22. Розподіл обов’язків і відповідальності. Посадові обов’язки.

Регламентування посадових обов’язків – це процес чіткого визначення і документального закріплення переліку обов’язкових для виконання працівником функцій і завдань, а також прав та відповідальності. Воно базується на поділі й кооперуванні праці в організації та сприяє:

- ефективному добору, розстановці та використанню персоналу;

- зміцненню виконавської дисципліни;

- створенню організаційно-правової бази діяльності працівників;

- підвищенню відповідальності працівників за результати діяльності;

- забезпеченню об’єктивності при атестації працівників, заохоченні або застосуванні дисциплінарних стягнень;

- запобіганню трудових спорів;

- підвищенню ефективності діяльності організації.

Структурний підрозділ організації – це спеціально створений орган управління з чітко окресленими завданнями, функціями, правами та відповідальністю за конкретну ділянку роботи.

Положення про структурний підрозділ - це організаційно-правовий документ, який регламентує діяльність конкретної структурної одиниці у складі організації.

Текст положення про структурний підрозділ зазвичай включає такі розділи:

1. Загальні положення

2. Основні завдання

3. Функції

4. Права та обов’язки

5. Керівництво

6. Організація роботи

7. Взаємодія (службові зв’язки) з іншими структурними підрозділами

У розділі «Загальні положення» зазначають повну назву структурного підрозділу, його місце в організаційній структурі, ступінь самостійності, підпорядкування — органу управління або посадовій особі підприємства, наприклад, одному із заступників керівника підприємства. У цьому розділі наводиться перелік основних нормативно-правових актів, якими структурний підрозділ керується у своїй діяльності, зазначається його внутрішня структура (наявність секторів, груп). У цьому розділі можна зазначити, що структурний підрозділ має бланк і печатку.

У розділі «Основні завдання» узагальнено формулюються завдання цього структурного підрозділу.

Розділ «Функції» є основним у положенні і має містити всебічну характеристику діяльності цього структурного підрозділу, докладний перелік усіх функцій, які повинні забезпечувати вирішення його основних завдань.

У розділі «Права та обов’язки» перелічують права, надані структурному підрозділу для реалізації покладених на нього функцій. При зазначенні прав важливо підкреслити, що вони відповідають чинному законодавству, яке регламентує внутрішню діяльність підприємства. У другій частині цього розділу йдеться про обов’язки структурного підрозділу. Допускається деталізація цього розділу, виходячи з пунктів обов’язків з урахуванням особливостей роботи структурного підрозділу.

Розділ «Керівництво» містить назву посади керівника підрозділу, вимоги до рівня його освіти та стажу роботи. Якщо посадові обов’язки керівників структурних підрозділів на відповідному підприємстві не регламентуються окремими документами (посадовими інструкціями), то в цьому розділі описують компетенцію керівника, його права і обов’язки. До них, як правило, належить функція координації діяльності структурного підрозділу, планування роботи, контролю за роботою працівників, удосконалення організаційної структури, участь у розробленні нормативно-методичного забезпечення тощо.

У розділі «Організація роботи» відповідно викладають порядок організації роботи у структурному підрозділі.

У розділі «Взаємодія (службові зв’язки) з іншими структурними підрозділами» визначаються взаємозв’язки структурного підрозділу у процесі здійснення його діяльності, взаємні зобов’язання, подається характеристика вхідної і вихідної документації (планової, звітної, аналітичної тощо), періодичність її подання, назви підрозділів, які надають і одержують цю інформацію.

Положення підписує посадова особа, яка є його безпосереднім розробником (наприклад, начальник відділу), візує юридична служба (юрист), затверджує керівник підприємства.

Положення набуває чинності з моменту його затвердження.

Посадова інструкція це організаційно-правовий документ, що регламентує діяльність посадової особи.

Посадові інструкції складаються із Розділів: „Загальні положення”, „Завдання та обов’язки”, „Права”, „Відповідальність”, „Повинен знати”, „Кваліфікаційні вимоги” та „Взаємовідносини (зв’язки) за посадою”.

У Розділі „Загальні положення” посадової інструкції містяться основні дані про посаду, сферу діяльності працівника, найменування підрозділу, де працює працівник, порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов’язків, безпосередню підпорядкованість, кваліфікаційні вимоги до працівника (рівень освітньої підготовки, рівень кваліфікації, фах, необхідний стаж роботи за фахом, інші вимоги), наявність підлеглих, перелік основних законодавчих актів, інших матеріалів, якими керується в роботі працівник, порядок заміщення інших працівників на період їхньої тимчасової відсутності (відпустка, хвороба, інші поважні причини), а також хто заміщує його.

Розділ «Завдання та обов’язки» характеризує зміст діяльності працівника. Визначається самостійна ділянка роботи відповідно до Положення про підрозділ. Ділянка роботи може визначатися шляхом виділення групи питань з відповідних напрямів або закріпленням за працівником переліку об’єктів управління, або як перелік відносно самостійних питань. Визначається перелік видів робіт, з яких складаються функції, що виконуються.

У Розділі «Права» визначаються і наводяться делеговані працівникові повноваження, за допомогою яких працівників має забезпечувати в процесі своєї діяльності виконання покладених на нього завдань та обов’язків. Наприклад, вносити пропозиції з відповідних питань, приймати певні рішення, узгоджувати проекти документів, виконувати обов’язки представництва підрозділу з певних питань, брати участь у нарадах, отримувати необхідну для виконання своїх завдань інформацію від відповідних підрозділів тощо.

Розділ «Відповідальність» містить показники оцінки роботи працівника та межі його особистої відповідальності за результатами діяльності на виконання робіт. Показниками оцінки роботи є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків. Наприклад, зазначається, що працівник несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання посадових завдань та обов’язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку та правил з охорони праці тощо.

У Розділі «Повинен знати» містяться вимоги до спеціальних знань, а також знань законодавчих актів та нормативних документів, необхідних для виконання посадових обов’язків.

Посадова інструкція може бути доповнена розділами «Кваліфікаційні вимоги» та «Взаємовідносини (зв’язки за посадою)».

Розділ «Кваліфікаційні вимоги» містить норми, які стосуються освіти, освітньо-кваліфікаційних рівнів та досвіду, достатніх для повного і якісного виконання робіт за посадою.

У Розділі «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою» визначається коло основних взаємозв’язків працівників із співробітниками свого та інших структурних підрозділів.