1.2. Планы деловой беседы

Специальные планы подготовки и проведения любой де­ловой беседы являются ее «ахиллесовой пятой», роскошью, недостижимой в повседневной жизни, как считают многие деловые люди. Один директор крупной югославской внешне­торговой организации, который участвовал в рассмотрении идеи планирования важных деловых бесед, заявил: «Ну как можно планировать деловую беседу, если один новый момент или факт, внезапно всплывший по ходу встречи, как правило, основательно все меняет, разбивает план вдребезги. Зачем это планирование?».

Целью планирования как раз и является попытка смягчить, нейтрализовать влияние новых моментов, не­предвиденных обстоятельств на ход беседы. Подготовка беседы позволяет предвидеть возможные неожиданные мо­менты, что снижает эффективность «выпадов» собеседни­ка. Кроме того, приобретается навык быстрой и гибкой реакции на случай неожиданных оборотов. Все это облегчит наше положение, если в ходе беседы мы окажемся на не­знакомой и скользкой почве. В этом-то и заключается цель подготовки беседы, поскольку деловой человек — не гадалка, которая, «глядя в карты, предсказывает судьбу».

Мы часто удивляемся своим деловым партнерам, когда они молниеносно парируют наши слова в ходе беседы, да­же и в очень сложной для них ситуации. Обычно мы при­писываем это их интеллекту и профессионализму. Но это не совсем так. Скорее всего наш собеседник — добросовест­ный и сознательный служащий, который в деталях рас­планировал деловую встречу с нами и мысленно или даже вслух неоднократно прорепетировал всю беседу вплоть до мелочей вместе со своими коллегами, предполагая если не совсем такие же, то хотя бы приблизительно похожие обстоятельства и неожиданности, перед которыми мы его впоследствии поставим. Таким образом, в момент, когда мы преподнесли ему «сюрприз» и нужна быстрая реакция, он может полностью сконцентрироваться на основной проблеме, не отвлекаясь на мелочи. Не исключено также что ответ у него уже наполовину готов, если он сумел пред­угадать наш вариант. Поэтому мы рассмотрим далее роль планирования при проектировании особо важных и мас­штабных деловых переговоров.

При составлении проекта важных деловых переговоров составляются организационные планы, на реализацию ко­торых уходит несколько дней (обычно 3—4 дня) или не­дель (3—5 недель и даже больше); кроме того, необходи­мо детально и как можно более точно спланировать все мероприятия, которые нужно осуществить в рамках пла­на переговоров. Такое планирование позволяет жестко контролировать выполнение работ, предусмотренных пла­ном, сравнивать полученные показатели с плановыми, учи­тывать затраты и другие исходные параметры для опре­деления потребностей и возможностей реализации какого- либо проекта. При этом исходят из проверенной истины: планирование является осмысленным установлением со­ответствующего порядка работы с учетом сроков, затрат в возможностей в целях выполнения задач.

Планирование деловой беседы сводится к следующим действиям:

составление и проверка прогноза деловой беседы; установление основных, перспективных задач беседы; поиски подходящих путей для решения этих задач (стратегии);

анализ внешних и внутренних возможностей дли осу­ществления плана беседы;

определение и разработка среднесрочных и кратко­срочных задач беседы, их взаимосвязи и очередности;

разработка мероприятий для реализации указанных задач (разработка программы работы, планы по отдель­ным элементам беседы) и своевременное обнаружение и предотвращение появления узких мест в плане беседы; разбивка общих планов на мелкие, детальные планы.

Так вырабатываются конкретные программы работ, ко­торых нужно придерживаться при реализации плана бе­седы, но с необходимыми коррективами.

Здесь, конечно, возникает вопрос: зачем вообще что-то планировать в рамках беседы? Особенно когда она не­большая и все виды работ по ее подготовке и проведению нам ясны, как белый день. Не будет ли это потерей дра­гоценного времени? Создается впечатление, что чем мень­ше опыта у деловых людей, тем скорее они отказывают­ся от планирования — незаменимого в подготовке любой беседы инструмента. Причиной этого является недостаток опыта или легкомыслие, когда при подготовке беседы видна только незначительная часть дел, которую нужно выполнить для разработки и реализации плана беседы. А особенно когда беседа не очень важна. Тогда планиро­вание десятка дел на 2—3 дня кажется непозволительной роскошью. А потом этот десяток дел разрастется до соро­ка (и это еще не все), а 2—3 дня растянутся на 2—3 не­дели. И к началу беседы, таким образом, приходят абсо­лютно неподготовленными.

Чтобы избежать этого, необходимо выяснить, какие очевидные практические результаты дает планирование деловой беседы. Оно позволяет выявить конкретные, ко­личественно определенные задачи уже в начале подго­товки к беседе; заменить отдельные элементы будущей беседы, составить варианты планов, облегчающие приня­тие решений путем их перевода с интуитивных на реаль­ные рельсы. Планирование помогает найти и устранить возможные узкие места в беседе; согласовать все дейст­вия и мероприятия по плану деловой беседы во времени и с профессиональной точки зрения. Планирование поз­воляет «передавать ответственность» и «делегировать» контроль в рамках проекта беседы отдельным сотрудни­кам, что стимулирует творческий подход сотрудников к составлению плана беседы.

Рассмотрим теперь, какие составляются планы при подготовке к деловой беседе (рис. 4).

План всех видов деятельности по подготовке и прове­дению беседы по времени является генеральным планом подготовки, на котором основаны все остальные планы. В нем указываются виды деятельности, сроки и исполни­тели.

Виды деятельности в известной мере связаны друг с другом. Пример плана подготовки к деловой беседе по времени предлагается в виде памятной записки по пла­нированию отдельных крупных мероприятий (схема 1).

Рис. 4. Система планирования важных деловых бесед

Стратегический план беседы представляет собой пути и программу действий по достижению намеченных (опе­рация 10 — инициатива проведения беседы) задач. Ко­нечно, при разработке этого плана необходимо еще раз критически оценить, еще раз прояснить и разграничить все предварительно намеченные задачи деловой беседы.

Тактический план беседы представляет собой перечень способов поэтапного достижения целей, осуществление ко­торых ведет к решению основных, стратегических задач беседы. Это указатели направления к месту назначения.

Оперативный план беседы — это более низкий уровень разработки тактического плана; в нем определяется про­грамма действии по каждому отдельному пункту беседы.

План информации и сбора материалов — самое слож­ное, критическое звено в системе планирования деловой беседы. Сначала инициатор беседы ищет источники ин­формации, затем изучает виды сведений, поступающих из этих источников. И наконец, он должен координировать действия других служб и исполнителей, которые помогают ему в сборе материалов для беседы. Службы, отделения и исполнители, как правило, относятся к сбору информа­ции как к второстепенной работе. Поэтому представлен­ная ими информация представляет собой сырой, не сис­тематизированный должным образом материал, который к тому же может быть и ошибочным. Все это ведет к частым опозданиям, нарушениям сроков, что сужает вре­менные рамки всей подготовки к беседе и вынужденно сокращает план подготовки к беседе. В этом плане ука­зываются источники информации, собираемые сведения, исполнители и, конечно, сроки.

План систематизации и отбора рабочих материалов определяет структуру организации собранного материала и критерии его отбора. При этом структура и критерии — понятия, естественно, растяжимые.

План изложения по времени определяет рамки рабо­чего плана беседы. Основой служит время, оговоренное при назначении встречи; время беседы, конечно, не в полном объеме теперь распределяется на отдельные фазы и элементы беседы. Этот план пересматривается чаще дру­гих; при его составлении необходимо соблюдать чувство меры.

Рабочий план устанавливает структуру изложения и беседы в целом с учетом имеющегося времени. Устанав­ливаются также принципы и способы разработки самого плана беседы.

Согласование планов становится особенно важным в случае каких-либо изменений в ходе подготовки к беседе, если они влияют на другие операции по подготовке.

План использования вспомогательных средств предус­матривает включение отдельных технических средств в процесс проведения беседы. Например, если мы использу­ем графики, то возникает вопрос, как продемонстриро­вать «оппоненту» результаты работы наших специальных служб; можно ли наш вариант решения показать присут­ствующим с помощью проектора и т. п.

План приспособления к собеседникам и обстановке учитывает потенциальные требования и намерения на­ших «оппонентов», а также особенности обстановки, в ко­торой будет проходить беседа. Такой план позволяет при­вести все это в соответствие с нашими задачами.

Схема 1. ПРИМЕР ПЛАНА БЕСЕДЫ. РАЗРАБОТАННОГО ПО ВРЕМЕНИ (Деловая памятка к плану подготовки деловой беседы по времени)

Дата: 20.12.1971 г. Исполнитель: П. Мицич Описание работы: изложение метода расчета производства	Лица, с которыми нужно связаться: П. Живкович — финансовый директор А. Петех — ЦЕОП (отдел) З. Вучетич — "Интертрейд" Приложения, доклады: расчет затрат расчет затрат на производство — группа "ИКО" Сотрудники: 1. Д. Синкович 2. А. Петех 3. П. Живкович 4. З. Зензерович 5. М. Вояк 6. 7.
Сущность: ознакомление компетентного круга лип с возмож¬ностями применения метода расчета производства и получе¬ние согласия на разработку основного проекта Задачи: Как можно понятнее объяснить возможности приме¬нения метода
Подготовить в письменной форме обоснование метода для участников беседы Изучить все замечания, предложения и идеи Получить согласие на дальнейшую работу над проектом
Предварительное (техническое) решение: подготовить ма¬териалы, наглядно демонстрирующие возможности применения метода "расчета производства" Подготовить в письменной форме обоснование, схемы и сравнительные характеристики. Подготовиться к докладу и дискуссии	Примечания (ограничения): продолжитель¬ность доклада вместе с дискуссией не более 1 ч 30 мин. Необходимо присутствие генерального директора ОООТ2. ОСОБЫЕ ПОЛНОМОЧИЯ: ОСОБЫЕ СВЕДЕНИЯ:
ДЕЙСТВИЯ: 10. Сбор материалов — 5.12.1973 г. 20. Отбор и систематизация материалов — 8.12.1973 г. 30. Подготовка схем — 10.12.1973 г. 40. Обработка собранного материала — 13.12.1973 г. 50. Разработка рабочего плана основного проекта — 15.12.1973 г. 60. Разработка основной части беседы — 16.12.1973 г. 70. Подготовка и проведение совещания — 8.12.1973 г. 80. Изложение и редактирование текста и репетиция доклада — 18.12.1973 г.

И последний план — план тренировки — предусматри­вает разработку программы репетиций нашей деловой бе­седы.

То, что относится к операциям по подготовке к бе­седе (раздел 1.1), относится также и к планированию деловой беседы — масштабы беседы, имеющееся в распо­ряжении время для подготовки, наши возможности. Важ­ность беседы является тем фактором, который определяет, от какого из предложенных двенадцати планов можно от­казаться. Но всегда нужно иметь в виду, что планирова­ние беседы приносит ее автору намного больше пользы, чем вреда.