1. Листки бумаги или карточки размером с почтовый конверт вполне пригодны.

2. Обозначим содержание карточки одним подчеркну­тым словом (ключевое слово).

3. Пишем разборчиво и ясно, карточки нумеруем.

4. Заполняем карточки только с одной стороны — это впоследствии облегчит поиск и увеличит наглядность.

5. Оставляем достаточно места для дополнительных замечаний и возможных изменений.

6. Подчеркиваем наиболее важные места в записях.

Таким образом мы создаем для себя удобный личный архив интересных идей, данных, информации, источников информации и т. п., ценность которых со временем и по мере увеличения архива возрастает.

7.6. Отбор и систематизация материалов для беседы

Когда мы уже назначили деловую беседу, а еще лучше, когда мы приняли решение ее назначить или даже еще раньше — когда мы только решили ее провести, нужно начинать отбирать и систематизировать материалы к этой беседе. Большую помощь в этом нам окажет личный архив, из которого мы относительно легко и быстро мо­жем извлечь наиболее важные и нужные данные и сооб­щения. Кроме того, мы пользуемся деловой документа­цией (из нашего шкафа и письменного стола) из других служб и отделений нашего предприятия.

Для этой работы наиболее целесообразно с начала под­готовки к беседе завести особую папку-досье. Полезно уже в начале работы установить основные критерии от­бора материала для того, чтобы он не накапливался без надобности и не отягощал нас своим объемом и путанно­стью. Этими критериями могут быть вопросы, которые позволили бы нам быстрее и легче решать, включать ли конкретные данные в рабочий материал или нет.

Пример вопросов-критериев для отбора рабочих мате­риалов:

Какова реальная польза конкретного материала для проведения данной беседы, для нашей позиции?

Сколько времени нужно для его изложения?

Будет ли он достаточно понятным и убедительным для делового собеседника?

Соответствует ли он основному курсу беседы?

Насколько он важен для понимания ситуации и при­нятия окончательного решения?

Можно ли его отпустить? И так далее.

Таким образом, мы отсеиваем необходимый рабочий материал для подготовки к беседе. Было бы ошибкой при­водить собеседнику весь материал, который оказался у нас в руках. Это создаст путаницу, вызовет ненужные вопро­сы и отдалит нас от намеченной цели. В таких случаях нужно помнить практический совет: успех в беседе при­носит не столько объем собранного материала, сколько его проработка.

Рис. 28. Организация рабочих материалов в ходе подготовки и деловой беседе

Систематизация материала во время его сбора и подготовки к деловой беседе — также важная операция. Ре­комендуется иметь в папке отделения не только для об­легчения поисков, но и для направленного сбора и прора­ботки рабочего материала. Рабочий пример систематиза­ции материалов иллюстрирует рис. 28. Такой основной формой, иногда упрощенной, иногда усложненной, часто пользуется и автор при подготовке к отдельным деловым беседам.

Предлагаемый план систематизации рабочих материа­лов к конкретной деловой беседе разделен на три уровня (на рис. 28 изображен только первый и частично второй): функциональное целое, проектные группы, проектные де­тали.

Функциональное целое представлено в вертикальных графах (эти разграничения часто имеют искусственный характер), для большей наглядности и облегчения прора­ботки они обозначены номерами 10, 20, ..., 100. Проект­ные группы объединяют совокупность однородных деталей на одном уровне плана (проекта) беседы; например группа «отдельных докладов» или «невыясненных вопросов». Эти группы, входящие в одно функциональное целое, располо­жены вертикально и пронумерованы порядковыми номе­рами. И наконец, в рамках каждой группы есть много проектных деталей, рассредоточенных по всему проекту (и по вертикали, и по горизонтали). Они обычно обозна­чаются каким-либо ключевым словом. Предложенная кон­цепция систематизации рабочих материалов для подготов­ки к деловой беседе наряду со структурой имеет еще и большую мотивационную ценность. Она выражается в том, что ориентирует человека на систематическое и орга­низованное мышление, а его усилия по подготовке к бесе­де способствуют повышению качества и эффективности ее проведения.