Назначение, цели и задачи
2.1. Назначение Автоматизированного рабочего места бухгалтера по учету ГП – автоматизация управления процессами учета готовой продукцией: контролем за движением готовой продукцией, контролем за расчетами с поставщиками, формированием сличительной ведомости.
2.1. Основными целями настоящего проекта является создание АКЗ КФ ИБЦ:
снижение трудоемкости, повышение оперативности и согласованности процессов контроля за движением готовой продукцией, контроля за расчетами с поставщиками, контроля за соблюдением тождества бухгалтерского и складского учета;
снижение вероятности выплат штрафов из-за несвоевременных расчетов с поставщиками сырья и материалов
снижение вероятности утраты свойств ГП из-за хранения сверх нормативных сроков
снижение вероятности невыполнения плана производства и плана реализации продукции
2.2. Основными задачами создания АРМ Б ГП являются:
Снижение времени обработки информации
Снижение стоимостных затрат на обработку данных (в рублях за год)
Повышение достоверности обработки данных
Увеличение точности расчетов
Увеличение степени аналитичности расчетов
2.3. Дополнительными задачами развития АРМ Б ГП являются
унификация справочников и классификаторов, используемых в работе подразделений;
создание форм первичных и результатных документов
повышение оперативности обмена информации между различными подразделениями предприятия;
возможность накопления и анализа статистической информации по показателям ведомостей, отчетов;
повышение оперативности получения информации;
2.4. Перспективными задачами развития АРМ Б ГП являются:
- достижение улучшения ряда экономических показателей:
а) повышение прибыли за счет контроля за движением ГП
б) уменьшение издержек за счет сокращения штрафов из-за несвоевременных расчетов с поставщиками
в) уменьшение складских издержек, связанных с хранением излишков ГП
- улучшение значений показателей качества обработки информации:
а) повышение степени автоматизации получения первичной информации;
б) ускорение документооборота
в) уменьшение времени на заполнение требуемых документов,
г) уменьшение затрат на обслуживание программных продуктов,
д) уменьшение количества документов в бумажном виде.
Объект автоматизации
3.1. Объектом автоматизации является комплекс задач бухгалтера по учету ГП велосипедной фабрики «ВОСХОД»
ООО «ВОСХОД» занимается предприятие по производству велосипедов и комплектующих. Автоматизируемое предприятие довольно крупное: общая численность сотрудников составляет 500 человек, ассортимент продукции представлен изделиями 40 видов.
Миссия компании: «Выпускать доступные велосипеды для Российского покупателя. Мы делаем это, благодаря профессиональному менеджменту, высококвалифицированным сотрудникам, современным материалам и технологиям, европейскому оборудованию и специальным программам по созданию велосипедов».
Девиз «На колесах по жизни»
Организационная структура предприятия представлена в приложении 1.
Организационная структура бухгалтерии
3.2. Комплекс автоматизируемых бизнес-функций включает в себя:
Контроль за поступлением ГП
Формирование оборотной ведомости;
Контроль за своевременным расчетом поставщиками;
Контроль за соблюдением тождества бухгалтерского и складского учета.
3.3. Уровень автоматизации существующей организации обработки информации.
На данный момент все документы оформляются с помощью программы MS Excel. Показатели в результирующих документах рассчитываются вручную.
Уровень зрелости автоматизации бизнес-процессов соответствует уровню частичной автоматизации, управление бизнес-процессами является неформальным.
Описание недостатков существующей системы обработки информации.
Проблема заключается в трудоемкости и несоблюдении временных рамок при создании правильных и актуальных ведомостей поступления, ведомостей расхода и оборотной ведомости, а также сличительной ведомости. Также проблемное место – несвоевременные расчеты с поставщиками
Узкое место 1:
При формировании ведомости поступления и ведомости расхода возникает большой риск ошибок, так как ведомость поступления формируется на основе 4-х видов первичных документов, а ведомость расхода – на основании 3-х видов документов. Процесс также является довольно трудоемким, так как вручную довольно тяжело подсчитывать промежуточные итоги по материалу, поставщику, складу. Более того, не существует единой БД поставщиков, складов, цехов, материалов, потребителей.
Вследствие этого трудоемким является и процесс формирования оборотной ведомости, которая формируется на основании ведомостей поступления и расхода. Все эти документы необходимо формировать каждый день, в некоторых случаях даже чаще.
Решение:
Необходимо обеспечить автоматизированное формирование следующих результатных документов:
ведомость поступления;
ведомость расхода;
оборотная ведомость.
Справочная информация в данные документы должна автоматически подставляться из БД, где будут созданы таблицы справочников «Поставщики», «Склады», «Цехи», «Материалы», «Потребители», «Единицы измерения».
Необходимо также обеспечить возможность произвольного выбора периода для каждого из этих документов.
Узкое место 2:
Высокий риск ошибок при выполнении контроля за своевременными расчетами с поставщиками, которые влекут за собой возможность выплат штрафов и пени из-за несоблюдения условий оплаты по договору поставки.
На данный момент процесс контроля за своевременными расчетами с поставщиками занимает много времени, т.к., во-первых, отсутствует постоянная БД поставщиков и, во-вторых, счета-платежные требования, банковские выписки и ведомости поступления хранятся в виде отдельных несвязанных файлов. Из-за больших объемов информации осуществлять контроль за тем, какие из счетов оплачены, а какие - нет, достаточно сложно.
Решение:
Должна быть создана единая БД, где будет храниться, как справочник поставщиков, так и первичные документы «Счет-платежное требование» и «Выписка банка», на основании которых будет автоматически формироваться «Журнал-ордер № 4», использование которого значительно облегчит контроль за расчетами с поставщиками.
Узкое место 3:
При проведении инвентаризации и последующем контроле за соблюдением тождества бухгалтерского и складского учета высок риск возникновения ошибки при создании Сличительной ведомости, введении неточной информации, т.к. велика вероятность потери данных (номенклатура материальных ценностей насчитывает 9000 позиций).
Решение:
Инвентаризационная ведомость должна вноситься в БД в качестве первичного документа, на ее основании и на основании Оборотной ведомости должна формироваться Сличительная ведомость, в которой будет четко видны расхождения между количеством ГП по документу и фактическим количеством.
Задачей данного проекта является интеграция перечисленных выше процессов в рамках АРМ бухгалтера по учету ГП на единой базе данных (включая справочники и классификаторы и оперативные данные учета) на новой платформе распределенной обработки информации в режиме «Файл-сервер», а также расширение функционала справочными и аналитическими функциями.
2. Техническое задание на создание автоматизированной системы
Формирование требований к АРМ Б ГП.
1. Требования к системе
1.1.Требования к системе в целом (общие)
1.1.1.Общие требования к АС
1.1.1.1.Система должна обеспечивать выполнение целей и задач создания АРМ Б ГП, перечисленных в разделе 2.
1.1.1.2.Критерии достижения целей проекта:
Снижение вероятности невыполнения плана реализации продукции на 10%
Снижение вероятности выплат штрафов из-за несвоевременной поставки продукции на 12%
Снижение вероятности утраты свойств ГП из-за хранения сверх нормативных сроков 20%
Улучшения качества документооборота на 70%
Улучшение качества связи между отделами до 99%
1.1.1.3.Риски несвоевременного и некачественного выполнения проекта должны быть минимизированы за счет применения следующих способов:
- обучения и вовлечения ключевых пользователей (бухгалтера, кладовщика, главного бухгалтера) в процесс проектирования системы и верификации и валидации проектных решений;
- применение современной, широко распространенной платформы разработки, которая позволяет легко интегрировать программные продукты разработанные на ней;
- применение современного CASE-средства для проектирования ПО
1.1.1.4. Ресурсы, привлекаемые к созданию АРМ Б ГП:
- обучение и выделение времени ключевых пользователей на создание системы;
- закупка и установка CASE-средств, включая средства управления проектами;
- приобретение лицензии для разработки собственного ПО на платформе «1С Предприятие»
1.1.1.5. Программно-техническая платформа. Функционал комплекса задач АКЗ КФ ИБЦ должен быть реализован на платформе «1С Предприятие» в архитектуре «клиент-сервер».
1.1.1.5.1. При автоматизации функций на новой платформе должен быть реализован модульный принцип построения и компоновки комплекса задач. АРМ Б ГП должно представлять комплекс задач с единой базой данных и согласованным (единообразным) интерфейсом пользователя. Наращивание (сокращение) функциональности системы должно производиться за счет добавления (исключения) модулей, реализующих прикладные функции.
1.1.1.5.2. АРМ Б ГП должна поддерживать возможность оперативного ввода первичной информации и получения актуальных отчетных данных посредством реализации удаленного доступа в рамках полномочий пользователей
1.1.1.5.3. Аппаратное обеспечение должно обеспечить функционирование:
- Сервера единой базы данных;
- Сервера приложений, содержащего бизнес-логику;
- Клиентских частей в технологии «толстый клиент».
Толстый клиент обладает широким функционалом в отличие от тонкого
Режим многопользовательской работы.
Предоставляет возможность работы даже при обрывах связи с сервером.
Высокое быстродействие.
1.1.1.5.4. В результате создания АРМ Б ГП должна быть создана единая база данных, содержащая справочные и оперативные данные, необходимые для функционирования комплекса задач бухгалтера по учету ГП. Структура единой БД должна исключать дублирование однотипной информации, используемой в смежных задачах комплекса задач бухгалтера по учету ГП.
1.1.1.5.5. Интерфейсы. В системе должна быть предусмотрена возможность взаимодействия с внешними системами на уровне обмена данными и унификации нормативно-справочной информации.