Вкладка Рецензирование
Средства этой вкладки обеспечивают исполнение двух категорий функций: функции лексической поддержки авторской деятельности, включая функции проверки правописания, а также функций поддержки работы в корпоративном окружении (рис. 1.20).
Рисунок 1.20. Вкладка Рецензирование
На этой вкладке располагаются группы:
Группа средств Правописание – обеспечивает проверку правописания, предоставляет доступ к лексическому справочнику (тезаурусу) и средствам перевода на иностранные языки. Здесь же расположены кнопки получения статистики.
Кнопки группы Примечания позволяют создавать и просматривать примечания к документу.
Средства группы Отслеживание – позволяют вести учет исправлений в документе при его редактировании.
Средства группы Изменения позволяют принять или отклонить внесенную правку.
Группа Сравнить содержат средства версионного контроля документа. Они позволяют сопоставить две версии документа, выполненные разными сотрудниками и выявить их различия, а также объединить два документа в один.
Группа Защитить предназначена для управления правами доступа к документу для членов рабочей группы.
Вкладка Вид
Средства этой вкладки предназначены для настройки оконного интерфейса программы (рис. 1.21) и в основном, дублируют ранее описанные средства.
Рисунок 1.21. Вкладки Вид
Лекция 2. Работа с документами в Microsoft Word 2007
Просмотр документов
2.1.1.Файловые операции с документами
Все файлы в компьютере хранятся на жестких дисках или других носителях. Причем именно хранятся, а не обрабатываются, не изменяются и не воспроизводятся. Процессор не имеет прямого доступа к данным жесткого диска. Единственное устройство, о котором процессор осведомлен, - это оперативная память. Поэтому все, то мы хотим видеть, слышать и читать, должно быть размещено в оперативной памяти.
Открытие файла - это системная операция копирования данных из файла, записанного на физическом носителе, в оперативную память компьютера. Цель операции – обеспечить процессору возможность чтения и изменения данных.
Открытый файл это тот файл, копия которого внесена в оперативную память. В частности, когда текстовый процессор Microsoft Word 2007 открывает документ, в память копируется содержание не только одного файла. Одновременно с документом в память заносится также содержимое шаблона, присоединенного к документу. После того, как документ будет открыт в памяти, к нему получает доступ текстовый процессор. После этого «жизненный путь» файла на диске и его копии в оперативной памяти расходится. Файл на диске продолжает храниться в неизменном виде, а содержимое оперативной памяти меняется согласно нашим действиям с программой.
Сохранение файла – это копирование данных из оперативной памяти на физический носитель. Цель операции – синхронизация состояния документа в памяти и на носителе, фиксация внесенных в него изменений.
Закрытие файла – системная операция уничтожения его данных в оперативной памяти. Фактически данные сразу не уничтожаются. Просто область памяти, занятая документом, помечается как свободная и передается другим задачам, которые заполняют ее своими данными.
Стандартный диалог открытия файла начинается с команды Office, Открыть. Открывается диалоговое окно, которое в операционной системе Windows Vista имеет вид (рис. 2.1).
Адресная строка
Разделитель элементов
Рисунок 2.22. Диалоговое окно открытия файла в операционной системе Windows Vista
Это окно предоставляет пользователю инструментарий для навигации по файловой системе, для поиска и выбора нужного документа. Оно обеспечивает три механизма поиска: адресную строку, панель избранных ссылок и панель папок.
Адресная строка в системе Windows Vista представляет путь доступа к файлу, записанный в новой форме, которая называется цепочно-ссылочной формой записи. Каждый элемент этой записи является гиперссылкой, позволяющей быстро выполнять переходы между папками, а щелчок на стрелке разделителя элементов открывает меню перехода между смежными папками.
Панель Избранные ссылки является настраиваемой. Сюда следует разместить значки папок текущих проектов. Панель папок представляет собой известное средство – Проводник Windows.
Настройка списка недавних файлов. Операция открытия документа существенно упрощается, если воспользоваться правой частью главного меню программы, которая содержит список последних документов, открываемых пользователем. Продолжительность хранения элементов списка не определена, но определена емкость списка. Количество элементов в этом списке можно настроить с помощью диалогового окна Параметры Word, открывающегося командой: Office, Параметры Word, Дополнительно, раздел Экран, поле Число элементов в списке последних файлов.
Рисунок 2.23. Список последних файлов в главном меню программы Word
Сохранение документа может быть осуществлено в текущем файле (командой Office, Сохранить) или в новом файле с помощью диалогового окна (рис. 2.2), открываемого командой Office, Сохранить как.
Рисунок 2.24. Диалоговое окно Сохранение документа с раскрытым списком типов файла
Документ сохраняется в новом файле в следующих случаях:
сразу после создания нового документа;
при сохранении документа под новым именем;
при сохранении документа в другом формате;
при сохранении документа в другом месте.
Тип формата выбирается в одноименном списке (рис. 2.3). Описание основных форматов приведено в таблице 1.
Таблица 1. Основные форматы файлов Word 2007
Название формата |
Расширение имени файла |
Описание формата |
Документ Word |
.docx |
Новый формат документов Microsoft Word 2007. Открытый формат, основанный на языке разметки документов XML |
Документ Word c поддержкой макросов |
.docm |
Новый формат документов Microsoft Word 2007. Открытый формат, основанный на языке разметки документов XML. Допускает наличие встроенных макросов. |
Документ Word 97-2003 |
.doc |
Формат предшествующих версий программы. Закрытый формат компании Microsoft |
Шаблон Word |
.dotx |
Новый формат шаблонов Microsoft Word 2007. Открытый формат, основанный на языке разметки документов XML |
Шаблон Word c поддержкой макросов |
.dotm |
Новый формат шаблонов Microsoft Word 2007. Открытый формат, основанный на языке разметки документов XML. Допускает наличие встроенных макросов. |
Шаблон Word 97-2003 |
.dot |
Формат шаблонов для предшествующих версий программы. Закрытый формат компании Microsoft. Закрытый формат компании Microsoft |
Веб-страница |
.htm |
Формат веб-документов Интернета |
Текст в формате RTF |
.rtf |
Текстовый документ с простейшим форматированием. Используется для передачи документов партнерам, не имеющим текстового процессора Word. Открывается с помощью WordPad |
Обычный текст |
.txt |
Документ без графического форматирования |
Таким образом, современный документ Word – это контейнер, в котором может содержаться несколько файлов, причем каждый из них по своей природе является файлом простого текста. По умолчанию расширения в именах зарегистрированных файлов не показываются. Если вам необходимо отобразить в имени файла расширение, то соответствующие настройки можно произвести в диалоговом окне Свойства папки. Это окно открывается командой Пуск, Панель управления, Свойства папки. Расширения будут показаны, если в этом окне на вкладке Вид в разделе Дополнительные параметры сбросить флажок Скрывать расширения зарегистрированных типов файлов.