Работники
В этом реестре находится перечень всех работников организации. При добавлении нового работника заполняются поля: «Табельный номер», «Фамилия», «Имя», «Отчество».
Помимо модуля «Заработная плата и кадры» этот реестр широко используется в других модулях, например, для указания материально-ответственных лиц (МОЛ), и лиц, ответственных за проведение соответствующих операций.
Следует отметить, что, вызов реестров, принадлежащих соответствующим модулям, продублирован в их иерархическом меню. Например, реестр «Товары» можно вызвать с помощью пункта иерархического меню: «Операции / Счета, накладные, счета-фактуры / Справочника / Товары», а реестр «Работники»
Справочники
Доступ к справочникам всех модулей и
блоков программы Инфо-Бухгалтер 10
можно получить через меню Операции/
<Модуль (Блок)> / Справочники.
Как уже отмечалось, доступ к отдельным реестрам, дублирован пунктом «Реестры» главного меню программы Инфо-Бухгалтер 10.
На рисунке показан доступ к справочнику товаров через меню Операции/ «Счета, Накладные, Счета-фактуры» / Справочники, а также при помощи меню Реестры / Товары (Рисунок 22).
Рисунок 22 Справочник (реестр) «Товары» модуля «Счета, Накладные, Счета-фактуры»
Ввод информации в справочники и реестры возможен в процессе их использования, таким образом, можно сразу приступить к работе, не заполняя их. В некоторых справочниках уже содержится некоторые данные по умолчанию.
Изменение наименования заголовка столбца
Необходимо отметить, что некоторые пользователи придают большое значение заголовкам столбцов, так как именно они отражают суть, содержащейся в них информации. Предположим, Вас не устраивает заголовок столбца «Название» (Рисунок 22 и Рисунок 23) и Вы желаете его заменить, к примеру, на - «Наименование» (Рисунок 24).
Рисунок 23. Заголовок столбца до переименования
Для этого достаточно в заголовке столбца щелкнуть правой кнопкой мыши. В открывшемся контекстном меню установить курсор в стоке «Переименовать …» (Error: Reference source not found) и щелкнуть основной клавишей мыши.
Рисунок 24. Переименование заголовка столбца
После этого, в открывшемся окне «Переименование столбца», в поле «Заголовок» следует ввести новое имя (Рисунок 25).
Рисунок 25. Окно «Переименование столбца»
После нажатия кнопки ОК окно закроется, а в заголовке столбца Вы увидите новое его имя, соответствующее Вашим пожеланиям и требованиям (Рисунок 26).
Рисунок 26. Заголовок столбца после переименования
Щелчком мыши в строке «Товары» (Рисунок 22), откроем окно Справочника товаров (Рисунок 27).
Рисунок 27. Окно Справочника товаров
В этом справочнике информация представлена в виде таблицы с тремя столбцами.
Следует подчеркнуть, что поля «Код» и «Наименование» во всех справочниках, являются основными. Их заполнение - обязательно.
Код - это уникальный идентификатор позиции справочника. В качестве кода рекомендуется применять сокращенное наименование объекта учета (например, для позиции «Административно–управленческий персонал», использовать код - АУП), или цифровую запись (например, позиции «Административно–управленческий персонал», присвоить код - 001). Можно применять и другие способы кодировки, позволяющие составлять, по возможности, короткие, но, в то же время понятные мнемокоды (Рисунок 28).
Рисунок 28. Цифровой код в «Справочнике должностей»
Замечание В коде недопустимо использование символов ‘\’ и ‘/’, рекомендуется также избегать пробелов, знаков препинания и кавычек.
Программа позволяет изменять коды уже существующих объектов, при этом во всех местах использования объекта его код будет заменен автоматически (например, можно изменить табельный номер работника в середине года без потери каких либо данных по нему с начала года).
Наименование объекта – полное его наименование (например, для работников их фамилия, имя и отчество). Наименование объекта используется при выводе данных по объекту во всех выходных документах и отчетных формах.
Не будем подробно останавливаться на всех функциях и возможностях окон справочников, так как об этом нас ждет отдельный разговор, а сейчас рассмотрим инструменты поиска объектов в справочниках.