Учет кассовых операций
Кассовые операции не являются особенно трудоемким участком учета, однако использование компьютерных технологий при обработке информации по данному участку учета достаточно эффективно. Информацию о денежных средствах в кассе обычно обрабатывает кассир, который ведет кассовую книгу Кассовая книга и отчеты кассира могут вестись автоматизированным способом.
Денежные средства, находящиеся в кассе предприятия, учитываются на счете 50 «Касса». На этом счете отражаются все кассовые операции по приходу и расходу денежных средств. Алгоритм движения денежных средств предусматривает приходные, расходные операции, корреспонденцию счетов, а также получение выходных регистров бухгалтерского учета по счету 50. Автоматизируется учет движения денежных средств, что позволяет значительно повысить достоверность информации и оперативность ее обработки.
Пункт меню Журналы - Касса. После выбора этого пункта меню на экране активизируется диалоговое окно Касса, которое представляет собой журнал кассовых документов (расходных и приходных ордеров).
Пользователю предлагается диалоговое окно Выбор вида документа, в котором необходимо выбрать нужный документ из следующих вариантов:
Приходный кассовый ордер;
Расходный кассовый ордер;
Приходный кассовый ордер (торг);
Расходный кассовый ордер (торг).
Документ Приходный кассовый ордер (рисунок 1)
Этот документ предназначен для автоматического оформления операций по поступлению наличных денежных средств в кассу организации.
Рисунок 1 Документ «Приходный кассовый ордер»
Рассмотрим реквизиты этого документа:
Касса. Реквизит определяет дебетуемый счет, т. е. устанавливается тип кассы:
• рублевая (Дт 50.1);
• валютная (Дт 50.11). В этом случае следует также выбрать валюту, в которой будет сформирован кассовый ордер;
Движение денежных средств. Значение выбирается из одноименного справочника;
Корр. счет, аналитика. В этой группе реквизитов следует указать счет и объекты аналитического учета (субконто), по кредиту которого будет корреспондировать счет 50;
Документ поставки. Выбирается из предложенного списка;
Принято от. Здесь указываются реквизиты лица, от которого принимаются денежные средства. Если денежные средства вносит сотрудник организации, то с помощью соответствующей кнопки (в правой части поля ввода) его можно выбрать из справочника Сотрудники;
Основание. Это текстовый реквизит, в котором указывается основание для внесения денежных средств в кассу (например, оплата за отгруженные товары по накладной № 23);
Приложение. Если к приходному кассовому ордеру прилагаются какие-либо документы, то они перечисляются в этом реквизите;
Сумма. Указывается сумма вносимых в кассу денежных средств;
Указать в тексте НДС. Устанавливается флажок, если получение денежных средств связано с оплатой продукции, товаров, работ и услуг, облагаемых налогом на добавленную стоимость (в этом случае необходимо обязательно указать ставку налога в реквизите Ставка НДС);
Ставка НДС. Ставка налога на добавленную стоимость;
НДС. Сумма налога рассчитывается автоматически;
Учитывать НП. Следует установить флажок в тех случаях, когда получение денежных средств связано с оплатой продукции, товаров, работ и услуг, облагаемых налогом с продаж;
Ставка НП. Ставка налога с продаж;
НП. Сумма налога рассчитывается автоматически от общей суммы обратным пересчетом;
Формировать проводки. С помощью этого флажка можно задать режим проведения документа при записи. Если он установлен, то при проведении формируются проводки, а если снят, то документ проводится без формирования проводок. При проведении документа автоматически формируется операция с проводкой по дебету субсчета 50.1 (касса организации в рублях) или 50.2 (касса организации в валюте), и кредиту счета, выбранного в форме документа.
Документ Расходный кассовый ордер (рисунок 2)
Этот документ предназначен для автоматического оформления операций по расходу денежных средств из кассы организации.
Рисунок 1 Документ «Расходный кассовый ордер»
Для оформления расходного кассового ордера необходимо заполнить экранную форму документа:
Касса. Установить тип кассы: рублевая или валютная. Этот реквизит определяет кредитуемый счет (50.1 или 50.11). Если выбран валютный тип кассы, то следует также выбрать валюту, в которой будет сформирован кассовый ордер;
Корр. счет, аналитика. В этой группе реквизитов посредством выбора из плана счетов следует указать счет и объекты аналитического учета (субконто), по дебету которого будет корреспондировать счет 50 при проведении документа;
Движение денежных средств. Значение этого реквизита выбирается из одноименного справочника;
Выдать. Если выдача денежных средств производится сотруднику организации, то с помощью кнопки (в правой части поля ввода) его можно выбрать из справочника Список сотрудников;
Основание. В этом реквизите надо указать, на каком основании денежные средства выдаются из кассы;
Приложение. Реквизит заполняется, если имеются дополнительные документы;
По документу. Если денежные средства выдаются сотруднику организации, то в этом поле выводятся паспортные данные сотрудника из справочника Список сотрудников. Для других лиц в поле следует указать данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность получателя денежных средств;
Сумма. Указывается сумма получаемых из кассы денежных средств;
Формировать проводки. Как правило, при проведении документа необходимо сформировать проводки. Вместе с тем, если проводки по выплатам из кассы были введены другими документами или вручную, то с помощью этого флажка можно установить необходимый режим проведения документа. Выплата заработной платы может производиться по платежной ведомости по форме Т-53 (код по ОКУД 0301011) с выпиской одного расходного кассового ордера на общую сумму после выдачи по ведомости денежных средств. Поскольку проводки по выплате заработной платы формируются при проведении документа Выплата заработной платы из кассы, то при выписке расходного кассового ордера в этом случае в форме ввода следует снять флажок Формировать проводки. При проведении документа автоматически формируется операция с проводкой по кредиту субсчета 50.1 (касса организации в рублях) или 50.11 (касса организации в валюте) и дебету субсчета, выбранного в экранной форме документа.
Кнопка
журнала Кассовая
книга
.
После
нажатия этой кнопки активизируется
одноименное диалоговое окно Кассовая
книга
позволяющее произвести настройку для
получения отчета по кассовым операциям.
Этот отчет формируется на основании
кассовых документов. Кассовая книга —
любимый документ всех проверяющих. В
ней на каждом листе указывается:
остаток по кассе на данную дату;
приход с указанием номера приходного кассового ордера и содержанием операции;
расход с указанием номера расходного кассового номера и содержанием операции;
остаток на конец дня (остаток не должен превышать лимит остатка по кассе, установленного банком для данного предприятия).
Помимо периода времени, в этом диалоговом окне необходимо определить следующие параметры:
Пересчитать номера листов с начала года. Флажок устанавливается, если нарушен порядок следования листов;
Выводить основания кассовых ордеров. Флажок устанавливается, если необходимо вывести информацию о том, от кого получено или кому выдано основание;
Последний лист. Выбирается одно из значений:
• Обычный;
• Последний в месяце;
• Последний в году.
Если выбрано значение Обычный или Последний в месяце, то после нажатия на кнопку Сформировать просто распечатывается вкладной лист кассовой книги и отчет кассира. Если выбрано значение Последний в году, то, помимо вкладного листа кассовой книги и отчета кассира, распечатывается еще и титульный лист, и последний лист кассовой книги с подписями руководителя, главного бухгалтера, а также указанием количества листов в кассовой книге за текущий год. Все листы кассовой книги сшиваются и опечатываются.