место составления или издания документа, текст, визы.

При ознакомлении с должностной инструкцией на первом экземпляре (подлиннике) или на экземпляре трудового договора, остающемся в организации, лицо, назначаемое на должность руководителя службы ДОУ, проставляет ознакомительную визу.

Примерная должностная инструкция заведующего службой ДОУ

Наименование организации
		УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ		Руководитель организации
заведующего службой ДОУ		_________ И.О. Фамилия дата

Место издания