Правительство Российской Федерации

Национальный исследовательский университет

ВЫСШАЯ ШКОЛА ЭКОНОМИКИ

ПЕРМСКИЙ ФИЛИАЛ

Кафедра информационных технологий в бизнесе

Информационные технологии в офисной работе

Создание электронных документов с помощью

текстового процессора Microsoft Word 2007

Учебно-методическое пособие

Пермь 2010

Информационные технологии в офисной работе. Создание электронных документов с помощью текстового процессора Microsoft Word 2007. НИУ ВШЭ ПФ. Кафедра информационных технологий в бизнесе, 2010 г., 218 с.

Составитель

Лебедев Валерий Викторович

Данное учебно-методическое пособие содержит материал лекций и лабораторных занятий, позволяющий сформировать у специалиста знания, умения и навыки по разработке электронных документов с применением современных информационных технологий. При разработке пособия использовались материалы, опубликованные в книгах С.В. Сомонович.

Данное пособие предназначено для преподавателей, студентов и сотрудников университета, а также для слушателей факультета профессиональной переподготовки.

Рецензент: кандидат педагогических наук, член-корреспондент Академии информатизации образования, доцент кафедры информационных технологий Пермского Государственного Университета Кушев В.О.

Введение

Внедрение современных информационных технологий, в частности Microsoft Office 2007, окончательно поделило всех специалистов, работающих на компьютерах, на две категории - пользователи и разработчики электронных документов. Пользователям достаточно уметь заполнять шаблоны и формы, вставляя в них данные двумя указательными пальцами. Разработчики способны создавать электронные документы любого характера и любой степени сложности, вводя данные всеми десятью пальцами в темпе произношения слов, не глядя на клавиатуру.

Данное учебное пособие предназначено для подготовки разработчиков электронных документов. Оно может быть использовано при изучении дисциплин информационного цикла: Информатика, Информационные технологии в офисной работе, Автоматизация офисной деятельности и т.д. Основная задача этих дисциплин – формирование информационной культуры специалиста, то есть привитие знаний, умений и навыков, позволяющих ему эффективно использовать современные информационные технологии при решении своих профессиональных информационных задач. Важнейшей информационной задачей, которую приходится решать практически всем специалистам, независимо от их профессиональной ориентации, является разработка и использование электронных документов, содержащих различные типы данных.

Электронные документы, которые являются основой современного документооборота, должны отвечать целому ряду требований:

1. Иметь юридическую силу, то есть соответствовать целому ряду нормативных актов: стандартов, законов, нормативов, инструкций и т.д.

2. Обеспечивать автоматический поиск на носителе и автоматическую навигацию по документу.

3. Автоматическую обработку данных в документе: автоматическая разработка оглавления, автоматическая нумерация разделов, подразделов, рисунков, схем, диаграмм, таблиц, приложений и т.д.

Современные электронные документы должны быть оформлены безупречно. Если раньше, созданный на компьютере документ затем использовался на предприятии в основном в бумажном виде, то теперь в современном документообороте осуществляется обмен электронными документами. Квалифицированный специалист, получив ваш электронный документ и нажав две-три клавиши, может не только проверить содержание и качество оформления вашего документа, но и получить достаточно полное представление об уровне вашей компьютерной подготовки. Если при печати целый ряд недостатков документа можно было скрыть, то при использовании электронных документов все недостатки становятся видимыми.

Технологии, средства и методы, описанные в этом пособии, позволят создать документ, отвечающий всем перечисленным требованиям.

Учебное пособие содержат тексты лекций и серию лабораторных занятий. В лекциях рассматриваются основные проблемы, возникающие у специалиста при разработке сложных деловых документов, а также средства и методы решения этих проблем. В ходе лабораторных занятий исследуются современные информационные технологии создания и использования таких документов.

Все результаты, полученные в ходе выполнения каждой лабораторной работы, должны быть оформлены в виде отчета и сохранены в папке студента. Отчет должен содержать результаты исследований, полученные в ходе выполнения заданий и выводы по ним. Отчет можно использовать при защите лабораторной работы.

В отчет в первую очередь следует размещать данные, которые для вас являются новыми или носят обобщающий характер.

Выводы по любому заданию целесообразно оформлять по следующей схеме:

1. Какая информационная задача решается?

2. Какая информационная технология используется для решения этой задачи?

3. Что вводится в компьютер в качестве исходных данных, и в каком виде (входные данные)?

4. Что ожидается получить после решения задачи, и в каком виде (выходные данные)?

5. Какие преобразования нужно сделать, чтобы входные данные превратились в конечные результаты?

6. Почему выбрана именно эта информационная технология?

7. Существуют ли другие методы решения этой задачи?

В данном учебном пособии рассматриваются технологии, реализованные в универсальном текстовом процессоре Microsoft Word 2007. Характерная особенность этой версии – полная переделка интерфейса, хотя функционально программа не содержит ничего нового по сравнению с предыдущей версией, Microsoft Word XP. Основу интерфейса Microsoft Office 2007 составляет инструментальная лента – новый контейнерный элемент управления, пришедший на смену панелям управления.

Word 2007 вооружает пользователя знаниями и умениями, которыми раньше располагали только высококвалифицированные специалисты - технические и художественные редакторы в хороших издательствах. Это первый офисный пакет, который не просто позволяет использовать цвет, но и подталкивает исполнителей к этому шагу. Самое главное в Word 2007 – новая философия. В этой программе изменилось все: манеры, стиль и характер. Это уже не просто инструмент для работы с текстами, а универсальное средство для реализации творческих идей.

В основу данного учебного пособия положены идеи и разработки, опубликованные в учебниках выдающегося российского информатика С.В. Симоновича и его сериале Эффективная работа MS Word 2007.