Структура і форматування діаграми.
Майже всі діаграми (крім кругової і пелюсткової) мають дві головні осі: горизонтальну — вісь категорій, вертикальну — вісь значень. Об'ємні діаграми мають ще третю вісь — рядів даних.
Діаграма складається з багатьох елементів. Нижче наведено ті, назви яких можна прочитати на екрані, навівши на елемент вказівник миші:
область діаграми;
область побудови діаграми;
легенда;
заголовок діаграми;
вісь ряду даних;
вісь категорій;
вісь значень;
маркери даних;
назва осі значень;
назва осі категорій;
стіни, кути (в об'ємних діаграмах) тощо.
Розміри діаграми змінюють, перетягуючи маркери габаритів. Вигляд усіх елементів можна змінювати. Елементи діаграми є об'єктами, над якими визначені дії переміщення та форматування, зокрема, команда з контекстного меню Формат елемента... Підчас форматування можна, зокрема, замалювати елементи деяким кольором чи текстурою (засіб Заливка градієнтна, текстурою чи з файлу), створити різні світлові ефекти (засоби Світіння, Тінь тощо). На кожну область чи поверхню діаграми (сектор, прямокутник, стіну) можна нанести рисунок з файлу, наприклад, зображення продукції, зокрема, автомобілів, парфум тощо, чи історичних пам'ятників, що є символами міст. Можна змінити текстові підписи елементів і шрифт, яким вони виконані.
Створення діаграми.
Зазвичай спочатку створюють таблицю з даними,а тоді для всіх числових даних чи тільки для виокремлених даних будують конкретну діаграму командами зі стрічки, меню чи панелі інструментів:Вставити / Діаграму. Далі вибирають тип і різновид діаграми й отримують діаграму поряд з таблицею. Діаграма — це об'єкт, який можна форматувати,змінювати, вилучати. Діаграму можна розташувати на окремому аркуші з назвою Діаграма чи на поточному.
Тип діаграми можна будь-коли поміняти. Для цього діаграму треба вибрати, викликати контекстне меню чи майстра діаграм, вибрати інший тип і натиснути на кнопку ГОТОВО. Виконуючи практичну роботу, проекспериментуйте з різними типами та видами діаграм і їхніми властивостями.
Майстер діаграм функціонує лише в MS Excel 2003. Його можна запустити двома способами:
натисканням на кнопку Майстер діаграм на панелі інструментів;
командами з меню Вставити / Діаграму.
Рекомендують перед запуском майстра правильно виокремлювати діапазони з даними, які треба графічно відобразити. Це зазвичай суміжні рядки чи стовпці (часто з назвами). Щоб виокремити несуміжні діапазони, потрібно натиснути на клавішу Ctrl.
Під керівництвом майстра виконують чотири кроки.
Крок 1: вибирають тип і вигляд діаграми.
Крок 2: задають діапазони з даними (якщо вони не були вибрані заздалегідь).
Крок 3: задають параметри (підписи, легенду, вигляд осей, наявність сітки).
Крок 4: зазначають, куди заносити діаграму (на окрему чи поточну сторінку).
Щоб перейти до наступного кроку, натискають на кнопку Далі, а щоб повернутися назад — на кнопку Назад.
Можна пропустити один чи два кроки, натискаючи відразу на кнопку Далі. Щоб завершити (часто достроково) роботу майстра діаграм і отримати діаграму, натискають на кнопку ГОТОВО.
У MS Excel 2003 діаграму можна побудувати, не створюючи спочатку таблиці з даними, командами Вставити /Об'єкт / Microsoft Graph Chart. Таблицю-зразок, яка з'явиться на екрані, треба заповнити власними даними і стежити, як автоматично змінюватиметься стовпцева діаграма-зразок. Можна також робити навпаки: змінювати величину стовпчика методом перетягування його вершини — дані в таблиці змінюватимуться автоматично.