2. Управление гостиницей «Донбасс Палас»

Важной характеристикой структуры управления является иерархичность или величина расстояния между высшим и нижним звеном организации. Структура эффективна с точки зрения контроля за распределением и использованием ресурсов, обеспечивает высокую степень их концентрации на отдельных направлениях деятельности. В то же время, в такой структуре малоэффективный процесс коммуникаций (особенно снизу-вверх) и ограниченная самостоятельность сотрудников.

Анализ достоинств и недостатков структур управления позволяет найти критерии их оптимального использования.

2.1. Структура управления гостиницей «Донбасс Палас»

В гостинице «Донбасс Палас» имеется два служебных подразделения (служба уборки и прачечная), а также заключены договора с тремя службами, такими как:

• Служба питания (ресторан)

• Служба безопасности

• Техническая служба

Службы, с которыми заключены договора, подчиняются своему непосредственному начальнику, а также директору гостиницы.

В отеле регламентировано и описано распределение прав и обязанностей между сотрудниками разных служб. Документально это закреплено в договоре о взаимодействии подразделений. В нем определяются: порядок взаимодействия служб на разных этапах работы по обеспечению своих непосредственных обязанностей, порядок согласования при принятии решений, степень доступности для отдельных категорий сотрудников внутренней информации и уровень ее конфиденциальности, ответственность конкретных должностных лиц и т. п.

При взаимодействии с другими службами  менеджер гостиницы ведет контроль над выполнением их обязанностей, давая распоряжения менеджерам этих служб.

2.2. Анализ должностных обязанностей руководителей предприятия и специалистов

В «Донбасс Паласе» существуют руководители разных уровней управления. Директор гостиницы-высшее руководство. Менеджеры служб: администратор СПиР, директор ресторана, администратор гостиницы, менеджер службы управления номерным фондом, администратор службы безопасности. Руководители малых подразделений: Шеф-повар, главный бухгалтер, старшая горничная. А также большой штат сотрудников разных квалификаций и специализации.

Все обязанности руководителей и сотрудников прописаны в уставе предприятия и в должностных инструкциях, с которыми весь персонал ознакомлен в обязательном порядке. Рассмотрим обязанности основных руководителей.

Должность: Директор Гостиницы

Обязанности: утверждение штатного расписания; заключение трудовых договоров с работниками руководящих должностей предприятия, применение к этим работникам меры поощрения и наложение на них взыскания; совершение сделок от имени предприятия; давать приказы и указания, обязательные для исполнения всеми работниками предприятия; осуществлять руководство текущей деятельностью предприятия; организовывать работу и эффективное взаимодействие производственных единиц и структур предприятия; обеспечивать выполнение текущих и перспективных планов предприятия; обеспечивать разработку планов работы исходя из заключенных хозяйственных договоров, установленных заданий и экономических перспектив; обеспечить рентабельность работы предприятия; обеспечить соблюдение законности в деятельности предприятия; представлять интересы предприятия при рассмотрении административных, финансовых, хозяйственных, трудовых дел в судах и других органах.

Должность: Зам. директора ГРК

Обязанности: Осуществлять руководство предприятием в отсутствие директора; осуществлять руководство текущей деятельностью предприятия; организовывать работу и эффективное взаимодействие производственных единиц и структур предприятия; обеспечивать выполнение текущих и перспективных планов предприятия; обеспечить соблюдение законности в деятельности предприятия; представлять интересы предприятия при рассмотрении административных, финансовых, хозяйственных, трудовых дел в судах и других органах.

Далее опишем должностные обязанности менеджеров подразделений. Их всего пять. Для начала, рассмотрим общие для этого уровня руководства обязанности, а далее- функциональные обязанности каждого.

Общие обязанности: Контролировать соблюдение сотрудниками компании производственной и трудовой дисциплины, норм и правил охраны труда, требований гигиены и санитарии, техники безопасности; координировать, планировать деятельность службы; координировать работу сотрудников; увольнять сотрудников в случае необходимости и проводить собеседования после отдела кадров; способствует взаимодействию службы с другими подразделениями ГРК, а также взаимодействию отделов внутри службы; вести табель учета рабочего времени, по которому начисляется заработная плата; контроль качества продукции и услуг предприятия в пределах своей службы.

Функциональные обязанности:

Должность: Директор ресторана

Обязанности: Осуществляет руководство деятельностью ресторана, лобби-бара и обслуживания номеров; обеспечивает предоставление клиентам необходимой и достоверной информации об оказываемых услугах; осуществляет организацию, планирование и координацию деятельности ресторана, бара и room-service; осуществляет контроль за рациональным использованием материальных, финансовых и трудовых ресурсов, оценку результатов производственной деятельности и качества обслуживания клиентов; ведет переговоры и заключает договоры поставки продовольственных товаров, полуфабрикатов и сырья, обеспечивает их своевременное получение, контролирует сроки, ассортимент, количество и качество поступления и реализации продуктов; устанавливает для подчиненных ему работников служебные обязанности и принимает меры по обеспечению их исполнения.

Должность: Администратор гостиницы

Обязанности: Консультировать посетителей по административным вопросам; принимать меры по ликвидации и предотвращению конфликтных ситуаций; рассматривать претензии, поступающие от посетителей по поводу неудовлетворительного обслуживания, осуществлять необходимые организационно-технические мероприятия; следить за обновлением и состоянием рекламы на здании и в помещениях; организовывать совещания с персонала ГРК;

определять политику, средства или стандарты обслуживания, связанные с административными функциями; контролировать документооборот административных служб.

Должность: Администратор СПиР

Обязанности: Вести документацию, выполнять отчетную деятельность; информировать гостей об услугах ГРК, расценках на услуги, а также другую информацию о деятельности гостиницы; вести журнал регистрации; решать конфликтные ситуации.

Должность: Менеджер службы управления номерным фондом

Обязанности: Вести инвентаризационные ведомости, карточки складского учета; отвечает за использование, хранение, учет материального имущества; при нанесении ущерба имуществу гостиницы составляет акты; контролирует техническое состояние номеров, своевременно в случае возникновения каких-либо неполадок сообщать о них; организовывает ремонтные работы в номерах и помещениях отеля.

Должность: Администратор службы безопасности

Обязанности: Обеспечение правопорядка на всей территории предприятия; обеспечение сохранности материального имущества ГРК; планирование проведения учебных мероприятий по пожарной безопасности; ознакомление сотрудников с правилами пожарной безопасности и охраны труда.

А теперь рассмотрим обязанности руководителей низшего уровня.

Должность: Шеф-повар

Обязанности: Осуществлять руководство производственно-хозяйственной деятельностью подразделения предприятия общественного питания; направлять деятельность трудового коллектива на обеспечение ритмичного производства продукции; составлять заявки на необходимые продовольственные товары, полуфабрикаты и сырье, обеспечивает их своевременное получение, контролирует сроки, ассортимент, количество и качество их поступления и реализации; организовать учет, составление и своевременное представление отчетности о производственной деятельности, внедрение передовых приемов и методов труда; проводить инструктаж по технологии приготовления пищи и другим производственным вопросам; контролировать качество продукции.

Должность: Старшая горничная

Обязанности: Следит за порядком уборки номеров; контролировать наличие всех средств уборки и необходимого оборудования, чистоту и порядок на рабочих местах; распределять объем работ, уборочные площади между горничными; контролировать выполнение и качество уборочных работ.

Должность: Главный бухгалтер

Обязанности: Организовывать работу бухгалтерии и подчиненных; отвечать за своевременное и качественное составление документов относительно финансовой отчетности предприятия и представляет их в государственные учреждения; вести счета, осуществлять прием первичной документации и т.п.; составлять отчеты для гос. организаций и директора; выполнять начисления и перечисления налогов и платежей.