Лекция № _____ (занятие______)

Тема: Понятие модели данных, базы данных. Понятие и назначение систем управления базами данных. Обзор реляционной модели данных. Модель «сущность-связь». Понятие отношения, атрибута, ключа, связи. Классификация связей с множественностью и полнотой. Правила построения модели данных предметной области. Понятие таблицы, поля, записи. Основные этапы работы с базами данных в среде системы управления базами данных. Отображение модели «сущность-связь» базы данных. Свойства полей, типы данных. Ввод данных в таблицы. Сортировка, поиск и фильтрация данных. Понятие запроса к реляционной базе данных. Понятие о языке запросов SQL. Создание таблиц, форм, запросов и отчетов с помощью мастеров. Обмен данными между СУБД и другими программами, предназначенными для обработки документов. Совместное использование базы данных.

План

1. Понятие модели данных, базы данных. Понятие и назначение систем управления базами данных. 2. Обзор реляционной модели данных. Модель «сущность-связь». Понятие отношения, атрибута, ключа, связи. Классификация связей с множественностью и полнотой. Правила построения модели данных предметной области.

3. Понятие таблицы, поля, записи. Основные этапы работы с базами данных в среде системы управления базами данных. Отображение модели «сущность-связь» базы данных. Свойства полей, типы данных. Ввод данных в таблицы. Сортировка, поиск и фильтрация данных.

4. Понятие запроса к реляционной базе данных. Понятие о языке запросов SQL.

5. Создание таблиц, форм, запросов и отчетов с помощью мастеров.

6. Обмен данными между СУБД и другими программами, предназначенными для обработки документов. Совместное использование базы данных.

1. Понятие модели данных, базы данных. Понятие и назначение систем управления базами данных.

База данных (БД) - это структурированная совокупность взаимосвязанных данных определенной предметной области (реальных о6ъектов, процессов, явлений и т.п.).

Примеры: БД о наличии медикаментов; БД в системе расписания самолетов, поездов или БД продажи билетов транспорта; БД документов учащихся школы, картотека отдела кадров или в библиотеки и т.д..

Появление компьютерной техники повысило эффективность работы с базами данных. Доступ к данным и управление ими происходит в среде специального программного пакета - системы управления базами данных (СУБД).

СУБД - это программа, с помощью которой осуществляется хранение, обработка и поиск информации в базах данных.

Организация данных во внутренней сфере характеризуется двумя уровнями - логическим и физическим. Физическая организация данных определяет способ размещения данных непосредственно на машинном носителе. Логическая организация данных на машинном носителе зависит от программных средств, организации и ведения данных во внутренней сфере. Метод логической организации данных определяется используемым типом структур данных и видом модели, которая поддерживается программными средствами.

Модель данных - это совокупность взаимосвязанных структур данных и операций над этими структурами. Для размещения одной и той же информации во внутренней сфере могут быть использованы различные структуры и модели данных. Это зависит от пользователя, от технического и программного обеспечения, определяется сложностью автоматизированных задач и объемом информации.

Существуют такие модели данных: иерархическая, реляционная, постреляционная, многомерная, объектно-ориентированная.

По структуре организации информации в БД различают такие модели баз данных: иерархическая, сетевая и реляционная.

Иерархическая модель базы данных. Эта модель представляет собой структуру данных, которые упорядочены по подчинению от общего к конкретному; напоминает «дерево» (граф), поэтому имеет такие же параметры: уровень, узел, связь. Модель работает по такому принципу: несколько узлов низшего уровня соединяются при помощи связи с одним узлом высшего уровня.

Иерархическая модель базы данных имеет такие свойства: несколько узлов низшего уровня связаны только с одним узлом высшего уровня; дерево иерархии имеет только одну вершину, что не подлежит другой; каждый узел имеет имя собственное, есть только один маршрут от вершины дерева (корневого узла) до любого узла структуры.

Сетевая модель базы данных. Общим видом она похожа на иерархическую. Имеет такие же составляющие структуры, отличается характером отношения между ними. Между элементами структуры произвольное, не ограниченное количество элементов-связь.

Реляционная модель базы данных. (Происхождение названия от латинского слова relatio - отношение). Модель построена на взаимоотношениях между составляющими структуры. Представляет собой одну таблицу или совокупность взаимосвязанных двумерных таблиц.

Реляционная модель создана на основе двухмерной таблицы.

Строка таблицы - это запись, которая содержит информацию об отдельном объекте таблицы (один ученик).

Структура записей одинакова; совокупность элементов данных, из которых состоит запись, называется полем. Информация записи находится в полях. Поле таблицы - это колонка таблицы.

Одинаковые записи в таблице не допускаются, поскольку во всех записях поля им предоставляют уникальные имена, фамилия СУБД Access позволяет:

Поле должно быть однородным по типу по всем записям в колонке (или текстовые данные, числовые и т.д).

Реляционная модель базы данных, как правило, содержит несколько таблиц, связь между которыми осуществляется с помощью специального поля - ключа.

Примеры реляционных СУБД: dBASE, FoxBase, FoxPro и Access.

Приложение MS Access является системой управления базами данных, которая входит в состав пакета Microsoft Office и предназначена для работы за персональным компьютером или в сети под управлением операционной системы Windows.

База данных СУБД Access является реляционной базой данных, которая состоит из взаимосвязанных двумерных таблиц.

СУБД Access дает возможность:

• Проектировать табличные объекты базы данных;

• Устанавливать связи между таблицами;

• Вводить, хранить, просматривать, сортировать, изменять данные таблицы с использованием аппарата алгебры логики и индексирования;

• Создавать и использовать объекты БД.

Объекты СУБД Access:

Базы данных - файл, который содержит различные объекты сохранения данных.

Таблицы (tables) - организация хранения данных в виде двумерного массива. Она является основным объектом БД. Остальные - производные от таблицы.

Формы - объекты для отображения данных из таблицы на экране в удобном для просмотра и обработки виде.

Запросы - объекты для выбора и фильтрации данных таблицы по определенным критериям.

Отчет - формирование документа данных из таблицы для печати.

Макросы - описание действий в виде последовательности команд и их автоматического выполнения.

Модули - программы на Visual Basic, которые разрабатывает пользователь для реализации нестандартных процедур.

Понятие и назначение систем управления базами данных.

Первые БД берут свое начало с 50-х годов ХХ века. Это были файловые системы, в которых применялись универсальные программные средства, такие как Фортран, Алгол, Кобол и др. В 60-х годах появились первые системы управления базами данных (СУБД) - это совокупность программ, предназначенных для построения и обслуживания БД. Для примера можно назвать такие СУБД, как IMS, которая поддерживала иерархическую модель данных, а позже dBASE, FoxPro, Delphi, Informix, Oracle, MS Access, MySQL, SyBase и др. - реляционного типа. СУБД развиваются в направлении взятие на себя все большего количества функций, но только общих, которые касаются всех или большинства работ. Они не могут учитывать специфику конкретных потребностей, поэтому выглядят стандартными. Таким образом, программное обеспечение БД можно условно поделить на стандартное, которое поставляется вместе с СУБД и прикладное, изготовленное программистами во время построения и ведения БД с помощью специальных программных средств, которые имеет СУБД.

Кроме уже вышеперечисленных видов работ по обработке данных, прикладные программы обеспечивают выдачу отчетов, в том числе в графическом виде, предоставляют пользователю БД выгодный интерфейс, например, формы, в которых может содержаться не только информация, но и средства управления данными и программами, такие как кнопки, списки и т.п., следят за состоянием данных, например, автоматически выдают своевременное предупреждение о наличии горячих курортных путевок, об истечения срока хранения товаров, обеспечивают связь с сетью Internet и многое другое.

В рамках этого пособия ознакомимся с двумя СУБД, которые будут использованы для демонстрации примеров работ в БД, а именно: MS Access (версия MS Access 2003) и Oracle (версия Oracle 8i). Первая характерна выгодным местоположением и легкодоступностью, потому что это дополнение к Windows. Она сравнительно проста в пользовании, поэтому выгодна на первых этапах изучения организации БД. Вторая принадлежит к числу наиболее мощных современных СУБД, она обеспечивает знакомство с практически всеми тонкостями, касающихся построения и администрирования БД.

Все СУБД, как правило, имеют собственные программные средства для построения и ведения БД. Универсальным и наиболее распространенным языком, который применяется практически всеми ими, является SQL (Structured Query Language) - структурный язык запросов.

2. Обзор реляционной модели данных. Модель «сущность-связь». Понятие отношения, атрибута, ключа, связи. Классификация связей с множественностью и полнотой. Правила построения модели данных предметной области.

Модель "сущность-связь" (ER-модель) (англ. Entity-relationship model или entity-relationship diagram) - модель данных, позволяющая описывать концептуальные схемы с помощью обобщенных конструкций блоков. ER-модель - это метамодель данных, то есть средство описания моделей данных.

ER-модель удобна при проектировании информационных систем, баз данных, архитектур компьютерных приложений и других систем (моделей). С помощью такой модели выделяют существенные элементы (узлы, блоки) модели и устанавливают связи между ними.

Существует ряд моделей для представления знаний. Одним из наиболее удобных инструментов унифицированного представления данных, независимого от реализующего его программного обеспечения, является модель "сущность-связь" (entity - relationship model, ER - model).

Модель "сущность-связь" основывается на какой-то важной семантической информации о реальном мире и предназначена для логического представления данных. Она определяет значения данных в контексте их взаимосвязи с другими данными. Важным для нас является тот факт, что из модели "сущность-связь" могут быть порождены все существующие модели данных (иерархическая, сетевая, реляционная, объектная), поэтому она является наиболее общей. Любой фрагмент предметной области может быть представлен как множество сущностей, между которыми существует некоторое множество связей.

ER-модель - это одна из наиболее простых визуальных моделей. Она позволяет постичь структуру объекта «крупными мазками», в общих чертах. Такое общее описание структуры называется ER-диаграммой или онтологией выбранной предметной области (area of interest).

Типичные примеры использования ER-модели данных IDEF1x (ICAM DEFinition Language) и dimensional modelling.

Отношение реляционных баз данных.

Отношения реляционной базы данных делятся на два класса: объектные и связные. Объектное отношение хранит данные объекты (экземпляры сущности). В объектном отношении один (или несколько) из атрибутов, однозначно идентифицирующих объект. Такой ключевой атрибут называется (единичным или множественным) ключом отношений или первичным атрибутом. Ключ, как правило, находится в первом столбце. Остальные атрибуты функционально зависят от данного ключа. Ключ может включать несколько атрибутов (сложный ключ). В объектном отношении атрибуты не должны дублироваться. Это основное ограничение в реляционной базе данных для сохранения целостности данных. Связное отношение хранит ключи двух или более объектных отношений, то есть по ключам устанавливаются связи между объектами отношений. Связное отношение может иметь и другие атрибуты, которые функционально зависят от этой связи. Ключи в связных отношениях называются внешними (сторонними) ключами, поскольку они являются первичными ключами других отношений.

Условия и ограничения, которые накладываются на отношения реляционных баз данных на табличном уровне представления, можно сформулировать следующим образом:

· не может быть одинаковых первичных ключей, то есть все строки (записи) должны быть уникальными;

· все строки должны иметь одинаковую типовую структуру;

· имена столбцов таблицы должны быть различны, а значения столбцов должны быть однотиповыми;

· значения столбцов должны быть атомарными, т.е. не могут быть компонентами других отношений;

· должна сохраняться целостность внешних ключей;

· порядок размещения строк в таблице несущественный - он влияет только на скорость доступа к нужной строки.

Обеспечивается поддержка таких типов связей между записями: один ко многим; многие к одному, многие ко многим.

Основные этапы работы с базами данных:

Проектирование таблицы.

После создания нового банка данных с помощью директивы File/New Database (Создать новый банк) или открытие существующего банка с помощью File/Open Database (Открыть банк) на экране в рамках окна Access появляется окно банка данных.

В меню File выберите директиву New (Создать новый объект), а в подменю - опцию Table (Таблица).

Назначение имен полей

Каждая строка спецификации определяет характеристики одного поля записи. В колонку Fіeld Name задается имя поля. Оно может иметь длину до 64 символов и может содержать кириллицу, пробелы и специальные символы, за исключением точек, восклицательного знака и угловых скобок. Естественным ограничением является запрет на наличие в одной таблице двух полей с одинаковыми именами.

Установка типа данного поля

Тип данных вносится в столбец Data Type, причем его можно выбрать из списка доступных типов.

Text. Текстовые поля содержат текст, длина которого не может быть больше 255 символов. Реальная длина поля устанавливается с помощью параметра Fіeld Size (Размер поля)

Memo. В Memo-полях текст длиной до 32000 символов. Поля этого типа данных не могут индексироваться.

Number. Числовые поля содержат произвольные числовые значения. Диапазон допустимых значений определяется параметром Fіeld Size (Размер поля).

Date/Time. Поля даты/времени содержат значения даты и времени в диапазоне от 100 до 9999 года.

Currency. В денежных полях можно хранить числа с точностью до 15 разрядов слева от запятой и четырех десятичных разрядов (обычно достаточно двух) справа от запятой.

Counter. Поле счетчика, содержит число, которое автоматически увеличиваются Access на 1, когда в таблицу добавляется новый блок данных.

Yes/No. В таких полях хранятся значения Yes (Да) или No (Нет). Поля данного типа не могут индексироваться.

OLE Object. В OLE-полях содержатся объекты, такие как, например, Excel-таблица или Microsoft Draw-графика, обработанные OLE-сервером. Размер поля может быть до 128 МБ.

Определение размера поля. Для числовых полей параметр Fіeld Size может иметь одно из следующих значений:

Byte. Хранит числа от 0 до 255 (только целые). Занимает 1 байт.

Іnteger. Хранит числа от -32768 до 32767 (только целые). Занимает 2 байта.

Long Іnteger . Хранит числа от -2147483648 до 2147483647 (только целые). Занимает 4 байта.

Sіngle . Хранит числа с шестиразрядной точностью от 3,402823Е38 до 3.402823Е38. Занимает 4 байта.

Double. Хранит числа с десятиразрядной точностью от -1.79769313486232Е308 до 1,79769313486232Е308. Занимает 8 байтов (стандартная установка).

Определение параметров поля

Характеристики каждого поля определяются рядом параметров. Эти параметры регламентируют способы обработки, хранения и индикации данных.

Fіeld Sіze (Размер поля). Устанавливает максимальную длину текстового поля или способ представления чисел в поле типа Number.

Format (Формат). Определяет способ представления данных. Наряду с определенными форматами допускается использование собственных форматов пользователя.

Decіmal Places (Десятичные разряды). Устанавливает количество разрядов справа от десятичной запятой.

Captіon (Надпись). Определяет надпись, которая будет использоваться в качестве наименования поля в формуляре или отчете. Если для этого параметра не будет задано никакое значение, то, как надпись, будет по умолчанию использовано имя поля.

Default Value (Значение по умолчанию). Устанавливает значение, которое будет автоматически введено в поле при генерации блока данных.

Valіdatіon Rule (Ограничения введения). Правило, которое ограничивает допустимые для ввода в поле данные.

Valіdatіon Text (Сообщение о нарушении). При попытке ввести в поле данные, не удовлетворяющие правилу, сформулированному в Valіdatіon Rule.

Іndexed (Индексированное поле). Признак индексирования.

Добавление и удаление полей

В готовую спецификацию можно вносить изменения. В частности, можно изменять параметры отдельных полей, добавлять поля в запись в нужных местах и удалять лишние. Но при этом стоит постараться внести все исправления в спецификацию до начала заполнения банка данных, потому что попытка изменить параметры полей заполненной базы может вызвать потерю или искажение данных.

1. Если удалить поле, которое содержит данные, то появится предупреждающее сообщение с вопросом о том, действительно ли пользователь хочет выполнить удаление, нажмите на кнопку Cancel.

2. В меню Edit выберите директиву Undo Delete (Отменить удаление). Однако отменить операцию удаления и восстановить исходное состояние таблицы можно только в случае, если после удаления не были сделаны никакие другие изменения в структуре или содержании банка. Access гарантирует возможность отмены, но только для последней выполненной операции.

3. Закройте окно таблицы и нажмите командную кнопку No (Нет) в диалоговом окне запроса о необходимости сохранения изменений. Однако в этом случае будут проигнорированы и все другие изменения, выполненные за этот сеанс работы с таблицей.

Установка первичного ключа

После того как дано определение всем полям, стоит выбрать минимум одно поле для использования как первичный ключ. Объявления первичного ключа препятствует введению повторяющихся блоков данных, поскольку поле таблицы, используемое в качестве первичного ключа, содержит однозначный идентификатор для каждого блока данных. Это поле не может содержать одинаковую величину в двух разных записях.

Первичный ключ может быть определен только в режиме проектирования таблицы. Маркируйте поле, что должно стать полем первичного ключа и вызовите директиву Set Ргімагу Key (Установить ключ) в меню Edit. Маркированная поле немедленно обозначается значком ключа в селекторном столбике (это и есть признак того, что поле объявлено первичным ключом) и соответственно индексируется.

Если к моменту выхода из режима проектирования первичный ключ для создаваемой таблицы не будет объявлен, то Access спросит, стоит ли включить в таблицу поле первичного ключа. Если пользователь ответит положительно (Yes), то Access создаст особое поле с именем ID, в которое для каждого блока данных будет вводиться.

3. Понятие таблицы, поля, записи. Основные этапы работы с базами данных в среде системы управления базами данных. Отображение модели «сущность-связь» базы данных. Свойства полей, типы данных. Ввод данных в таблицы. Сортировка, поиск и фильтрация данных.

Таблица - это набор именованных полей, в которых описываются свойства объектов.

Таблица предусматривает отражение данных в виде строк и столбцов. Столбец содержит характеристику объектов; строка - совокупность характеристик об одном экземпляре объекта. Записью является строка таблицы базы данных

Поле - столбец таблицы, предназначенный для хранения значений определенного свойства (параметра) объекта.

Запись - строка таблицы. Одна запись содержит данные про отдельный объект, который описывают в базах данных.

СУБД Access позволяет создавать объекты базы данных, в которых будет содержаться информация из различных таблиц. Для этого необходимо установить связь между таблицами. При создании связи будут объединены (связаны) записи в этих таблицах. При этом пользуются условными сроками, говорят о базовой и зависимой таблице. В обеих таблицах должны быть поля, которые имеют одинаковые значения. Тогда связью между таблицами будет эта пара полей (одно - в базовой таблице, второе - в зависимой). Связанные поля могут иметь разные имена, но тип значений этих полей обязательно должен совпадать.

Проектирование баз данных состоит из концептуального, логического и физического этапов. Каждый этап использует свою модель данных.

Существует несколько методов построения концептуальной модели базы данных. Один из наиболее распространенных методов основывается на модели, которая основана на предоставлении предметной области в виде двух типов объектов - сущностей и связей.

Сущность - это объект предметной области, который является множеством элементов. Примеры сущностей - ученики, предметы, кружки. Каждый элемент сущности - это конкретный экземпляр. Сущности представляются в базе данных в виде таблицы. Имя сущности - имя таблицы, характеристики - названия столбцов таблицы, а экземпляры - строки таблицы.

Существует понятие степени связи между сущностями, относящихся к связи.

Степень связи определяет, какое количество экземпляров одной сущности может быть связано с экземплярами другой сущности, принадлежащие к этой связи.

На этапе логического проектирования сущности и связи превращаются в логическую модель данных, построенную по законам логики. Как мы уже упоминали на первом уроке, существует несколько логических моделей данных. Среди них выделяют реляционную, иерархическую и сетевую. Наиболее широко сейчас используется реляционная модель. На английском «relation» - отношение, отсюда и название модели. Отношение представляется в виде таблицы, состоящей из строк и столбцов. Каждый столбец отношения называют полем, а строку - записью. Названия полей - атрибутов. В отличие от обычной таблицы основное свойство отношения заключается в том, что в нем не должно быть одинаковых записей. Это связано с тем, что отношение отражает название определенного множества объектов, а каждая запись представляет элемент этого множества. Конечно, элементы множества должны быть разными.

Атрибуты (группы атрибутов) обеспечивают уникальность (неповторимость) каждой строки, которая называется ключом отношения. Ключей в отношении может быть несколько.

Существует несколько методов построения концептуальной модели базы данных. Один из наиболее распространенных методов основывается на ER-модели. Эта модель основана на представлении предметной области в виде двух типов объектов - сущностей и связей.

Сущность - это объект предметной области, который является множеством элементов. Примеры сущностей - ученики, предметы, кружки. Каждый элемент сущности - это конкретный экземпляр, например ученик Сидоров или предмет «математика». Как правило, сущности выражаются существительными. Сущности представляются в базе данных в виде таблицы. Имя сущности - имя таблицы, характеристики - названия столбцов таблицы, а экземпляры - строки таблицы. В табл. показано, как понимать основные термины сущности.

Сущность УЧЕНИК - имя сущности.

Мы привыкли, что в таблицу можно помещать любую информацию. Однако таблицы-сущности отличаются от обычных таблиц тем, что в них не может быть двух одинаковых строк.

Например, пусть сущность УЧЕНИК имеет характеристики ФАМИЛИЮ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО, ДАТА РОЖДЕНИЯ, ДОМАШНИЙ АДРЕС. Будем записывать это в таком виде: УЧЕНИК (ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО, ДАТА РОЖДЕНИЯ, ДОМАШНИЙ АДРЕС). Примеры экземпляров этой сущности - (Сидоров, Петр, Васильевич, 01.02.1985, ул. Цветочная 33), (Иванова, Ольга, Борисовна 12.05.1986, просп. Победы, 231, кв. 3).

Связи отражают важные для проектируемой базы данных отношения между сущностями. Это связи - ОБУЧАЕТСЯ (ученик в классе), ИЗЛАГАЕТ (учитель предмет для класса в кабинете) и т.п. Как правило, связи выражаются глаголами.

Связь между сущностями можно изобразить в виде линий между конкретными экземплярами. Ниже иллюстрируется связь ПОСЕЩАЕТ между сущностями УЧЕНИК и КРУЖОК. Если сущность можно представить в виде таблицы, то для представления связей нужно создать дополнительные таблицы, в которые помещают информацию о связываемых данных.

Объекты СУБД Access:

Таблица - организация хранения данных в виде двумерного массива. Она является основным объектом БД. Остальные - производные от таблицы.

Форма - помогает создавать интерфейс пользователя, ее используют для ввода, изменения или отображения данных.

Запросы - объекты для выбора и фильтрации данных таблицы по определенным критериям.

Отчет - формирование документа.

Макросы - описание действий в виде последовательности команд и их автоматического выполнения.

Модули - программы на языке Visual Basic, которые разрабатывает пользователь для реализации нестандартных процедур.

Этапы работы с базой данных.

Во время работы с базой данных можно выделить ряд основных этапов.

Построение модели данных предметной области, вследствие чего на основании основных документов предметной области разрабатывается информационно-логическая модель данных.

Определение структуры базы данных, когда на основе разработанной информационной модели производится проектирование структуры таблиц согласно реквизитов различных документов, то есть определяется состав полей, таблиц, в том числе ключевых. Для каждой из таблиц определяются количество атрибутов, типы данных и связи, а для каждого атрибута уникальный идентификатор (имя атрибута), тип и формат данных.

Конструирование таблиц, вследствие чего спроектированные таблицы реализуются с помощью различных средств СУБД.

Создание схемы связей между таблицами на основе разработанной на первом этапе информационно-логической схемы базы данных.

Ввод данных в таблицы, поскольку во время введения может возникнуть необходимость модифицировать таблицу (изменить состав атрибутов, тип полей, формат данных и т.д.).

Ведение базы данных, что предусматривает проведение операций для поддержания базы данных в актуальном состоянии, то есть выполнение таких действий:

♦ дополнение базы данных новыми таблицами в связи с появлением новых документов предметной области;

♦ удаление таблиц в случае их ненужности (это действие должно проводиться с особой осторожностью из-за наличия связей между документами);

♦ изменение записей, то есть корректировка данных в случае необходимости.

В процессе ведения базы данных возможна сортировка данных по заданному ключу (ключам) или фильтрация данных при наличии в СУБД специального средства селекции по запросу. Критерий отбора задает пользователь, а система перебирает все записи и отбирает те из них, которые соответствуют запросу.

Для предоставления исходной базы данных необходимой формы СУБД дают пользователю возможность разрабатывать отчет, то есть ему предоставляются средства для решения таких задач:

размещение и оформление взятых из базы данных сведений;

подсчет сумм, процентов и др.;

оформление деловой графики и т. д.

Создание таблиц.

Таблицы - это объекты, в которых непосредственно хранятся данные.

Создать таблицу можно, выбрав в окне БД на вкладке Таблица и используя Конструктор или Мастер. Но есть и другие способы (см. табл.).

Способ	Описание
Режим таблицы	Выводит бланк (форму) абстрактной таблицы, которая затем может приобретать конкретную форму и содержание.
Конструктор	В режиме конструктора можно непосредственно указать параметры всех элементов структуры таблицы.
Импорт таблиц	Импорт данных в таблицу из других файлов.

Для заполнения таблицы необходимо перейти в режим заполнения таблицы, открыв ее.

Заполнение таблиц.

Таблицы состоят из полей и записей. Полями называют столбцы, а записями - строки. Внести запись в таблице означает заполнить строку. Чтобы создать таблицу, необходимо определить ее поля, типы данных этих полей, а иногда некоторые дополнительные свойства этих полей. Не все данные занимают в компьютере одинаковый объем. Для их компактного хранения необходимо четко определить их тип.

Типы данных.

В таблицах Access можно указать типы данных.

ФОРМА	ИСПОЛЬЗУЕТСЯ ДЛЯ ОТОБРАЖЕНИЯ
Текст	Короткие буквенно-цифровые значения, например фамилия или адрес.
Число	Числовые значения, например расстояние. Обратите внимание, что для денежных единиц существует отдельный тип данных.
Денежная единица	Денежные значения.
Да/Нет	Значение "Да" и "Нет" и поля, содержащие только одно из двух значений.
Дата и врем	Значения даты и времени для лет от 100 до 9999.
Форматированный текст	Текст или сочетание текста и чисел, которое можно отформатировать с помощью элементов управления цветом и шрифтом.
Вычисляемое поле	Результаты вычисления. В расчетах должны использоваться другие поля той же таблицы. Для создания вычислений используется построитель выражений.
Вложения	Вложенные в записи базы данных, файлы электронных таблиц, документы, диаграммы и другие типы поддерживаемых файлов, подобно вложений в сообщениях электронной почты.
Гиперссылки	Текст или сочетание текста и чисел, которое хранится в виде текста и используется как адрес гиперссылки.
Примечание	Длинные фрагменты текста. Поле типа "Примечание" часто используется для хранения подробного описания продукта.
Подстановка	Список значений из таблицы или запроса, или набор значений, указанных при создании поля. Поле подстановок можно создать с помощью мастера подстановок. Тип данных в поле подстановок текстовый или числовой, в зависимости от того, какие параметры были выбраны в мастере.

Ввод и редактирование.

Ввод и редактирование данных происходит путем переключения между режимами Представления таблицы и Конструктор.

Несмотря на то, что для ввода данных, особенно в базы данных Access с несколькими пользователями, лучше использовать формы, данные можно вводить и изменять непосредственно в таблице.

Тип данных, которые пользователь может вводить в таблицу, зависит от следующих аспектов.

По умолчанию поля в таблицы содержат определенный тип данных, например текст или числа. Следует вводить тот тип данных, который получает соответствующее поле.

Иначе отображается сообщение об ошибке.

Если к полю применена маска ввода, формат, состоящий из постоянных символов (таких как скобки, точки или дефисы) и специальных символов маски, указывающих, в какие позиции, в каком количестве и какого типа данные можно вводить, может возникнуть необходимость вводить данные в определенном формате.

За исключением вложений и многозначных списков в большинство полей можно вводить только один тип данных. Если неизвестно, может ли поле содержать вложения, просмотрите его свойства. Если поле - многозначный список, отображается флажок рядом с каждым элементом списка.

Просмотр параметров свойств полей.

В области переходов щелкните правой кнопкой мыши таблицу и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.

На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть выберите пункт Окно свойств, чтобы просмотреть свойства каждого поля. Настройки свойств поля влияют на ввод данных и редактирование. Чтобы ввести данные в таблицу в области переходов дважды щелкните таблицу. По умолчанию таблица откроется в режиме таблицы. Щелкните нужное поле и введите данные. Для перемещения к следующему полю в той же строке нажмите клавишу Tab, клавиши со стрелками вправо или влево или щелкните ячейку в следующем поле.

В случае нажатия клавиши Tab в Access по умолчанию использованы региональные параметры Windows, которые определяют направление перемещения курсора (влево или вправо). Если в системе используется язык, который читается слева направо, при нажатии клавиши Tab курсор перемещается вправо. В случае использования языка, который читается справа налево, курсор перемещается влево.

Форма - это объект базы данных, который помогает создавать интерфейс пользователя для применения базы данных. «Связанная» форма - это форма, которая непосредственно подключена к источнику данных, например таблицы или запроса, и может использоваться для ввода, изменения или отображения данных из источника данных. Вы также можете создать «свободную» форму, которая не связывается непосредственно с источником данных, но содержит кнопки, надписи или другие элементы управления, необходимые для работы приложения.

Связанные формы напоминают окна, через которые пользователи просматривают данные и получают доступ к базе данных. Эффективная форма ускоряет использование базы данных, поскольку пользователям не приходится искать нужные данные. Оформление формы делает работу с базой данных более приятной и эффективной. Она также позволяет избежать ввода неправильных данных.

Сортировка, фильтрация и поиск данных.

Для поиска данных в таблице пользуются кнопкой на панели инструментов для вызова меню, в котором задаются параметры поиска. Также это меню можно вызвать комбинацией клавиш CTRL+F.

Чтобы сортировать или фильтровать данные пользуются следующей панелью.