3. Учет денежных документов и переводов в пути.

Кроме наличных денег в кассе предприятия могут храниться ценные документы, в которые предприятие вложило свои средства. Это путевки в дома отдыха и санатории, почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, акцизные марки, оплаченные авиабилеты и т.д.

Эти документы учитываются на субсчете 50/3 «Денежные документы» по номинальной стоимости.

Приобретение денежных документов отражается в учете бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 50/3

Кредит счетов 51,52,76

Путевки в дома отдыха, санатории чаще всего выдаются на льготных условиях, когда работники оплачивают лишь часть их номинальной стоимости. Остальная часть суммы погашается за счет собственных средств предприятия (в составе внереализационных доходов).

На сумму, внесенную в кассу работником за путевку, составляется проводка:

Дебет счета 50/1

Кредит счета 50/3

На разницу между номинальной стоимостью путевки и суммой, внесенной работником, составляется запись:

Дебет счета 92/2

Кредит счета 50/3

Синтетический учет операций с денежными документами ведется в журнале-ордере № 1. Аналитический учет ведется по видам денежных документов.

Перечисление денежных средств предприятию и их зачисление на расчетный счет не всегда совпадают во времени, поэтому в ряде случаев к концу отчетного месяца может возникнуть ситуация, когда денежные средства, перечисленные почтовыми переводами или сданные инкассаторам, не зачислены на расчетный счет.

Такие суммы называются денежными переводами в пути. Для учета таких средств в бухгалтерском учете используется синтетический активный счет 57 «Переводы в пути».

Хозяйственные операции с переводами в пути отражаются на счетах бухгалтерского учета следующим образом:

1) На сумму сданных инкассаторам или на почту денежных средств.

Дебет счета 57

Кредит счета 50/1

2) При фактическом зачислении денежных средств на расчетный счет.

Дебет счета 51

Кредит счета 57

Основанием для принятия на учет сумм по счету 57 «Переводы в пути» являются квитанции учреждения банка, копии сопроводительных документов на сдачу денег инкассаторам.

Учет операций по счету 57 «Переводы в пути» ведется в журнале-ордере № 3.

4. Учет расчетов с подотчетными лицами.

Предприятия производят расходы на служебные командировки, почтово-телеграфную связь, покупку канцелярских принадлежностей и вспомогательных материалов. Обычно такие расходы оплачиваются наличными деньгами через подотчетных лиц. Подотчетными лицами называются работники, получившие деньги из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру на определенные цели.

Чаще всего деньги в подотчет выдаются на командировочные расходы. Порядок расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам установлен «Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в Республике Беларусь» (утверждена Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 35 от 12 апреля 2000 г. в редакции Постановления № 29 от 29 февраля 2008 г.)

Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Основанием для выдачи средств работнику в качестве аванса является приказ (распоряжение) о командировании работника с указанием пункта назначения, срока, цели и продолжительности командировки.

На сумму выданного аванса составляется проводка:

Дебет счета 71

Кредит счета 50

Работники обязаны в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию авансовый отчет о расходах на командировку и возвратить в кассу предприятия неизрасходованный остаток аванса. К нему прилагаются командировочное удостоверение с отметками «выбыл» и «прибыл» во всех пунктах командировки, билеты на проезд и квитанция гостиницы.

В сумму расходов, отражаемых в авансовом отчете, включаются:

1) Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования всех видов (кроме такси).

Указанные расходы оплачиваются в размере стоимости представленных подлинных билетов на проезд. Командированному работнику возмещаются также расходы на проезд до железнодорожной станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, расходы по бронированию билетов, расходы за пользование в плацкартных, купейных и мягких вагонах поездов постельными принадлежностями при наличии подтверждающих их оплату документов.

Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит.

2) Расходы по найму жилого помещения.

Указанные расходы возмещаются в размере, указанном в представленных подлинных документах гостиницы (счетах, квитанциях), но не выше стоимости одноместного номера (одного места в многоместных номерах). Расходы по бронированию мест в гостинице компенсируются при наличии документов, подтверждающих оплату бронирования жилья. Стоимость завтрака, если он включен в счет гостиницы, возмещению не подлежит.

Расходы по найму жилого помещения без предоставления подтверждающих документов возмещаются в размере 4500 рублей, исходя из количества ночей нахождения в месте командировки (кроме времени нахождения в пути).

3) Суточные. Они оплачиваются в размере, установленном Министерством финансов Республики Беларусь (в настоящее время – 15000 рублей), за каждый день нахождении в месте командировки, включая выходные и праздничные дни, а также за время нахождения в пути. При однодневных командировках в населенные пункты, откуда имеется возможность возвращаться к месту постоянной работы, суточные оплачиваются в размере 7500 рублей.

При служебных командировках в зарубежные страны нормы суточных и расходов по найму жилья установлены в долларах США, евро и других валютах для каждой страны отдельно (Постановление Министерства финансов Республики Беларусь № 7 от 30.01.2001 г.)

Списание командировочных расходов согласно авансовому отчету отражается бухгалтерской записью:

Дебет счетов 25,26

Кредит счета 71

На операционные и хозяйственные расходы деньги выдаются на срок не более трех рабочих дней. О фактических расходах подотчетное лицо составляет авансовый отчет с приложением к нему оправдательных документов (счета магазинов с указанием наименований материальных ценностей, их количества, цены и суммы, штампа магазина и подписи продавца). Новый аванс выдается только при условии полного расчета по предыдущему авансу.

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Дебетовое сальдо означает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию, а кредитовое сальдо – сумму задолженности предприятия перед работниками по произведенным ими расходам.

В бухгалтерском учете могут быть составлены следующие бухгалтерские проводки:

1) На стоимость ценностей, оплаченных подотчетными лицами.

Дебет счетов 07,08,10,41

Кредит счета 71

2) На сумму расходов по погрузке, разгрузке и упаковке продукции, оплаченных экспедитором за счет подотчетных сумм.

Дебет счета 44/1

Кредит счета 71

3) При возврате неизрасходованного аванса в кассу.

Дебет счета 50

Кредит счета 71

4) При удержании невозвращенных средств из заработной платы.

Дебет счета 70

Кредит счета 71

Синтетический и аналитический учет операций с подотчетными лицами ведется в журнале-ордере № 7.