Вопрос 6. Механизмы эффективного контроля

Контроль над результатами служит улучшению, а в идеальном случае — оптимизации трудового процесса. Все перечисленные выше функции самоменеджмента будут не настолько эффективными, если не будет проводиться соответствующий контроль.

Контроль охватывает три задания:

— осмысление физического состояния;

— сравнение запланированного с достигнутым;

— корректировка но установленным отклонениям.

Необходимо регулярно, через одинаковые промежутки времени, проверять свои планы и организацию труда, анализировать свою деятельность и свое время и составлять листок дневных препятствий. Контроль над результатами труда должен в любом случае производиться после выполнения задания. Тот, кто хочет себя по-настоящему разгрузить, не может отказаться от самоконтроля.

1. Функции контроля

Следует отличать контроль за деятельностью организации от контроля в самоменеджмента.

Контроль как функция самоменеджмента охватывает три задачи:

• Осмысление физического состояния. Что достигнуто до момента контроля?

• Сравнение запланированного с достигнутым.

• В какой степени достигнута поставленная цель?

• Какие отклонения имеют место?

• Корректировка по установленным отклонениям.

• Время, продолжительность и регулярность контроля зависят от задач, выполняемых и поставленной цели.

Виды контроля:

• Контроль процесса и осуществляемой деятельности;

• Контроль результатов (целевой контроль).

2. Контроль процесса

Менеджеру необходимо ежедневно, через равные промежутки времени проверять свои планы и организацию труда, задавая себе следующие вопросы:

• Выполняет Вы действительно необходимые задачи?

• Всегда правильно Вы принимаете решение о приоритетности задач Вашей деятельности?

• Справляетесь ли Вы запланированными задачами в установленное время?

• Перепоручаете ли Вы в достаточном объеме дела, в том числе и срочные?

• Собираете ли вы в единый блок небольшие дела, телефонные разговоры и т.п.?

• Вы используете все другие возможности рационализации и выгрузки?

• Ведет борьбу с "препятствиями" и "поглотителями времени"?

Контроль процесса включает:

• Анализ деятельности и времени

• Анализ дневных "препятствий".

Для осуществления контроля следует сравнить запланированные затраты времени с фактическими:

Выигрыш в часах определяется за счет задач, которые вы исключили из своего плана благодаря делегированию или принципа Эйзенхауэра, либо за счет применения приемов рационализации труда.

Способы контроля деятельности и времени:

• Запланированное время (целеустановки).

• Восприятие фактического течения времени и деятельности.

• Разработка планируемого состояния.

• Сравнение "план-факт" (контроль).

3. Контроль результатов

Контроль за результатами труда с точки зрения достижения конечной цели (целевой контроль) следует проводить после выполнения задачи (итоговый контроль). При реализации крупных проектов контроль результатов следует осуществлять на промежуточных стадиях на всем протяжении процесса (промежуточный контроль).

Контроль результатов включает ответы на вопросы:

• Что могло быть выполнено из задуманных задач / целей?

• Какие результаты были достигнуты?

• Оставшееся сделанным и почему?

• Где был потерянное время?

• Какие можно сделать выводы предварительного планирования следующего периода?

Составление контрольного листа

Контрольний лист
№	Задача (цель)	Дата, срок	Плановые показатели	Фактические показатели	Причини отклонений	Исполнение