4. Самоконтроль

Самоконтроль - обзор прошедшего дня.

Методы самоконтроля:

1. Ответы на вопросы.

Вспомогательные вопросы для осмотра результатов дня (контроля):

• Кто или что помешало мне сегодня достичь большего?

• Принес я сегодня пользу окружающим меня людям?

• Где я потерял много времени на мелочах?

• Где я занимался поверхностными вопросами?

• Где я занимался ненужной критикой?

• Где я пошел на бесполезные компромиссы?

• Где я выдвинул чрезмерные требования к своим партнерам?

• Что могло бы фирма по праву требовать от меня?

• Как могли бы судить обо мне мои подчиненные, коллеги, шеф?

• Мог ли я отказаться от каких-то дел?

Вопрос 7. Работа с информацией и формирование эффективной системы коммуникаций.

Информация и коммуникация. Это важнейшая фаза, потому что все другие фазы нуждается в ней. На руководителя ежедневно обрушивается поток информации, с которым ему приходится разбираться. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо для эффективной работы. Для того чтобы экономить свое время, руководителю необходимо разработать рациональный подход к получению, обработке и использованию информации.

1. Приемы рационального чтения.

Примерно 30% своего времени менеджеры тратят на чтение. Рациональное чтение помогает лучше справиться с потоком информации, поскольку бессистемное чтение означает потерю времени и пустую трату средств. Путем специальной тренировки можно усовершенствовать методику чтения и повысить скорость чтения за счет:

• избавление от вредных привычек и отвлекающих факторов;

• применение рациональной техники чтения.

Метод SQ3R используется на всех этапах чтения:

• к чтению;

• при чтении (во время чтения);

• после чтения.

Методы «к чтению»:

1. Сортировка материала для чтения: читайте только то, что Вам действительно нужно для получения информации.

2. Целенаправленно отбирайте и принимайте решение о том, надо ли читать вообще, и если да, то в каком объеме:

 что я должен прочитать?

 что я обязан прочитать?

 что я хочу прочитать;

 что я хочу с этим сделать?

 что можно было бы прочесть позже?

 что мне вообще не нужно читать?

Методы «во время чтения»:

 первое восприятие содержания;

 изучающее чтение - обобщение содержания и критическая оценка прочитанного;  обобщающее чтения - обобщение содержания и критическая оценка прочитанного.

Правила совершенствования методики чтения:

1. При просмотре и чтении текста думайте о том, какую информацию Вы хотите из него получить.

2. Просмотрите названия разделов, пробегите глазами тексты на суперобложке или краткое содержание, а также предисловие, вступительные замечания и вступ.

3. Выясните, что бы Вы хотели прочитать более интенсивно. При просмотре отдельных разделов обращайте внимание на вступительные и заключительные фразы, а также на ключевые слова.

4. Не задерживайтесь на примечаниях, частях текста, напечатанных мелким шрифтом, на аргументации, статистических данных, подробных описаниях и различных отступлениях автора.

5. Более словам, уделяйте значения содержания и идеи текста. Старайтесь понять прежде содержание высказываний частного и общего порядка.

6. Ищет сначала такие смысловые указатели, как подзаголовки, выделенные слова и предложения, а также таблицы.

7. Указатели в виде слов обращают Ваше внимание на усиление акцента в тексте:

• такие вступительные сигналы, как «особенно», «следовательно», «назад», «тем самым», «предлагаю», «поскольку», «потому что» и т.п., указывают на основную мысль; следует прочитать предыдущую или следующую часть (абзац);

• «также», «кроме того», «дополнительно» и т.д. - Такие усиливающие сигналы подчеркивают мысль, которая ранее была уже кратко изложена;

• сигналы изменяют («но», «с другой стороны», «однако», «или», «напротив», «хотя», «несмотря на», «скорее» и др.)., Указывают на то, что направление (или тенденция) хода мысли меняются на противоположное.

8. Опускайте малоинформативные пассажи и замедляйте темп чтения на важных участках текста.

9. Учитывайте также специфику структуры различных текстов:

• справочные тексты в газетах и ​​журналах важнейшую информацию содержат в начале, а второстепенную - в конце;

• в комментариях и высказываниях по которому какие-либо вопросы существенная информация (а именно, выводы автора) приводится, как правило, лишь в заключительной предложения;

• специальные статьи содержат во введении описание проблемы, в основной части - разработку путей ее решения и в заключительной части - выводы или взгляд в будущее.

10. Обрабатывайте текст с помощью разного рода пометок, выписок и т.п.

Преимущества маркировки текста (мет):

• Индикаторы устанавливают приоритеты, поскольку выделяются важные места.

• Индикаторы позволяют дополнительно структурировать текст (условные знаки).

• Индикаторы облегчают обработку и повторное чтение важных мест текста.

• Индикаторы способствуют тщательному обдумыванию и лучшему восприятию и запоминанию информации.

Методы и способы маркировки:

• подчеркивание, оценки, записи на полях и т.п.;

• использование цветных фломастеров;

• маркография (условные знаки).

Т ехника выписывания

Правила подготовки и проведения совещаний

1. Подумайте, какими могут быть альтернативы проведению совещания:

• решение ответственного руководителя;

• несколько телефонных звонков или селекторное совещание;

• объединение с другими совещаниями.

2. Проверьте, надо Вам лично участвовать в совещании:

• можете ли Вы просто отказаться, ничего не потеряв?

• можете ли Вы послать своего представителя, который мог бы в результате набраться опыта?

3. Ограничивайте по возможности продолжительность Вашего участия в совещании между тем, что требуется для Вашего выступления.

4. Сужайте насколько возможно круг участников. Приглашать нужно только тех, без кого нельзя обойтись, т.е. работников, которые:

• связаны с вопросами, которые рассматриваются на заседаниях;

• имеют соответствующие специальные знания;

• будут выполнять решения;

• имеют опыт решения аналогичных проблем;

• ответственных за надлежащее исполнение решений совещания;

• а также опытных советников и людей, умеющих решать проблемы (умеют вести конференцию).

5.Правильно выбирайте дату и время проведения совещания.

6. Выбирайте подходящее для целей конференции помещения, в котором Вам по возможности не будут мешать, и позаботьтесь о необходимых средствах наглядной информации.

7. Определяйте предварительно цели совещания и соответственно пункты повестки дня:

• выступления;

• проекты решений;

• вопросы, требующие отрицательного решения;

• информацию и т.п.

8. Повестку дня составляйте с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Для каждого пункта надо намечать время в соответствии с его значимостью (приоритеты!).

9. Приглашение рассылайте по крайней мере за неделю до совещания. Проинформируйте можно конкретнее участников о темах и цели заседания Проведения совещания.

10. Начинайте точно в назначенное срок. Тот, кто ждет участников, опаздывают, может прождать вечно!

11. Сообщите о стоимости минуты данного совещания (заработок участников за минуту плюс накладные расходы) и о своем намерении провести его рационально. Выражайте уверенность в успешном ходе заседания.

12. Согласуйте с участниками правила совместной работы, например об ограничении времени выступлений 30 или 60 секундами, о порядке принятия решений.

13. Поручите одному из участников ведение протокола.

14. Держите под контролем перерыва и блокируйте такие «убийственные» фразы, как «Этого мы еще никогда не делали» (см. «Типы участников совещания»).

15. Распознавайте такие критические пункты в дискуссии, как разговоры на "свободные" темы, поспешные выводы и неверные решения.

16. Во время заседания перепроверяйте, как достигаются поставленные цели: анализ проблемы, альтернативные решения, поиски итоговых решений, информация, координация.

17. Повторяйте принятые решения и согласованные меры, чтобы заручиться согласием участников и исключить разногласия.