2. Использование полей для создания электронных бланков

Современный текстовый процессор позволят помимо электронных документов практически любой степени сложности создавать шаблоны электронных документов. Обычно такие шаблоны (электронные бланки) используют для разработки множества однотипных документов. Основу электронных бланков составляют различные информационные поля. Рассмотрим некоторые из них.

Поле заполнения. Поле заполнение (Fill-in) предназначено для ввода данных, получаемых от пользователя в процессе заполнения бланка. Электронный бланк можно заполнить непосредственно на экране, а потом вывести на печать. Так готовят служебные записки, стандартные письма, заявления, акты, анкеты и т.д. Разработчик электронного бланка вставляет в него необходимые информационные поля, а пользователь заполняет эти поля непосредственно перед публикацией документа. Электронные бланки обычно разрабатывают на основе обычных печатно-бумажных прототипов. Печатный бланк содержит элементы двух категорий: постоянные (непосредственно напечатаны на бланке) и переменные (представлены пустыми графами, которые заполняются вручную). Электронные бланки также содержат постоянные и переменные элементы. Постоянные элементы шаблона изменению не подлежат, а переменные представляются полями заполнения.

Рисунок 7.232. Печатный бланк

Задание 7.58. На основе печатного бланка, представленного на рис. 7.6, разработать электронный бланк, выполнив следующие операции:

1. Откройте новый документ и введите в него постоянные элементы.

2. Установите курсор на место первого переменного элемента и замените его прототипом поля (Ctrl +F9).

3. Щелкните правой кнопкой на прототипе поля и в контекстном меню выберите пункт Изменить поле. В открывшемся диалоговом окне Поле в списке информационных полей выберите поле заполнения Fill-in (рис. 7.7). Заполните свойство поля Приглашение. Здесь следует дать указания пользователю, который будет заполнять бланк. Рекомендуется задать параметры поля Ответ по умолчанию. Выставьте этот флажок и велите текст, который будет воспроизводиться, пока поле не заполнено (например: набор звездочек). Закройте окно Поле, нажав кнопку ОК.

Рисунок 7.233. Вставка и настройка информационного поля заполнения

4. Вставьте в качестве переменных элементов остальные поля заполнения и сохраните полученный документ как электронный бланк. После сохранения документ должен иметь, представленный на рис. 7.8.

5. Для заполнения электронного бланка необходимо последовательно щелкнуть по каждому полю правой кнопкой и в контекстном меню выбрать команду Обновить поле и заполнить поле с помощью открывшегося диалогового окна.

Рисунок 7.234. Средства для заполнения полей

6. Заполните электронный бланк и сохраните полученный акт в отчете.

Поля формы. Электронный бланк помимо полей заполнения может содержать поля формы, такие как поле со списком и флажки. Например, в акте сдачи поле со списком можно использовать для выбора фамилии, имени, отчества и должности сотрудника предприятия, составляющего акт. Так как таких сотрудников немного, то данные о них можно включить в электронный бланк заранее.

Задание 7.59. Создайте в акте два поля со списком. Первое поле должно позволит выбрать фамилию, имя и отчество сотрудника, а второе – его должность. Для этого выполните следующие операции:

1. Откройте электронный бланк.

2. Используя технологию добавления команд на Панель быстрого доступа с помощью диалогового окна Параметры Word (рис.7.5), из списка Команды не на ленте вставьте на Панель быстрого доступа команды Добавить поле формы и Заблокировать.

3. В электронном бланке удалите фамилию имя и отчество сотрудника предприятия (Иванов Иван Иванович) и в освободившееся место поставьте поле со списком: на Панели быстрого доступа нажмите команду Добавить поле формы.

4. В открывшемся диалоговом окне выберите переключатель Тип со списком и нажмите кнопку Параметры.

Рисунок 7.235. Средства для создания поля со списком

5. Используя диалоговое окно Параметры поля со списком, создайте список из трех сотрудников и нажмите кнопку ОК.

6. Аналогичным образом вместо слов главный инженер вставьте поле со списком, представленное на рис.7.10.

7. Используя кнопку Заблокировать на панели быстрого доступа можно в раскрывающемся списке выбирать конкретную строку.

Рисунок 7.236. Акт, содержащий поля со списком

Поле запроса. Это поле применяется, если одни и те же данные в документе повторяются. Например, в приглашении, представленном на рис. 7.11, несколько раз повторяются время встречи и номер корпуса. Обратите внимание на то, что ни время, ни место проведения мероприятия разработчику бланка не известны. Они будут известны лишь пользователю, когда тот станет заполнять бланк перед печатью и рассылкой. Такую задачу можно решить с помощью поля запроса {Ask}.

Место расположения закладки

Рисунок 7.237. Информационное письмо с приглашением

Аналогично полю {Fill-in}, код поля {Ask} открывает диалоговое окно с запросом, обращенным к пользователю. Однако полученный от пользователя ответ воспроизводится не в поле {Ask}, а в тех местах, где создатель бланка заранее расставил закладки, связанные с данным полем {Ask}.

Задание 7.60. Исследуйте технологию создания и использования полей запроса, выполнив следующие действия:

1. Откройте новый документ и введите в него текст, представленный на рис. 7.11, пропустив закладки.

2. Вставьте в текст необходимые закладки:

• Установите курсор на место расположения первой закладки и вставьте туда пустое поле комбинацией клавиш Ctrl + F9. Внутрь фигурных скобок вставьте имя первой закладки {ВремяВстречи}.

• Аналогичным образом вставьте в письмо остальные закладки.

3. С каждой закладкой, вставленной в документ, свяжите поле запроса {Ask}. Место вставки поля запроса должно находиться выше по тексту, чем место расположения соответствующей ему закладке, например, в вершине документа (рис.7.13). В обычном режиме просмотра документа эти поля невидимы и внешнего вида документа не искажают. Вставка полей производится следующим образом:

• Установите курсор в место расположения первого поля и вставьте пустое поле {Ctrl + F9}.

• Откройте для этого поля контекстное меню и выберите в нем команду Изменить поле.

• В открывшемся диалоговом окне Поле выберите поле {Ask} (рис. 7.12).

• В поле Приглашение введите текст запроса, обращенного к пользователю, заполняющему бланк, например: Введите дату и время мероприятия.

Рисунок 7.238. Средства для настройки поля {Ask}

• В поле Имя закладки запишите ВремяВстречи.

• В группе Параметры поля установите флажок Ответ по умолчанию и запишите текст, который будет выводиться по умолчанию, например: **.**.****г. **ч.**м.

• Аналогичным образом введите другие поля, соответствующие закладкам (рис.7.13).

• Сохраните электронный бланк в отчете в качестве шаблона.

Место размещения первого поля

Окно поступившего запроса

Рисунок 7.239. Электронный бланк

4. Проверьте поля запроса. Такую проверку нужно проводить дважды: один раз в статическом режиме, второй – в динамике. В статике просматривается правильность заполнения полей:

• Откройте созданный шаблон и отобразите содержимое всех информационных полей комбинацией клавиш Alt +F9 (рис. 713).

• Проверьте содержимое полей {Ask} и соответствующие им закладки.

5. Проведите динамическую проверку:

• Выделите весь документ (Ctrl + A) и подайте команду на обновление информационных полей F9.

• В окно поступившего запроса введите конкретные сведения.

• Для перехода между режимами просмотра кодов и значений информационных полей используйте комбинацию клавиш Alt + F9.

• Полученный документ сохраните в отчете.

Рисунок 7.240. Электронный бланк, заполненный пользователем

Кроме полей формы и полей запросов Word позволяет вводить поля подстановки, поля условного выполнения и т.п. Технологии работы с этими полями описаны в [ CITATION Леб10 \l 1049 ].