4. Формирование фондовых представлений

 

Вся совокупность документов, образующихся в процессе деятельности учреждения или лица (юридического или физического) - фондообразователя, со­ставляет его документальный фонд.

Из документального фонда фондообразователя выделяется его архивный фонд - часть документального фонда, имеющая исто­рическое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хране­нию.

В Основах законодательства об архивах дано следующее определение архивного фонда: это совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой и подлежащих постоянному хранению.

Под совокупностью документов, историчес­ки связанных между собой здесь подразумева­ется комплекс документов, естественным обра­зом отложившийся в ходе повседневной деятельности организации.

Под совокупностью документов, имеющих логические связи, в Основах законодательства подразумевается комплекс документов, специаль­но созданный архивистом, коллекционером или другим лицом.

Разновидностями архивного фонда являются:

· архивный фонд учреждения (организации), состоящий из документов, образовавшихся в дея­тельности одного учреждения (организации);

· архивный фонд личного происхождения, образовавшийся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

· объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух фондообразователей (учреждений, организаций, предприятий, войсковых ча­стей, отдельных лиц) или более, имеющих между собою историчес­кие и (или) логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, подчиненность, единство объекта и времени деятельно­сти, единство местонахождения и др.; для частных лиц — родствен­ные, профессиональные, творческие отношения).

Архивная коллекция - совокупность отдельных доку­ментов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологи­ческому и др.).

У каждого фонда есть фондообразователь, т. е учреждение или частное лицо, в деятельности которого возник документ. Архивная коллекция составляется сотрудником архива, который на том или ином основании объединяет документы различных фондообразователей. Он является фондосоставителем.

Фонд - сложившийся исторический источник, который содержит не только сами документы, но и отражает характерные связи фондообразователя с другими учреждениями и структурных частей между собой. Запрещается разделять фонды на части, чтобы не нарушить эти связи. Для полного отражения фондом деятельности фондообразователя проводится поиск недостающих документов. Если обнаруживаются чужеродные включения, т. е. документы других фондообразователей, то они изымаются с целью предотвращения дезинформации. Любой архивный документ ценен сам по себе, но, тем не менее, значительная часть его теряется, если он хранится отдельно от всего комплекса документов фондообразователя. Документ является частью системы "запрос-ответ-запрос". Изучая одни документы у исследователя возникают вопросы, ответы на которые находятся в других документах, где также содержатся вопросы, ответы на которые можно найти в третьих и т. д.

Деятельность фондообразователя имеет определенный видовой состав документов и структуру фонда. Понятие информационного потенциала фонда включает не только сами фонды, но и средства архивного поиска - описи, путеводители. Разнообразие документов фонда определяется местом фондообразователя в системе государственных учреждений. Любой документ органа государственной власти обладает большей информативностью, чем целый комплекс документов любого мелкого учреждения (средние школы и т. д.). Органы федеральной власти определяют развитие отрасли. Их документы являются более ценными.

Категории документов

I - документы федеральной власти;

II - документы региональной власти;

III - документы всех остальных фондообразователей.

Понятие "фонд" возникло в XIX в. - "простое отношение". Оно заключалось в требовании сохранения в архиве сложившихся документов в том порядке, в котором они возникли в делопроизводстве. До 20-х гг. XX в. в архивных отраслях всех стран господствовали формально-логические схемы, т. е. в архиве документы хранились по архивным коллекциям. "Простое отношение" названо немецкими архивистами провениенц-принципом (принципом происхождения), который лежит в основе фондовой организации и хранения в архивах. Он подразумевает сохранение в архиве генетических общностей документов в том виде, в каком они сложились в деятельности соответствующих учреждений, запрет на разделение сложившихся архивных коллекций. Этот запрет также подразумевает запрет на их создание.

Принцип происхождения у немецких архивистов получил название "бештанд" (сущность, устойчивость), у русских же прижилось французское "фонд" (сущность, основа), который появился на рубеже XIX-XX вв. До XVIII века не существовало какого-либо определения фонда, на практике он не имел никакого значения, т. к. продолжали существовать архивные коллекции. После Октябрьской революции перемены затронули и архивную отрасль. 22 апреля 1918 г. был издан декрет "О реорганизации архивного дела в РСФСР" (так называемый "Ленинский декрет"), который вводил фонд как основную структуру организации и хранения архивных материалов. Но ни в этом, ни в следующих декретах определения фонда не было дано. Впервые вопрос об определении термина "фонд" был поднят на I Съезде архивных деятелей РСФСР в 1925 г., где обсуждалось два доклада по архивной терминологии - московской и ленинградской терминологической комиссий.

· Московская комиссия (Анфилов Б. И., Голубцов И. А., Сергеев А. А.) сформировала определение фонда следующим образом: "Архивным фондом учреждения или лица называется совокупность архивных материалов, органически сложившихся в процессе деятельности этого учреждения или лица". Анфилов говорил, что материалы фонда органически связанны с процессом деятельности.

· Ленинградская комиссия (Андреев А. И., Князев Г. А.) признавала архивным фондом "совокупность единиц хранения архивных материалов, объединенных в архиве в одно обособленное целое, под общим наименованием и обычно имеющих самостоятельную для данного собрания нумерацию".

Во втором определении фактически описано то, что существовало на самом деле, на практике. Но оно не давало возможности провести четкое разграничение между фондом и архивной коллекцией. Съезд утвердил формулировку московской комиссии, которая существует до наших дней и составляет основу всей теории архивоведения.

В понятии фонд - два признака:

- "совокупность документов"

- "единство их происхождения".

У каждого фонда есть фондообразователь, т. е учреждение или частное лицо, в деятельности которого возник документ. Архивная коллекция составляется сотрудником архива, который на том или ином основании объединяет документы различных фондообразователей. Он является фондосоставителем.

Фонд - сложившийся исторический источник, который содержит не только сами документы, но и отражает характерные связи фондообразователя с другими учреждениями и структурных частей между собой. Запрещается разделять фонды на части, чтобы не нарушить эти связи. Для полного отражения фондом деятельности фондообразователя проводится поиск недостающих документов. Если обнаруживаются чужеродные включения, т. е. документы других фондообразователей, то они изымаются с целью предотвращения дезинформации. Любой архивный документ ценен сам по себе, но, тем не менее, значительная часть его теряется, если он хранится отдельно от всего комплекса документов фондообразователя. Документ является частью системы "запрос-ответ-запрос". Изучая одни документы у исследователя возникают вопросы, ответы на которые находятся в других документах, где также содержатся вопросы, ответы на которые можно найти в третьих и т. д.

Деятельность фондообразователя имеет определенный видовой состав документов и структуру фонда. Понятие информационного потенциала фонда включает не только сами фонды, но и средства архивного поиска - описи, путеводители. Разнообразие документов фонда определяется местом фондообразователя в системе государственных учреждений. Любой документ органа государственной власти обладает большей информативностью, чем целый комплекс документов любого мелкого учреждения (средние школы и т. д.). Органы федеральной власти определяют развитие отрасли. Их документы являются более ценными.

Категории документов

I - документы федеральной власти;

II - документы региональной власти;

III - документы всех остальных фондообразователей.