Средства автоматизации ввода и редактирования
Современные текстовые процессоры предоставляют в распоряжение пользователя широкий набор средств автоматизации всех этапов работы с документами (воспроизведение данных при вводе, обработка и преобразование данных), кроме самых необходимых этапов, например ввод текста. Для этого этапа средств технической поддержки практически нет. Остается лишь полагаться на ловкость собственных рук и скорее переходить от работы двумя пальцами к десятипальцевой слепой системе ввода.
Поскольку альтернативных клавиатуре средств пользования ввода данных сейчас практически нет, в текстовом процессоре Word эффективность ввода обеспечивается другим способом: на основе принципа повторного использования данных «Один раз создай – семь раз используй». Для его реализации в программу включены два механизма:
механизм ввода стандартных заготовок (стандартных блоков многократного использования);
механизм автозамены.
Средства автоматизации ввода
Механизм ввода стандартных блоков
В 1997 году в текстовом процессоре Word появилось средство автозавершения ввода (автотекст). В программе создавался список элементов автотекста, который сохранялся в шаблонах для дальнейшего использования. Когда начинался ввод фразы, предварительно внесенной в список автотекста, то уже после набора нескольких символов появлялась всплывающая подсказка с полным содержанием фразы. Для ввода фразы целиком достаточно было нажать клавиш Enter. В Word 2007 автотекст стал частью более мощного механизма вставки стандартных блоков. Этот механизм позволяет оперативно вставлять в документ не только слова и фразы, но и все, что угодно: абзацы готового текста, иллюстрации, колонтитулы, группы объектов и даже целые документы. При этом степень автоматизации снизилась: для вставки элемента автотекста нужно ввести его имя и нажать клавишу F3.
Для работы со стандартными блоками служит специальное средство – Организатор стандартных блоков, открываемое одноименной командой в списке Экспресс-блоки в группе Текст на вкладке Вставка (рис. 1.11).
Стандартный блок имеет шесть свойств: имя, категорию, коллекцию, поведение, шаблон и описание. Более подробно они представлены в окне Изменение стандартных блоков, которое открывается кнопкой Изменить свойства (рис. 1.12). К сожалению, имена стандартных блоков теперь придется пользователю запоминать. Категория – это логический контейнер, объединяющий несколько стандартных блоков по определенному признаку, предусмотренному пользователем. Категории играют для блоков ту же роль, что и папки для файлов.
Рисунок 1.71. Стандартные блоки в окне Организатора
Коллекция – это логический контейнер, объединяющий группу стандартных блоков по функциональному признаку, определенному в программе. Пользователь не создает коллекции, а выбирает их. Поведение определяет, как именно происходит вставка стандартного блока в документ. Для данного свойства существуют три параметра:
Вставить только содержимое. Такое поведение типично для автотекста. В текущую позицию курсора ввода вставляется только содержимое стандартного блока. Вставленный элемент приобретает форматирование того абзаца, в который он вставлен. Экономисты, таким образом, могут вставлять в свои документы названия нормативных документов, статьи законов и прочие трудновоспроизводимые термины.
Вставить содержимое в тот же абзац. В этом случае содержимое стандартного блока вставляется целиком, как автономный абзац с сохранением специфического форматирования вставляемого блока. Работники секретариатов таким образом вставляют реквизиты документов.
Вставить содержимое на ту же страницу. В этом случае элемент привязывается к печатной странице целиком, например – колонтитул. Экономисты таким образом создают титульные страницы отчетов и планов, а работники бухгалтерии – платежные поручения, акты и другие документы.
Стандартные блоки лучше всего хранить в шаблонах. Стандартные блоки хранятся в специально созданном для этого шаблоне Building Block.dotx.
Создание стандартных блоков. Организатор стандартных блоков содержит несколько сотен заготовок. При необходимости пользователь может включить в эту библиотеку свои блоки. Любой элемент данных или объект документа можно назначить стандартным блоком и в дальнейшем использовать его при создании документов.
Задание 1.10. Включите в программу несколько своих стандартных блоков (например: полное название нашего университета, полные фамилию имя и отчество), используя следующую методику:
Подготовьте элемент данных или объект, который хотите сохранить в качестве стандартного блока (например, запишите свою фамилию, имя и отчество) выделите его и откройте меню вставки стандартных элементов, подав команду Вставка, Текст, Экспресс-блоки.
В открывшемся меню выберите команду Сохранить выделенных фрагмент в коллекцию экспресс-блоков. Откроется диалоговое окно Создание нового стандартного блока
Рисунок 1.72. Средства изменения стандартных блоков
Выберите коллекцию, в которую будет включен новый блок, например, Автотекст. Выберите необходимую категорию или создайте новую (например, Деловая переписка).
Введите имя стандартного блока. Оно должно быть уникальным и коротким. Введите описание блока (комментарии для пользователей).
Укажите шаблон, в котором блок будет сохранен. В раскрывающемся списке Параметры выберите механизм поведения блока в документе-приемнике. Нажмите кнопку ОК.
Создайте несколько новых стандартных блоков
Вставка стандартных блоков. Вставка блока начинается с установки курсора ввода в нужное место. Если блок привязан к странице (колонтитулы и их элементы, титульные листы, надписи и т.д.) откройте нужную страницу и щелкните на ней в любом месте. Если элемент вставляется как абзац (автономные абзацы, рисунки, таблицы, диаграммы, схемы и т.д.) создайте на странице новый абзац и установите курсор в его начало. Если вставляется только текстовое содержание, без форматирования, поместите курсор туда, где должен расположиться текст. Вставка блока может быть осуществлена либо с помощью Организатора стандартных блоков, либо оперативно с помощью клавиши F3. В этом случае необходимо установить курсор ввода там, куда должен быть вставлен блок, ввести имя блока (например, ФИО) и нажать клавишу F3. Блок с таким именем будет вставлен немедленно.
Задание 1.11. Самостоятельно исследуйте методику вставки блоков в документ, выбрав различные категории и различные параметры поведения (введите, например: Верхний колонтитул, пару Надписей, Подложку, Таблицу, Нижний колонтитул и т.д.). Кроме стандартных блоков вставьте в документ и свои вновь созданные блоки (рис.1.13). Новый документ со вставленными блоками сохраните в отчете под именем Стандартные блоки. Выводы по результатам исследования запишите в отчет.
Использую механизм стандартных блоков можно создать макет документа или быстро скомпоновать нужный документ из заранее созданных стандартных блоков.
Рисунок 1.73. Документ, созданный с помощью стандартных блоков