6. Обмен данными между субд и другими программами, предназначенными для обработки документов. Совместное использование базы данных.

В процессе работы с Access рано или поздно возникает необходимость использовать информацию из базы данных Access в других приложениях или, наоборот, использовать данные, созданные другими программами, в базах данных Access. В ряде ситуаций для использования другими программами нужно импортировать целые таблицы данных. Например, понадобится перенести данные о поставщиках компании в другую базу данных, работающую под управлением SQL Server или Oracle. Или наоборот - создать приложение Access на основании имеющейся базы данных dBASE, FoxPro или Paradox. В этом случае импорт данных придется осуществить дважды. Первый импорт информации необходим на этапе проектирования базы данных для того, чтобы во время тестирования форм, отчетов и запросов использовались реальные данные. Повторно данные импортируются непосредственно перед началом работы с новой программой.

Access также используется для временного сохранения данных, например, в тех случаях, когда результат запроса или отчет, сформированный в Access, необходимо перенести в Word для создания более общего отчета.

Самым мощным и одновременно простым инструментом импорта и экспорта данных является средство Связи с Office. Его команды позволяют обмениваться данными с другими приложениями Office. Перед тем, как использовать одну из трех команд этой группы, необходимо выбрать нужный объект базы данных - форма, отчет, запрос и т.п. После этого достаточно выбрать команду Сервис → Связи с Office или одну из команд списка Связи с Office, раскрываемой на панели инструментов. В Access предусмотрено три команды для связи с приложениями Office.

o   Слияние с MS Word. Эта команда выполняет слияние таблицы Access с имеющимся документом Word или создает новый документ и размещает данные в него. После передачи данных значения полей таблицы Access можно использовать в документе Word как комбинированные поля.

o   Публикация в MS Word. Эта команда позволяет создать на основе объекта базы данных Access текстовый документ в формате RTF. Созданный документ сразу открывается в Microsoft Word. В дальнейшем на основании этого файла можно создать деловой документ или отчет.

o   Анализ в MS Excel. Эта команда создает файл рабочей книги Excel в формате XLS и экспортирует в него данные объекта базы данных Access. Созданный файл одновременно открывается в Excel. После этого из полученных данных можно применять математический, статистический и аналитический аппарат Excel, недоступный в Access. Кроме того, для анализа результатов удобно использовать гибкий механизм построения диаграмм. Если в отчете Access использовалась группировка данных, результирующий рабочий лист Excel будет содержать промежуточные итоги.

Есть и другой способ экспорта данных. Выделите объект базы данных и воспользуйтесь командой Файл → Экспорт. В диалоговом окне Экспорт данных предлагается выбрать конечный формат данных (есть возможность экспорта в предыдущие версии Office) и ввести имя файла. В большинстве случаев этот метод более важен, поскольку он позволяет более точно настроить параметры экспорта данных.

Кроме описанных ситуаций, экспорт и импорт данных используется для обмена информацией между Access и другими программами управления базами данных. Access позволяет сохранять данные в форматах наиболее популярных СУБД разных версий. Для создания файла нужного формата выберите объект базы данных, а затем воспользуйтесь командой Файл → Экспорт. Чтобы прочитать файл, созданный другим приложением, используйте команду Внешние данные → Импорт из меню Файл.