17. Выявление и отбор документов для каталогизации: группы документов для каталогизации, приемы описания и объекты.

 

В архивном фонде для каталогизации определяются следующие группы документов:

· организационно-распорядительные, планово-отчетные и дру­гие основные документы учреждения-фондообразователя;

· руководящие документы вышестоящих органов, непосредствен­но относящиеся к учреждению-фондообразователю;

· документы подведомственных учреждений, присланные для контроля, обобщения, анализа;

· печатные издания, относящиеся к деятельности учреждения-фондообразователя;

· копии предложений, проектов постановлений, актов провер­ки и другие документы, по своей ценности и трудности поиска заслуживающие каталогизации.

При каталогизации особое внимание должно уделяться важ­ным событиям, фактам и явлениям, отражающим эпоху, опреде­ленный исторический период, событие или характер отдельной местности, региона и т.д.

Отобранная для каталогизации документная информация опи­сывается на каталожных карточках дифференцированно, т.е. пу­тем применения различных приемов описания:

· подокументного;

· поединичного;

· группового.

При подокументном описании на карточку выносится информа­ция одного документа или части сложного, многоаспектного до­кумента (протоколы, доклады).

При поединичном описании на карточку заносится информация одного дела, но при условии, что она касается одного вопроса или события.

При групповом описании на карточку заносится информация группы документов (одного или нескольких дел) или группы дел (одной описи). В этих случаях также наблюдается единство вопро­са, события, места и времени.

Как видно из этого ряда, три приема охватывают пять объек­тов описания (по возрастающей):

· часть документа;

· документ;

· группа документов;

· дело;

· группа дел.

 

18. Описание документной информации на каталожных карточках: элементы описания и их особенности.

 

Этот процесс представляет собой не что иное как фиксирова­ние вторичной документной информации на каталожной карточ­ке. Каталожная карточка имеет строго установленную форму с обязательным набором элементов.

Отдельные группы элементов каталожной карточки несут в себе следующие сведения:

· классификационные (рубрика, подрубрика, дата и место со­бытия);

· информационные (содержание документов);

· поисковые (название фонда, № фонда, № описи, № дела, листы);

· внешние (язык документа и способ воспроизведения);

· контрольные (должность и подпись составителя, дата состав­ления карточки).

При описании классификационных сведений следует учесть, что такие элементы, как «Рубрика», «Подрубрика» и «Индекс» целе­сообразно заполнять именно в указанной последовательности и в последнюю очередь после заполнения информационных, поис­ковых, внешних и контрольных сведений. Элементы «Дата собы­тия» и «Место события» содержат дату и место описываемых со­бытий, фактов, явлений. Перед описанием классификационных сведений необходимо еще раз изучить документную информацию на каталожной карточке, выбрать основное понятие, кратко и достаточно полно характеризующее содержание документа. Такое понятие выносится в «Рубрику». Затем определяется детализация этого понятия, под каким аспектом оно дано в содержании. Эта информация выносится в «Подрубрику».

Именно «Рубрика» и «Подрубрика» служат основой для проведе­ния индексирования карточек.

При описании информационных сведений в первую очередь опи­сывается вопрос, содержание документа, затем - вид документа или вид дела, автор, адресат, корреспондент. Формальный при­знак - указание подлинности - указывается в отдельных случаях.

Основным методом описания информационных сведений явля­ется вопросное описание, когда на одной карточке дается только один вопрос, независимо от того, где он освещен: в части докумен­та, в одном документе, группе документов, деле или группе дел.

Следует учесть, что в ходе заполнения карточек при описании переписки обязательно указывается автор, а затем — корреспондент.

При описании поисковых сведений элементы «Название фон­да», «№ фонда», «№ описи», «№ дела» заполняются в полном соответствии с данными описи. Но если карточка составлена на группу дел, то указываются все номера этих дел.

Элемент «Лист» указывает номер страницы или количество листов документа или документов, информация из которых была вынесена на карточку. Если карточка составлена на дело, то ука­зывается общее количество листов в деле.

При описании внешних сведений элемент «Язык документа» за­полняется только в том случае, когда документ написан на дру­гом языке, нежели основной массив документов данного архив­ного фонда.

Элемент «Способ воспроизведения» также заполняется в ред­ких случаях, когда документ выполнен в нетрадиционной форме.

При описании контрольных сведений элементы «Должность и подпись составителя» и «Дата составления карточки» заполняют­ся обязательно (в учебной ситуации вместо должности уместно указать «учащийся...»).