Ввод данных в ячейки. Выделение областей в таблице.

В ячейки таблицы Excel можно вводить данные трех типов: текст, число, формула. Ввод данных осуществляется непосредственно в текущую ячейку или в строку формул. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул.

Общие правила ввода данных

• Выделите ячейку.

• Введите данные с клавиатуры непосредственно в ячейку или в строку формул.

• Подтвердите ввод. Подтвердить ввод можно одним из трех способов: нажать клавишу Enter или Tab; нажать кнопку Ввод (галочка) в строке формул; выделить любую другую ячейку на листе (нельзя использовать при вводе формул).

При вводе данных переводить текстовый курсор в ячейке клавишами клавиатуры нельзя. Это можно сделать только с использованием мыши. Необходимо навести указатель мыши и один раз щелкнуть левой кнопкой.

Для отказа от ввода данных в ячейку следует нажать клавишу Esc или кнопку Отмена (крестик) в строке формул.

В ячейке может находиться до 32767 символов. Исключение составляют формулы. Длина записи для формулы – 8192 символа.

Текстовые данные представляют собой строку символов произвольной длины. Все, что не может интерпретироваться Excel как число или формула, воспринимается программой как текст. Текстовые данные автоматически выравниваются по левому краю ячейки. Когда длина текста превышает ширину ячейки, его часть отображается в соседней ячейке, если она пуста. Иначе текст «обрезается», – в этом случае можно увеличить ширину столбца.

	А	В	С
1	Наименование товара	Цена единицы	Кол-во
2

При вводе текста нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис ( – ). Это может затруднить последующую работу с данными (сортировки, выборки и т. п.).

Числовые данные – это целые или вещественные числа. Дробная часть должна отделяться от целой части запятой. Числа автоматически выравниваются по правому краю ячейки.

При первоначальном вводе числа (до изменения ширины столбцов) в ячейку может отобразиться число из 11 цифр. При этом ширина столбца может автоматически увеличиться. При вводе большего числа число будет отображено в экспоненциальном формате. Например, число 5980000000000000000000000 будет отображено как 5,98E+24, что означает 5,98 умноженное на 10²⁴.

Если же ширина столбца была уменьшена и число не помещается в ячейке, то вместо числа в ячейке отображаются символы ####. При этом число можно увидеть в строке формул или в виде всплывающей подсказки при наведении указателя мыши на ячейку. В ячейке число может быть отображено при увеличении ширины столбца или при уменьшении размера шрифта.

Числовые данные имеют несколько форматов. Формат числовых данных можно установить:

• Вкладка Главная =>группа Число =>кнопка вкладка Число

• используя кнопки на вкладке Главная => группа Число, которые позволяют установить в текущей ячейке (или диапазоне) денежный, процентный и финансовый форматы, а также изменить разрядность (количество десятичных знаков).

Выделение областей

Еще одним объектом таблицы является диапазон ячеек. Его можно выделить из подряд идущих ячеек в строке, столбце или прямоугольнике. При задании диапазона указывают его начальную и конечную ячейки, в прямоугольном диапазоне — ячейки левого верхнего и правого нижнего углов. Наибольший диапазон представляет вся таблица, наименьший — ячейка. Примеры диапазонов — A1:A100; B12:AZ12; B2:K40.

Если диапазон содержит числовые величины, то они могут быть просуммированы, вычислено среднее значение, найдено минимальное или максимальное значение и т.д.

Чтобы выделить смежные ячейки, нужно нажать левой кнопкой мышки сначала на одну ячейку, а потом, не отпуская клавишу мыши, растянуть выделение на всю область. Выделенные области также можно копировать и вставлять в другие места таблицы.

Вместо протягивания мыши можно использовать клавишу SHIFT. Щелкнув на первой ячейке диапазона, можно нажать клавишу SHIFT и, не отпуская ее, щелкнуть на последней ячейке. Если последняя ячейка находится за пределами экрана, то завершить операцию можно после прокрутки. При выборе больших диапазонов этот метод удобнее, чем протягивание.

Чтобы выделить строку таблицы или несколько строк нужно щелкнуть левой кнопкой мыши на цифровом обозначении номера строки или, не отпуская, протащить.

С толбцы выделяются также как и строки, только нужно нажимать левой кнопкой мыши на буквенное обозначение столбца.

Для выделения несмежного диапазона ячеек, нужно при выборе ячеек удерживать нажатой клавишу CTRL.

Щелчок на кнопке в левом верхнем углу рабочей области позволяет выбрать весь рабочий лист целиком.

Ввод одного и того же значения в несколько ячеек одновременно

Выделите ячейки, в которые необходимо ввести данные. Выделенные ячейки могут быть как смежными, так и несмежными. Введите данные и нажмите клавиши CTRL+ENTER.