7.4. Возможное построение беседы

Когда мы играем в домино, то ставим кости на те места, на которые они в данный момент подходят, без плана и возможности контроля за процессом в целом. К сожале­нию, многие люди именно так и поступают при состав­лении своих выступлений в служебных беседах.

Но никто не строит фабрику без плана. Так же не следует заниматься подготовкой к беседе до того, как определена ее структура. Ведь беседа не должна пред­ставлять собой разрозненную совокупность несвязанных деталей — она должна иметь четко разработанную струк­туру» быть похожей на мозаику. Причем, как правило, составляется два структурных уровня: первый представ­ляет собой фазы беседы, а второй — их компоненты (этот принцип применен и при разработке структуры этой книги (фазы рассмотрены в главах, а их компоненты — в разделах). Конечно, можно разработать структуру из трех и более уровней, но это довольно трудно.

Уже в ходе сбора и отбора материалов понемногу проявляется структура беседы. Очень редко это первое ре­шение является наиболее удачным. Поэтому в ходе по­следующей подготовки к беседе ее структуру нужно по­стоянно пересматривать и совершенствовать, конечно, исходя из следующих принципов: логических; психологических; риторических; научно-профессиональных.

Приведем несколько возможных структур деловой беседы, причем только таких, которые относятся к перво­му уровню — фаз беседы (рис. 27).

Несомненно, читатель может дополнить эти виды структур беседы новыми, взятыми из своей практики, а часто можно пользоваться и предложенными, и своими. Что касается компонентов фаз беседы (второй уровень структуры) или элементов этих компонентов (третий уровень), то представить их в обобщенном виде очень трудно, так как наличие тех или иных компонентов (элементов) определяется конкретной ситуацией.

7.5. Сбор материалов для беседы

Собирать материал и информацию для беседы следует по возможно широкой тематике и посвятить этому нужно максимальное время. Многие выступления и беседы обес­цениваются именно из-за того, что подготовка была слишком скорой и поверхностной и дала непозволительно мало необходимых сведений. Поэтому, чтобы добиться максимального эффекта, мы не должны бы собирать материал лишь для одной беседы (той, что вскоре пред­стоит). Следует применить основательную плановую, раз­ветвленную и стабильную систему сбора материалов, что поможет расширить наши знания, повысить профессио­нальную подготовку и укрепить общие основы обра­зования.

Существует масса справочников, специальных книг, журналов, исследований по всем областям жизни. В ка­талогах библиотек и различных изданиях имеются об­зоры опубликованных материалов в разных областях. Нам существенно могут облегчить работу по подготовке к беседе и разнообразные словари-справочники (экономи­ческие, юридические, инженерно-технические, философ­ские, общие), и энциклопедии. Источники информации многочисленны. Например, мы собираем все статьи и за­метки, которые имеют отношение к области нашей дея­тельности и интересов (их можно вырезать, копировать, перепечатывать). Хорошие журналы — это настоящие руд­ники специальных и полемических заметок, поэтому их нужно оценивать намного серьезнее, чем это сейчас принято. А отдельные статьи может быть нужно прочесть по два, три раза. Специалисты советуют хранить собирае­мый материал и сведения на листах бумаги или карточках (например, на непробитых карточках для ЭВМ). Для облегчения этой работы можно придерживаться следую­щих рекомендаций (что успешно делает и автор книги):