19. Вспомогательный справочный аппарат к архивным справочникам.

 

В архиве могут создаваться дополнительные справочники сис­темы НСА - указатели, тематические картотеки и перечни доку­ментов и дел, аннотированные реестры описей.

Указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых дан­ных этих документов.

Основными видами указателей являются:

· тематические,

· предметные (общие и специальные),

· именные, географические (разновидности предметных),

· хронологические.

Указатели могут быть межархивные, межфондовые, внутрифондовые.

По форме указатели могут быть листовыми или карточны­ми.

Указатели могут составляться к делам (без просмотра дел) или документам (с просмотром дел).

Тематические картотеки могут создаваться самостоятельно, но, как правило, формируются на основе делопроизводственных кар­тотек, поступивших из учреждения-фондообразователя вместе с документами. В таком случае на них проставляется новый архив­ный шифр - по законченной описи дел. Наиболее распростра­ненные виды картотек -картотеки документов по личному со­ставу учреждения, картотеки приказов, картотеки по истории учреждений и др.

Тематические перечни документов и дел создаются при подго­товке ответов на сложные тематические запросы, требующие боль­шой работы по выявлению документов. Они могут создаваться в карточной форме (карточки заполняются в процессе выявления дел) или в виде таблицы со следующими графами: номер по по­рядку, заголовок документа (дела), дата документа, архивный шифр документа. Один экземпляр перечня обязательно остается в архиве и служит для поиска информации по теме, сходной с те­мой запроса. Перечни состоят из заголовков документов или дел.

Аннотированные реестры (списки) описей составляются к фон­дам, к которым составлено много описей. В аннотированных рее­страх приводятся крайние даты каждой описи, дается характери­стика состава и краткого содержания документов каждой описи.

 

20. Менеджмент в архивоведении, особенности архивного управления.

 

Управление в целом - это общее свойство, присущее техни­ко-технологическим, биологическим и социальным системам:

1) для сохранения или поддержания существующих парамет­ров системы;

2) изменения каких-либо параметров на величину (+);

3) изменения каких-либо параметров на величину (-), т.е. све­дения существующих параметров к 0.

Виды управления определяются предполагаемым или реаль­ным объектом управления, при этом существуют:

· технико-технологические системы управления (неживые);

· автоматизированные системы управления технологическими процессами;

· биологические системы (живые);

· социальные системы, где главным субъектом и объектом уп­равления является человек.

Именно к последнему виду управления и применяется термин менеджмент.

Менеджмент - это совокупность современных концептуаль­ных моделей и специфических технологий, нацеленных на посто­янное изменение и развитие предприятий и организаций в дина­мично меняющейся среде хозяйствования.

Здесь мы будем употреблять термины менеджмент и управление в одном и том же значении. Хотя, несомненно, в обоих из них имеются нюансы, связанные со спецификой двух исследователь­ских традиций - западной и отечественной.

Значение понятия «менеджмент» можно представить и графи­чески (рис. 3).

Рис. 3. Схема социального управления

Основными функциями управления на сегодняшний день яв­ляются:

1) организация - предметная деятельность, организация как процесс достижения цели, задач и используемых мер, действий, решений;

2) прогнозирование - система и процесс определения веро­ятностей событий:

научно-техническое;

экономическое;

экологическое;

политическое;

3) планирование - система и процесс определения и установления плановых показателей на определенный период времени;

4) координация - взаимная увязка работ, задач по видам, исполнителям, объемам и срокам;

5) работа с персоналом - изучение различных способов стимулирования деятельности, психологических мотиваций работни ков и др.;

6) маркетинг - вид человеческой деятельности, связанный с изучением спроса на товары и реализацией мер по удовлетворе­нию этого спроса;

7) паблик рилейшнс - связи с общественностью;

8) инновации — нововведения на предприятиях, в организациях.

Наиболее ха­рактерными функциями управления для архивов являются: планирование, работа с персоналом и маркетинг.