Лабораторная работа 3 Создание проекта

Цель

Изучить основные способы планирования и работы с ключевыми датами проекта, освоить настройку календаря и формирование списка исключений.

Теоретические сведения Формирование проекта

Project позволяет наилучшим образом спланировать выполнение проекта, обеспечить оптимальное использование ресурсов, эффективно контролировать реализацию проекта, решать множество других рутинных и трудоемких задач.

Все это облегчает работу руководителя, но не заменяет ее.

Прежде, чем проект будет сформирован в Project, он должен быть создан в голове руководителя.

При создании проекта нужно четко понимать все задачи, решаемые в его рамках, их содержание и трудоемкость, последовательность выполнения задач и наличествующие между ними связи, возможные ограничения и т.д.

При создании проекта нужно четко знать все ресурсы, требующиеся для его реализации, их возможности (для трудовых ресурсов) и стоимость (для материальных ресурсов и затрат), доступность в тот или иной период времени и т.д.

Использование Project не компенсирует плохую работу руководителя. Project не сможет вместо руководителя вставить пропущенную задачу, добавить забытый ресурс, сделать верное назначение ресурса.

Разумеется, трудно и почти невозможно все продумать заранее. В процессе создания проекта в Project, конечно же, возможны добавления и исправления первоначального плана проекта. Тем не менее, основная канва проекта должна быть разработана еще до того, как он будет создаваться в Project.

В рамках данного учебного курса будет рассматриваться проект создания сборника научных статей небольшим издательством научной литературы.

Основными этапами проекты являются:

• формирование сборника (рассылка приглашений, отбор материалов к публикации);

• издательская подготовка (редактура, корректура, верстка и т.п.),

• печать издания.

Более подробно конкретные задачи, решаемые в рамках проекта, будут рассмотрены в соответствующей лекции.

Издательство обладает необходимыми ресурсами для реализации проекта:

• штат сотрудников (научные сотрудники, редакторы, корректоры, верстальщики, художник и т.д.);

• компьютерная техника для подготовки издания;

• типография.

Более подробно конкретные ресурсы, используемые в рамках проекта, будут рассмотрены в соответствующей лекции.

Способ планирования и ключевая дата Выбор способа планирования и фиксация ключевой даты

Существует два способа планирования проекта: от даты начала или от даты окончания. По умолчанию установлено планирование от даты начала.

Практически все проекты следует планировать на основе даты начала. Такое планирование позволит обеспечить максимальную гибкость, даже если известна дата завершения проекта.

Но в некоторых случаях может потребоваться планирование на основе даты окончания. Этот способ применяют в следующих случаях:

• требуется определить дату начала проекта исходя из конкретной даты окончания проекта;

• точная дата начала проекта неизвестна (например, работа поступает из другого источника, и могут возникнуть задержки);

• планирование на основе даты окончания требуется согласно вашей методологии управления проектами.

Работа с проектами, запланированными на основе даты окончания, имеет свои особенности, которые будут рассмотрены в соответствующих разделах курса.

Следует иметь в виду, что планирование проекта можно выполнять только на основе даты начала или даты окончания, но не на основе этих двух дат одновременно.

При создании проекта необходимо указать ключевую дату (дату начала проекта либо дату окончания проекта). По умолчанию датой начала (окончания) всех новых проектов является текущая дата, но можно (а при планировании от даты окончания, как правило, обязательно нужно) выбрать и другую дату начала.

Способ планирования и ключевая дата устанавливаются в сведениях о проекте.

• На вкладке Проект в группе Свойства нажмите кнопку Сведения о проекте.

• В диалоговом окне Сведения о проекте для <Название проекта> (рис. 3.1) в раскрывающемся списке Планирование от выберите способ планирования: от даты начала или от даты окончания.

Рис. 3.1. Выбор способа планирования и фиксация ключевой даты

• В зависимости от выбранного способа планирования будет доступно одно из полей: Дата начала или Дата окончания. Щелкните по стрелке соответствующего поля и в появившемся календаре выберите нужную дату. При желании дату можно ввести и с клавиатуры.

Пока проект не содержит никаких задач, дата начала совпадает с датой его окончания. Как только задачи ненулевой длительности будут добавляться в проект, дата окончания для проектов, планируемых от начала, (дата начала для проектов, планируемых от окончания) будет пересчитываться автоматически.