3.3. Формування внутрішньої (управлінської) звітності на підприємстві

Система управлінської звітності - один з найбільш складних і важливих елементів управлінського обліку, що дозволяє керівництву підприємства, з одного боку, зрозуміти межі своїх можливостей в отриманні необхідних відомостей від виконавців, а також можливостей інформаційної та технічної служб, а з іншого боку - отримати ці відомості оформленими належним чином, тобто в тому вигляді, в якому ними зручно користуватися для прийняття управлінських рішень.

Крім того, система управлінської звітності - це результат діяльності будь-якої системи управлінського обліку або, інакше кажучи, продукт її діяльності, то, для чого вона створюється на підприємстві.

При формуванні системи управлінської звітності потрібно:

- визначити форму, термін надання звіту і відповідального за його складання;

- скласти схему формування управлінських звітів, визначити власників вихідної інформації;

- наділити відповідального повноваженнями координатора, тобто адміністративно дозволити йому отримання інформації у її власників;

- визначити користувачів інформації і форму, в якій вона буде їм надаватися.

Для успішного ведення проекту необхідно виконати ряд дій 7.

Етап 1. Сформувати комітет управління проектом

Завданнями такого комітету є:

1) приймати рішення за твердженням перерахованих вище стандартів;

2) приймати оперативні рішення в процесі виробництва робіт;

3) оцінити діяльність груп на місцях і при необхідності робити висновки.

Процес впровадження системи управлінської звітності виникненням численних ситуацій, коли необхідно приймати рішення, наприклад, з питань стандартизації процедур і довідників, фінансування проекту, що вимагає наявності групи оперативного реагування, наділеної максимально можливими повноваженнями. У принципі, аналіз процесу може здійснювати одна людина, але висока критичність прийнятих рішень та їх глибокий взаємозв'язок з найважливішими бізнес-процесами компанії вимагає прийняття зважених рішень за участю максимального числа представників зацікавлених сторін.

Етап 2. Сформувати робочу (проектну) групу в центральному офісі і на місцях (або філіях, якщо такі існують)

Така група вирішує в процесі створення системи управлінської звітності, такі завдання:

1) здійснювати впровадження системи;

2) адмініструвати систему та програми;

3) настроювати опції для конкретного філії (якщо такий існує);

4) керувати процесом і контролювати його в цілому;

5) готувати питання на затвердження керуючого комітету;

6) здійснювати безпосередні контакти з постачальником.

Якщо компанія має складну структуру, необхідна наявність додаткового персоналу, який забезпечує розробку та підтримку в актуальному стані облікових і управлінських стандартів підприємства, можливо, у складі економічних підрозділів (бухгалтерії, планового відділу) або у вигляді самостійного підрозділу.

Етап 3. Сформувати корпоративні стандарти

Формуються такі стандарти:

1) фінансового обліку (план рахунків, облікова політика, шифри аналітичного обліку);

2) матеріального обліку (довідник - кодифікатор матеріалів, стандарти обліку руху товару, фінансові документи, облікові регістри, супровідні документи, принципи управління складськими запасами в розрізі матеріалів);

3) виробничого обліку (принципи розрахунку собівартості, принципи віднесення витрат, принципи обліку допоміжних і побічних виробництв).

Наведений перелік корпоративних стандартів є зразковим і в значній мірі залежить від виду діяльності компанії та її поточного стану (розмір, наявність або відсутність філій і т.д.).

Рівень деталізації корпоративних стандартів залежить від ступеня інтеграції фінансових процесів головної організації і її підрозділів.

Вкрай рідко при створенні такого проекту вдається обійтися без залучення послуг зовнішніх консультантів. На жаль, вітчизняний ринок управлінських послуг тільки формується і не завжди можна знайти фахівця для вирішення приватних питань, які виникають в процесі розробки такої системи. При використанні послуг західних консультантів слід мати на увазі, що стандартний західний проект впровадження системи виходить з деяких пропозицій, які не відповідають російській практиці. До таких припущень ставляться:

- керівництво підприємства має чіткі стратегічні і тактичні цілі, в тому числі в області автоматизації (будь-який процес починається з постановки мети й оцінюється за досягнутими результатами, часу їх досягнення і витрат);

- пріоритети перебувають у сфері підтримки автоматизацією планування і управління, а не звітних процедур;

- керівництво та фахівці замовника вміють застосовувати, або, принаймні, мають деякі уявлення про стандартні технології управління підприємством і не потрібне спеціальне навчання у випадках використання їх елементів у проекті;

- працює ієрархічна структура управління, тобто розпорядження керівництва обов'язкові для виконавців;

- учасники проекту з боку замовника, позитивно ставляться до підвищення кваліфікації, яке буде відбуватися у зв'язку з виконанням проекту;

- при необхідності можлива зміна ролей учасників проектної групи, що не повинно вплинути на загальний хід створення проекту системи управлінської звітності.

Впровадження конкретної форми звітності проводиться в три основних етапи.

Перший етап - це аналіз необхідної інформації з метою підтвердження можливості отримання цього документа. Форми можуть піддаватися правці, тобто змінюватися за зовнішнім виглядом, за формами подання інформації. Це вважається досить незначним елементом спільної роботи з впровадження управлінської звітності. Як правило, перший етап проводиться по бухгалтерських регістрах, і факт відсутності в них інформації, необхідної для управління можна вважати природним. У цьому випадку необхідно визначити джерела отримання необхідної інформації, які можуть перебувати у функціональних підрозділах, наприклад, відділ продажів або відділ закупівель, виробничі відділи і т.д. Особливо важливо проаналізувати сам факт наявності необхідної інформації. Наприклад, може виникнути ситуація, що існуючі форми первинних документів не мають реквізитів, необхідних для отримання відповідного звіту. У цьому випадку слід провести роботу з доопрацювання цих форм або впровадження системи додаткового обліку даних форм первинного документа. Хоча найчастіше первинні документи містять необхідний обсяг інформації. Але ця інформація не обробляється у вигляді управлінської звітності. У цьому випадку необхідно визначити форму відповідних звітів, призначити відповідальних за їх отримання і зобов'язати власників цієї інформації надавати ці звіти у встановлений час.

Другий етап - це етап перегляду всіх облікових регістрів і облікової практики підприємства, зорієнтований на те, щоб інформація, яка відповідає основній управлінської звітності, оперативно і постійно необхідна підприємству, а також звітність, необхідна для стратегічного аналізу діяльності, були відображені в облікових регістрах. Для того щоб отримати інформацію облікових регістрів, необхідно кілька модифіковані аналітичний облік, щоб необхідна інформація відбивалася в ньому постійно.

Третій етап - створення автоматичної системи формування управлінської звітності. Це можливо при наявності після придбання відповідного програмного забезпечення. На цей рахунок існує ряд рекомендацій:

- при виборі системи фінансового управління необхідно, щоб вона мала розвинену систему аналітичного обліку, причому, щоб вона дозволяла виробляти автоматизоване формування аналітичних проводок на підставі реквізитів первинних документів;

- центри витрат повинні мати наскрізну аналітику, загальну для ряду рахунків; мати механізми розподілу коштів, накопичених на одному аналітичному рахунку, на інші; мати механізм бюджетування та інші інструменти управління;

- великі підприємства повинні мати у своєму розпорядженні спеціальними функціональними модулями, що забезпечують відстеження руху матеріальних потоків у процесі виробництва, накопичення робочими центрами прямих і непрямих витрат.