3. Организация коммерческой деятельности по закупкам
Товароснабжение является завершающим этапом в технологической цепи продвижения товаров от производства до потребителя и представляет собой завоз товаров в розничную торговую сеть. Этот процесс является весьма ответственным и включает комплекс коммерческих, организационных, технологических операций, способствующих достижению главной цели - продаже товаров. Товароснабжение должно выполнять следующие задачи [3,c.166]:
обеспечить поступление товаров в нужные место и время и в требуемом объеме и ассортименте;
максимально удовлетворить спрос населения, оперативно и с наименьшими затратами обеспечить завоз товаров;
гибко реагировать на изменение спроса и конъюнктуры рынка;
обеспечить наличие необходимых населению товаров и ускорение их оборачиваемости;
обеспечить доставку товаров без излишних промежуточных звеньев, по самому короткому пути.
В условиях формирования рыночных отношений особую роль в деятельности фирмы играет активизация коммерческой деятельности, важной частью которой является эффективное осуществление закупок товаров.
Наиболее важным моментом является выбор поставщиков и размещение заказов. Выбор поставщиков зависит, в первую очередь от цены и качества выпускаемой продукции, от длительности связей с изготовителем, стабильности его экономического положения, географического местоположения. Последний фактор немаловажен, потому что независимо от того, входят транспортные издержки в цену продукции или нет, отдаленность поставщиков от потребителей влияет на скорость доставки им грузов и возможность оперативного регулирования грузопотока.
Критериями при отборе поставщиков могут быть следующие показатели:
сроки поставки;
готовность к поставке;
обязательность при поставе;
качество поставок;
гибкость;
информационная готовность;
Источниками получения необходимых предприятию товаров могут быть как предприятия-изготовители, так и различные коммерческие и посреднические организации. При этом одни товары могут иметь одного поставщика, другие - двух и более поставщиков, у третьих в качестве поставщика может выступать и оптовая база, и производственное предприятие.
Способы получения товаров также разнообразны. Это может быть получение товаров на складах поставщика, на складах и базах оптовых фирм, на станциях отправления или назначения, на складах отдела снабжения предприятия-потребителя.
Доставка грузов на склады отдела материально-технического снабжения предприятия осуществляется различными видами транспорта, каждый из которых имеет свои особенности, определяющие сферу его применения. Крупные, массовые грузы от иногородних поставщиков доставляются, как правило, железнодорожным транспортом. Мелкопартийные грузы обычно доставляются автомобильным транспортом. При этом может использоваться транспорт изготовителя, потребителя либо специализированной транспортной организации.
Товары в гипермаркет могут быть доставлены централизовано или децентрализовано. При централизованной форме поставщики обеспечивают в необходимом количестве транспорт, ведут погрузочно-разгрузочные работы, отвечают за сохранность в пути и своевременную доставку товаров в гипермаркеты.
При децентрализованной доставке (самовывозе) все операции по завозу товаров, начиная с поиска транспорта, торговое предприятие берет на себя. Это ведет к росту издержек обращения, нерациональному использованию автотранспорта.
Планирование деятельности ВТЦ "Корона" осуществляется на основе прогноза развития рынка, который ведется в долгосрочном, среднесрочном и краткосрочном разрезах. Долгосрочное прогнозирование позволяет из выявленного набора вариантов возможного развития рыночной ситуации выбрать оптимальный для торгового предприятия с учетом ее производственно-технических возможностей и наличия ресурсов.
План маркетинга ВТЦ "Корона" включает в себя несколько разделов: результаты проведенных рыночных исследований, систему целей и стратегию деятельности предприятия, маркетинговые цели и стратегии, планы продаж (сбыта), рекламных мероприятий, разработку ценовой политики и системы обслуживания.
Изучение и выбор поставщиков на ВТЦ "Корона" осуществляется теми же путями как и другие маркетинговые исследования. Также у предприятия имеются наработанные связи с поставщиками, которые функционируют уже не первый год.
Товароведы являются самым важным звеном при закупе товаров, т.к. их мнение интересно как продавцу, так и покупателю. До каждого структурного подразделения доведены ассортиментные перечни. Специалисты коммерческой службы осуществляют контроль за соблюдение ассортиментного перечня. Предприятие ВТЦ "Корона" подчиняется требованию придерживаться выделенных объемов. В условиях высокой конкуренции торгующих систем города, низкой покупательской способностью населения, продать товар быстро и освоить в полном объеме выделенные ресурсы с каждым годом становится сложно и проблематично. Однако, принимая все меры, при закупке товара ориентируемся на среднего покупателя, приоритет отдает отечественным товарам.
Формирование хозяйственных связей, их общее количество и сложность находятся под влиянием множества разнообразных факторов.
Наиболее существенные факторы:
масштабы общественного производства и сложность его отраслевой структуры;
процесс углубления специализации и производственной кооперации в промышленности;
ассортимент, объемы и качество производимой и потребляемой в народном хозяйстве продукции.
От того, каким образом сформированы хозяйственные связи, от их структуры и организации во многом зависят экономические показатели сферы обращения. Сложность проблемы организации хозяйственных связей между поставщиками и потребителями состоит в том, что в стране имеются сотни тысяч предприятий и организаций находящихся в многообразных деловых контактах друг с другом, связанных обязательствами по взаимным поставкам продукции.
К важнейшим элементам закупочной работы относится установление хозяйственных связей с поставщиками товаров.
Источниками информации о поставщиках предприятия, видах реализуемой продукции, ценах, наценках и скидках являются реклама на телевидении, печатных изданиях, Интернет, а так же личные беседы с поставщиками и компаньонами.
Таблица 3.1 - Основные этапы планирования закупок
Наименование подразделения |
Наименование разрабатываемого документа (плана) |
Планируемые показатели |
Планово-экономическое управление |
План закупок и реализации |
Объем закупок, объем реализации, остатки на конец периода |
Товаровед |
План реализации |
Объемы реализации |
Отдел снабжения |
Разработка номенклатуры и ассортимента продукции |
Структура закупок, список поставщиков |
Источник: собственная разработка
В процессе перемещения товаров непосредственно в сфере обращения и их доведения до конечного потребителя звенья розничной торговли широко взаимодействуют, устанавливая так называемые внутриотраслевые хозяйственные связи. Основной целью установления таких связей является формирование торгового ассортимента рыночных ресурсов потребительских товаров, их рациональное распределение по районам страны, торговым системам и предприятиям в объеме и ассортименте, соответствующих спросу населения, и доведение этих товаров при помощи промежуточных звеньев до конечного пункта товаропроводящей цепи - до гипермаркета. В своей значительной части хозяйственные связи, межотраслевые и внутриотраслевые, устанавливаемые предприятиями оптовой, розничной торговли с промышленностью, определяют их взаимоотношения по поставкам товаров, выпуск которых еще только намечен в очередном хозяйственном году. Хозяйственные связи по поставкам предварительно заказываемых товаров по продолжительности функционирования чаще всего бывают годовыми. Такие связи возникают главным образом по поставкам товаров, распределение которых по определенным районам страны, отдельным торговым системам и предприятиям частично осуществляется в централизованном порядке на основе госзаказа [8, с.454].
Подавляющая часть хозяйственных связей ВТЦ "Корона" представляет из себя заключение договоров с поставщиками на поставку товаров в течении определенного срока, который варьируется от разовых поставок до 3, 6 месяцев и 1 года. В таких случаях продаются и покупаются уже произведенные и находящиеся на складах промышленных или оптовых торговых предприятий, в том числе и завезенные по импорту. Сущностью таких хозяйственных связей являются полная свобода в реализации и закупках товаров предприятиями продавцами и покупателями. Но любая торговая фирма предпочитает иметь дело с устоявшимся кругом поставщиков и старается заключить с ними более длительные договора, с возможностью их продления (1год).
На исследуемом предприятии не ведется четкий учет прочего выбытия товаров. К прочему выбытию товаров относится лом, порча продукции, безвозмездная передача, выбытие в результате стихийного бедствия и т.п.
При работе с поставщиками положительный эффект имеет большое количество договоров. В случае, когда поставщик наряду со своим товаром видит в торговом зале и товар конкурентов, это создает предпосылки для здорового соперничества. Торговая организация не зависит полностью от одного поставщика, может диктовать свои условия, требовать улучшения условий поставки.
Товаровед рассматривает отчет по проведенному анализу, формулирует соответствующую резолюцию и передает его руководству организации для окончательного решения о целесообразности сотрудничества с потенциальным поставщиком.
При положительном ответе специалист готовит проект контракта (договора поставки), в котором указывает сроки и условия оплаты. В проекте контракта должны быть адекватно отражены требования к качеству поставляемого товара, соответствию товара и его упаковки международным стандартам, стандартам Республики Беларусь.
В контракте оговариваются место, порядок и условия приемки покупателем товара по количеству и качеству; порядок и условия взаимодействия сторон при обнаружении у покупателя несоответствия товара по количеству или качеству контрактным требованиям.
Проект договора поставки рассматривается директором, товароведом.
Успешному проведению закупочной работы способствует разработка ВТЦ "Корона" оперативных планов закупок, предусматривающих объемы товаров, подлежащих закупке, сроки заключения договоров, согласования и уточнения спецификаций и отгрузки товаров, ответственных лиц за проведение закупок.
Организационная схема управления снабжением ВТЦ "Корона" можно представить следующей схемой.
Р
исунок
3.1 - Управление маркетингом закупок на
ВТЦ "Корона"
Источник: данные предприятия
Списочная численность работников отдела снабжения составляет 5 человек, из них - 4 человека имеют высшее образование, 1 человек получает высшее образование в Институте предпринимательства и управления.
Отдел возглавляется начальником отдела снабжения, который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом директора ВТЦ "Корона". На должность начальника отдела снабжения назначается лицо, имеющее высшее экономическое (инженерно-экономическое) образование и стаж экономической работы, в том числе на руководящих должностях, не менее 5 лет.
Начальник отдела снабжения ВТЦ "Корона" осуществляет непосредственное руководство деятельностью отдела, используя активную поддержку коллектива в выполнении поставленных перед отделом задач.
Для поставки товаров на 2014 год ВТЦ "Корона" заключено 245 договоров с поставщиками различных форм собственности, в том числе с 52 промышленными предприятиями Республики Беларусь. В целях расширения ассортимента товаров в 2014 году запланировано дальнейшее осуществление личных отборок товаров у поставщиков, что обеспечивает качество продукции и оптимальную структуру ассортимента продукции.
В целях организации бесперебойной поставки товаров в ВТЦ "Корона" ведётся договорная основа закупки товаров, которая заключается в заключении договора на поставку партии продукции, согласованного обеими сторонами.
Пример договора поставки представлен в приложении А.
Данный договор состоит из 8 основных пунктов:
Предмет договора.
Предметом договора является товар, в количестве, согласованном в прилагаемой заявке.
Цель приобретения договора.
Розничная торговля, для собственных нужд.
Условия поставки товара.
Расчёт за товар производится путём переведения денежных средств на расчётный счёт продавца в течение 5 календарных дней с момента отгрузки товара.
Порядок расчётов.
Ответственность сторон.
Обстоятельства непреодолимой силы.
Срок действия договора.
Договор вступает в силу с момента подписания и действует до полного завершения расчётов по нему.
Заключительные положения.
При обсуждении условий договора имеет большое значение способ и сроки оплаты товара. Здесь обе стороны имеют свои интересы. Продавцу выгоднее предоплата за поставляемый товар, т.к. это гарантирует поступление денег. Покупатель же стремится взять товар с отсрочкой платежа или на реализацию (консигнацию). В этом случае деньги уплачивает продавцу по мере реализации товара, следовательно, нет необходимости в оборотных средствах, собственность на товар не переходит и не платится налог на имущество, товар можно вернуть.
Не во всех договорах предусмотрен пункт "Тара и упаковка", в котором должны учитываться условия возврата и оплаты тары.
Сильные и слабые стороны организации хозяйственных связей с покупателями продукции, отражены в таблице 3.2.
Таблица 3.2 - Сильные и слабые стороны организации хозяйственных связей с поставщиками продукции по ВТЦ "Корона"
Организация хозяйственных связей ВТЦ "Корона" с покупателями |
|
Сильные стороны |
Слабые стороны |
1. Изучается реализованный спрос с помощью анализа оборачиваемости, товарных запасов, структуры товарооборота |
1. Не применяются активные методы изучения спроса |
2. Изучается нереализованный спрос с помощью журнала учета нереализованного спроса. |
2. Не предусмотрены в договорах штрафные санкции за нарушение условий договоров поставщиками. |
3. Места коммерческих работников полностью автоматизированы |
3. Отсутствуют согласованные спецификации на покупателям |
4. Для оптимизации условий договоров используется протокол разногласий |
4. Поставщик требует оплату за поставленный товар платежными поручениями Покупателям в течение от 35-55 календарных дней, учитывая, что оборачиваемость изделий составляет 40 дней. Необходимо заключать договора на более выгодных условиях со сроком оплаты за поставленные товары от 55-60 дней |
5. В качестве поощрения идут на уступки в виде продления сроков оплаты и дополнительного увеличения комиссионного вознаграждения |
5. В договорах не акцентируется вопрос оплаты за тару |
6. По договоренности расчеты за товар могут производится банковскими векселями, что продляет сроки оплаты, оптимизируются условия доставки |
6. При нарушении сроков оплаты Покупатель уплачивает поставщику пеню в размере 0,15-0,2% от стоимости неоплаченного в срок товара за каждый день просрочки |
7. Труд работников, занимающихся коммерческой деятельностью стимулируется |
|
Иточник: собственная разработка
Даже, несмотря на установившееся долгосрочные, прочные хозяйственные связи с поставщиками продукции ВТЦ "Корона" необходимо применять к покупателямм штрафные санкции за невыполнение условий по договору. Четкое и неуклонное исполнение договорных обязательств является реальным условием эффективности договорной работы.