Раздел 2. Организация профессиональной деятельности с помощью средств Microsoft Office.

2.2. Обработка информации средствами Microsoft Excel.

Лекция № 6. «Интерфейс программы. Создание и редактирование табличного документа»

План

1. Назначение и интерфейс.

2. Ввод данных в ячейки. Выделение областей в таблице.

3. Создание и редактирование табличного документа.

4. Выполнение операции перемещения, копирования и заполнения ячеек. Автозаполнение.

Назначение и интерфейс.

При работе с большими объемами данных важную роль играет их наглядность. Поэтому часто данные, особенно числовые, удобно представлять в виде таблиц. Благодаря наглядности также намного упрощается проведение любых расчетов, использующих данные, хранящиеся в таблицах. Автоматизация же табличных расчетов во много раз повышает эффективность и качество работы.

Компьютерные программы, предназначенные для хранения и обработки данных, представленных в табличном виде, называют табличными процессорами, а создаваемые ими таблицы электронными таблицами.

Из современных табличных процессоров можно назвать:

• Excel (англ. excel – преобладать, превосходить), который входит в пакет программ MicrosoftOffice;

• Calc (англ. calculator – вычислитель, калькулятор), который входит в пакет программ StarOffice;

• GNumeric (англ. GNU – проект по созданию программного обеспечения свободного распространения, numeric – числовой), который свободно распространяется и др.

MS Excel, входящий в состав пакета MicrosoftOffice, сегодня является одним из самых популярных табличных процессоров, и именно с ним мы познакомимся на практических занятиях.

Электронные таблицы позволяют решать целый комплекс задач:

Выполнение вычислений. Издавна многие расчеты выполняются в табличной форме, особенно в области делопроизводства: многочисленные расчетные ведомости, сметы расходов и т. п. Электронные таблицы автоматизируют расчеты, позволяя хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними. При изменении значений исходных данных все результаты в таблице автоматически пересчитываются.

Математическое моделирование. ЭТ являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее приемлемый.

Графическое представление данных. В электронных таблицах предусмотрен также графический режим работы, который дает возможность представления в виде графиков, диаграмм числовой информации, содержащейся в таблице.

Использование электронной таблицы в качестве базы данных. Конечно, по сравнению с СУБД электронные таблицы имеют меньшие возможности в этой области. Однако некоторые операции манипулирования данными, свойственные реляционным СУБД, в них реализованы. Это поиск информации по заданным условиям и сортировка информации.

Кроме того, электронные таблицы просты в обращении, быстро осваиваются непрофессиональными пользователями компьютера и во много раз упрощают и ускоряют работу бухгалтеров, экономистов, ученых.

Рабочим полем табличного процессора является экран дисплея, на котором электронная таблица представляется в виде прямоугольника, разделенного на строки и столбцы. Строки нумеруются сверху вниз. Столбцы обозначаются слева направо. Нумерация столбцов обычно осуществляется с помощью латинских букв (поскольку их всего 26, а столбцов значительно больше, то далее идёт такая нумерация — AA, AB, ..., AZ, BA, BB, BC, ...), а строк — с помощью десятичных чисел, начиная с единицы (1, 16, 278 и т. п.). Место пересечения столбца и строки называется ячейкой. Каждая ячейка таблицы имеет свой собственный адрес. Адрес ячейки электронной таблицы составляется из заголовка столбца и заголовка строки, например: А1, F123, R1, AD11.

Для работы с таблицей используется табличный курсор, — выделенный прямоугольник, который можно поместить в ту или иную ячейку. Ячейка, с которой производятся какие-то действия, выделяется табличным курсором и называется активной.

Иногда электронная таблица может быть составной частью листа, листы, в свою очередь, объединяются в книгу (такая организация используется в Microsoft Excel). В строке заголовка отображается название программы (Microsoft Excel) и имя документа. При сохранении файлу по умолчанию присваивается имя Книга1, расширение – xlsx.

лента

кнопка Office

строка формул

панель быстрого доступа