3.5. Техника передачи информации

К технике передачи информации (следует различать ин­формирование как процесс и передачу информации как составную часть процесса информирования) в соответст­вующих пропорциях относится все то, что относится к бе­седе в целом, поэтому на этом вопросе мы подробно останавливаться не будем. Таким образом, о передаче информации можно узнать из главы 1 «Подготовка к бе­седе», а конкретнее — из раздела 1.4 «Содержание дело­вой беседы», который в полной мере может быть отне­сен и к передаче информации, и из раздела 1.5 «Ритори­ческие выразительные средства», который может быть использован для придания соответствующей формы той информации, которую мы собираемся сообщить собесед­нику.

Но все же нужно постоянно помнить о том, что в природе человека заложено стремление к общению, по­этому при передаче информации нельзя увлекаться. Не­обходим строгий самоконтроль и определенная мера дип­ломатичности.

Поступать дипломатично — это значит неприятные из­вестия сообщать лишь настолько, насколько это вызвано необходимостью; всем сведениям придать подобающий вид; уметь себя сдерживать и при этом в любой момент быть настороже.

Информация, сообщаемая собеседнику, должна быть точной, ясной, содержательной, наглядной и профессио­нально правильной. Особое внимание нужно уделить крат­кости изложения. Примером может послужить притча о спартанцах, которые, как известно, придерживались ла­коничного, сжатого стиля изложения. Однажды в их го­род прибыл посланец из маленького далекого греческого государства, в котором свирепствовал голод, и обратился к спартанцам с длинной речью, в которой содержалась просьба дать ему мешок пшеницы. Спартанцы ему отказали со следующим наставлением: «Мы забыли начало твоей речи, а поэтому не поняли и конец». Тогда подошел вто­рой посланец, показал пустую суму и сказал: «Видите, сума пуста, прошу вас, наполните ее чем-нибудь». Спар­танцы исполнили его просьбу, но заметили: «В следую­щий раз будь кратким. То, что сума пуста, мы видим. А то, что ты хотел, чтобы ее наполнили, не нужно было дополнительно объяснять».

При проведении деловых бесед большую роль играют вспомогательные средства информации, особенно визуаль­ные. При передаче информации собеседнику очень полез­но показать ее наглядно, например графически. Наряду с этим всегда, когда это возможно, следует сообщать собеседнику источник нашей информации, кто ею обычно пользуется, указывать на надежность наших источников. Важно также разъяснить собеседнику, как наши сведе­ния соотносятся с другой информацией.

3.6. Наблюдение за реакцией собеседника

Вступает ли наш собеседник в разговор с субъективных позиций? Какова его реакция в отдельных фазах беседы (когда он наступает, когда вынужден защищаться, когда занимает нейтральную позицию), как влияет его реакция на конечный результат? Как в нем соотносится рацио­нальное (анализ, синтез, логика, воображение) и ирраци­ональное (интуиция, спонтанность, рефлексия) мышле­ния? Это лишь несколько вопросов, которые следовало бы себе задать о нашем собеседнике, так как даже самые обобщенные ответы способствуют определению стратегии и тактики деловой беседы. Но в этом разделе мы ставим перед собой весьма ограниченную цель: как выявляется психическая реакция собеседника и наблюдается ее внеш­нее проявление? Конечно же, подход в целом к этой проблеме является самым общим, и поэтому он дает лишь приблизительное представление о данном вопросе.

Основное правило гласит: не выпускаем собеседника из виду, наблюдая за его внешней реакцией и движе­ниями. Далее осуществляем визуальный контакт, т. е. смотрим в глаза собеседнику, когда он излагает свою точ­ку зрения и позицию.

В любом случае замеченную реакцию нужно сначала попытаться объяснить и проверить, а уже потом изменять направление беседы. Например, начальник технической службы всегда проявит особый интерес, если речь зайдет о технологии или технологических процессах. Финансовый директор сразу же оживится (или нахмурится в зависи­мости от обстоятельств), когда мы начнем обсуждать проблемы ликвидности на уровне предприятия или отрас­ли. Как вести себя в таких ситуациях? Если мы заметили какую-то реакцию собеседника, то ее нужно проверить с помощью вопроса: правильно ли мы эту реакцию истолко­вали. И уже потом можно поворачивать беседу в нужном направлении.

Следует иметь в виду, что в фазе передачи информа­ции речь идет не только о специальных фактах, т. е. о событиях, происходящих в данной деловой ситуации. Ес­ли мы действительно хотим убедить собеседника в пра­вильности своей позиции, мы должны прежде всего по­нять его мотивы — скрытые движущие силы его действий и стремлений. Здесь, конечно, на помощь должно прийти знание индивидуальной и социальной психологии.