Тема 3.3. Документальний супровід процесу пошуку роботи випускниками внз

План:

1. Сутність ділових листів, їх характеристика

2.Види ділових листів, їх структура

3. Робота з оголошеннями про працевлаштування.

4. Написання ділових листів

5. Ви­моги складання та розміщення оголошення про пошук роботи.

1. Сутність ділових листів, їх характеристика

Діловий лист – це джерело інформації і одночасно, документ, складений звичайно на паперовій основі, який служить для досягненню певної поставленої мети.

Службовий лист – це інформаційний документ, який використовується для спілкування в організаціях, підприємствах.

Листи можуть бути:

- інформаційними,

- супровідними

- рекомендаційними.

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа (перевагу віддають кутовому розташуванню основних реквізитів) або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи поздовжнього штампа адресанта). Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату A4 або А5.

Реквізити службового листа:

1 - дата (проставляють у день підписання документа);

2 - індекс (проставляють у день підписання документа);

3 - посилання на індекс і дату вхідного документа (роблять у листах-відповідях);

4 - гриф обмеження доступу до документа (проставляють у разі потреби);

5- адресат;

6- резолюція;

7 - заголовок до тексту (якщо обсяг тексту документа, виготовленого на аркуші формату A4, невеликий, то заголовка може не бути; на аркушах формату А5 заголовок до тексту не наводять);

8 — позначка про контроль;

9 — текст;

10 — позначка про наявність додатка (оформляють у разі потреби);

11 — підпис;

12 — гриф погодження;

13 — візи (оформляють у разі потреби на примірнику адресанта);

14 — відбиток печатки (проставляють у разі потреби);

15 — прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконавця);

16— позначка про виконання документа й направлення його до справи (оформляють від руки після виконання документа);

17 — позначка про перенесення даних на машинний носій;

18 — позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа).

2. Види ділових листів

Службові листи мають різне призначення, тому їх поділяють на ініціативні листи та листи-відповіді. Службові листи також розрізняють за змістом: виділяють інформаційні, супровідні та гарантійні листи.

Ініціативні листи - це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Тематика ініціативних листів необмежена залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивною або негативною. В разі негативної відповіді дається обґрунтування. Ініціативні листи можуть направлятися від імені керівника, керівництва чи трудового (студентського) колективу.

Ініціативні листи, своєю чергою, мають багато різновидів: лист-прохання, лист-вимога, лист-запит, лист-звернення, лист-пропозиція.

Зауважимо, що директивний лист, у якому орган вищого рівня надає доручення підлеглому навчальному закладу, також є ініціативним і потребує письмової відповіді.

Тематика ініціативних листів необмежена. Починатися вони можуть фразами: Звертаємося з проханням ... Просимо надіслати нам ...Будемо вдячні, якщо Ви розглянете наші пропозиції...

Усі ініціативні листи потребують обов'язкової відповіді. Службовий лист, який містить відповідь на ініціативний лист називається листом-відповіддю. Лист-відповідь може містити як позитивну, так і негативну відповідь на питання, порушене в ініціативному листі. Як правило, початок листа-відповіді може бути таким: У відповідь на Ваш лист повідомляємо ...

Ми уважно вивчили Ваші пропозиції й з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги підтримати їх з таких причин...

Якщо відповідь на ініціативний лист негативна, то текст листа-відповіді має містити ґрунтовне й чітке обґрунтування відмови.

Наголосимо на тому, що оскільки листи-відповіді завжди пов'язані з ініціативними листами, вони мають зберігатися в одній справі таким чином: під ініціативний лист потрібно підкладати лист-відповідь.

Рекламні листи — це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті.

Відразу варто зазначити, що як супровідні, так і рекомендаційні листи – необов'язковий атрибут у процесі вашого працевлаштування. Але це те важливе доповнення до резюме, яке здатне розширити інформацію про вас, а також підтвердити якість знань, навичок і серйозність ваших намірів.

Якщо ви відправляєте резюме потенційному роботодавцю, то можна написати й супроводжувального листа до цього резюме, особливо, якщо ви використовуєте резюме функціонального типу.

Супроводжувальний лист – це ваш шанс привернути до себе увагу потенційного роботодавця та справити гарне враження. Добре зорієнтований супроводжувальний лист спрямує увагу читача на ті аспекти вашого резюме, які представляють вас з вигідного для вас боку як з точки зору конкретного роботодавця, так і з урахуванням конкретної ситуації. Тут ви також маєте можливість продемонструвати знання фірми, в яку намагаєтесь влаштуватися, або хоча б відповідної сфери бізнесу. Слід пам’ятати, що супроводжувальний лист є єдиною можливістю детально пояснити ті аспекти вашої трудової діяльності (наприклад, безробіття або відсутність безпосереднього професійного досвіду), які в протилежному випадку можуть подати вас не зовсім вигідно. Незалежне дослідження американських учених виявили, що близько 69% керівників вважають супроводжувальний лист не менш важливим, ніж резюме.

Супровідні листи — це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Обсяг текстів таких листів, як правило, невеликий, тому доцільно оформляти їх на аркушах (бланках) формату А5. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз'яснити основні документи (наприклад, уточнити термін виконання, роз'яснити складні моменти, пояснити причину затримання тощо). Супровідні листи слід починати словами: «Надсилаємо...», «Направляємо...», «Відправляємо...». У текстах супровідних листів мають зазначатися заголовки, індекси й дати документів, що направляються.

Супровідний лист – це спосіб нагадати роботодавцеві про свої сильні сторони. Це як принцип реклами: чим частіше нагадуємо, тим краще.

Структура супровідного листа

1. Звернення. Якщо ви знайомі з адресатом особисто або вже зверталися до нього, зверніться по імені. Або напишіть: «Менеджеру з персоналу», «Начальнику відділу кадрів».

2. Вступний абзац. Містить інформацію про те, як ви дізналися про вакансію. Тут також потрібно повідомити мету листа. Важливо, щоб інформація цього абзацу зацікавила адресата.

3. Тіло листа. Містить кілька параграфів. Саме тут потрібно розташовувати інформацію, яка може викликати у роботодавця найбільшу зацікавленість у вашому працевлаштуванні. Розкажіть, чим ви займаєтеся зараз. Приділіть особливу увагу вашим професійним якостям і навичкам. Поясніть, чому ви пишете саме в цю компанію і претендуєте на цю позицію. Аргументуйте вашу зацікавленість у роботі в даній компанії.

4. Завершальний абзац. Ще раз демонструє вашу націленість на результат і зацікавленість у роботі.

5. Підпис. Використовуйте нейтральні вирази, наприклад, «З повагою» або «З найкращими побажаннями». Не забудьте поставити підпис.

6. Додаток. Містить перерахування документів, які додаються до листа.

Рекомендаційний лист - це письмовий відгук про навчання, роботу, діяльність особи. Рекомендація не завжди дається за місцем навчання або роботи. Отримати рекомендацію можна від людини, яка добре знає рекомендованого, його професійні та особистісні якості, коло інтересів, наукові досягнення тощо. Той, хто дає рекомендацію, повинен мати досить високий авторитет і визнання у своїй сфері діяльності, репутацію моральної людини. Це необхідні умови, оскільки йдеться про об’єктивність оцінки. А будь-яка організація зацікавлена у кваліфікованих і лояльних співробітниках.

Структура рекомендаційного листа:

1. Заголовок (вказати, кому надається рекомендаційний лист).

2. Підтвердження факту навчання в академії. У цьому абзаці той, хто дає рекомендацію, вказує свою посаду, регалії, протягом якого часу він знає студента, якому дає рекомендацію, ким він йому доводиться.

3. Коротка характеристика студента, чого досягнув, як себе зарекомендував. Необхідно вказати назву навчального закладу, факультет, спеціальність, на яких навчався студент; його участь у студентських наукових конференціях, Олімпіадах; отримані нагороди, дипломи; сказати про участь у суспільному житті навчального закладу.

4. Особисті якості. Тут варто зупинитися на особистісних якостях та особливостях поведінки того, кому надається рекомендація: враження, яке людина справляє при спілкуванні та взаємодії з іншими членами колективу, відповідальність, лояльність, доброзичливість тощо.

5. Координати. Посада, прізвище, ім'я, по батькові того, хто підписує рекомендаційний лист, контактний телефон, e-mail.

На рекомендаційний лист бажано поставити печатку академії. Якщо він розміщується на фірмовому бланку закладу, печатку ставити не обов’язково.

Заручитися рекомендаціями ви можете у людини, яка добре вас знає, оскільки ви у неї вчилися: викладач, керівник курсової чи дипломної роботи, завідувач кафедри, декан факультету.