28. Архивная эвристика: её сущность, задачи, этапы поиска документной информации.

 

Эвристика - на­ука, изучающая методы получения нового знания (эвристиче­ские методы), а также процесс продуктивного творческого мышления.

Архивная эвристика - направление архивоведения, изучающее методику поиска ретроспективной документной информации в целях эффективного использования документальных богатств архивов в интересах общества и исторической науки, а также основные приемы атрибуции документов.

Основной задачей архивной эвристики является поиск документной информации как для учреждений, предприятий и организаций, так и для исследовательской работы специалистов по выявлению в архивах, библиотеках и музеях источников по теме.

Для выполнения этой задачи архивной эвристики необходимы:

1) наличие научных принципов организации Архивного фонда РФ и формирования хранящихся в архивах документов;

2) организация современного Архивного фонда РФ как целос­тной системы государственных и ведомственных хранилищ оп­ределенного профиля архивов учреждений;

3) существование системы учетного и научно-справочного ап­парата государственных архивов.

Основными эта­пами поиска документов являются:

1) установление фондообразователей, в деятельности которых могли возникнуть материалы, содержащие интересующую иссле­дователей информацию;

2) поиск на межархивном уровне, на котором следует устано­вить название архивов, музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться как фонды, так и отдельные материалы по теме исследования;

3) поиск на уровне архива, когда в архиве устанавливаются или уточняются названия или номера фондов и коллекций, в ко­торых отложились нужные документы;

4) поиск на уровне фонда, когда требуется установить номера единиц хранения. Если к данному фонду составлено несколько опи­сей, поиск усложнится. Следует установить, какая именно опись, часть или том описи нужны, установить номер и название описи;

5) поиск на уровне дела, документа, документной информации.

Поиск первичной документной информации начинается с оп­ределения архивного шифра - совокупности поисковых данных, позволяющих безошибочно разыскать нужный документ в недрах архива. При поиске документа в делопроизводстве роль архивного шифра играет регистрационный номер документа, а если доку­мент исполнен и подшит в дело - индекс дела по номенклатуре. Архивный шифр обязательно должен быть проставлен в тре­бовании на выдачу дел, заполняемом исследователем в читаль­ном зале. Кроме того, шифр может включать в себя дополнитель­ные элементы информации — часть или том описи, номер короб­ки или картона и др. Сотрудник архивохранилища, в которое по­ступило требование, по шифру может найти любое дело с помо­щью топографического указателя. Таким образом, самое главное в Поиске - точно установить архивный шифр.

Поиск документов в делопроизводстве, ведомственном и государственном архивах имеет свою специфику.

29. Этапы информатизации архивного дела: основные этапы и их характеристики.

 

В истории механизации и автоматизации архивного дела мож­но выделить несколько этапов:

1) период с конца XIX в. до 1950-х гг.;

2) период с 1950-х до первой половины 1970-х гг.;

3) период второй половины 1970-х гг. - первой половины 1980-х гг.;

4) период второй половины 1980-х — 1990-х гг.

На первом этапе механизация касалась в основном ведомствен­ных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпи­зодическим и ограничивалось использованием матричных носи­телей информации (ручных перфокартотек, перфолент, кодек­сов) и счетно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учета населения (переписи населения), пла­нирования, отчетности на производстве и т.д.

Второй этап автоматизации архивного дела был связан не столько с развитием технического и программного обеспечения, применя­емого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в на­шей стране.

Основным итогом этого этапа стало формулирование теорети­ческих основ создания информационных систем, классификации документной информации в архивах. На базе междисципли­нарных исследований 1960-х гг., сблизивших архивоведение и те­орию информации, получил развитие «информационный подход в архивоведении», представленный трудами В.Н.Автократова, К. Б. Гельмана-Виноградова, К. И. Рудельсон, Р. Н. Ефименко и др. Это во многом определило современные представления о теории классификации и фондирования, научно-справочном аппарате, анализе интенсивности использования РДИ.

Третий этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем - АИПС. Рост сфер примене­ния автоматизированных систем в архивном деле связан прежде всего с эволюцией носителей информации (микропленки, магнит­ные ленты, карты, диски, бланки и др.) и технического обеспече­ния (электронно-перфорационные машины, ЭС ЭВМ, персональ­ные компьютеры ПЭВМ), а также с появлением специальных па­кетов прикладных программ для АИПС. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления (АСУ) во всех отраслях хозяйства.

К 1970- 1980-м гг. относится опыт создания межфондовых АИПС (в государственном архиве Курской области, Центральном архиве Ми­нистерства обороны и др.). Первые электронно-вычислительные маши­ны класса ЭС-ЭВМ, установленные в НИЦКД СССР (РНИЦКД), и пакет прикладных программ АИДОС фирмы РОБОТРОН (ГДР) послу­жили базой для реализации трех грандиозных по тем временам межар­хивных проектов -АИПС: «Победа Великой Октябрьской революции и борьба за установление и упрочение советской власти. 25 октября 1917 - июнь 1918 г.» (участвовали 200 архивов-соисполнителей), «История па­мятников архитектуры и градостроительства Москвы, Ленинграда и при­городов» (7 архивов-соисполнителей) и общеотраслевой автоматизиро­ванной системы научно-технической информации (АСНТИ) на основе Центрального фондового каталога (ЦФК) государственного архивного фонда СССР (в нее успели ввести данные 70 тыс. карточек фондов госу­дарственных архивов СССР).

В этот же период зародилось такое направление архивной ин­форматики, как применение автоматизированных систем обработ­ки изображений для реставрации документов (АСОИЗ), начало которому положили разработки НИЦ ТД в области реставрации фото- и фотодокументов.

Четвертый этап связан с началом стихийной компьютериза­ции сначала московских, а затем и местных государственных ар­хивов. Лидерами этого процесса были НИЦ ТД СССР (РНИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК, ЦГАОР (ГАРФ) и другие архивы.

В 1990-е гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных сис­тем делопроизводства и документации, создающих огромные мас­сивы машиночитаемых (электронных) документов. Создание мас­сивов электронных документов происходит также путем оцифрова­ния источников на традиционных носителях в государственных ар­хивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования, а также создания полнотекстовых баз данных).