11. Описание дел: виды заголовков и особенности их составления.

 

Описание начинается в делопроизводстве учреждений и про­изводится непосредственно на обложках дел в начале делопроиз­водственного года.

При обработке значительного комплекса документов описание в архивах производится на карточках.

На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики докумен­тов и дел.

Информационными характеристиками каждого дела являются:

· название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

· название структурной части (функции, отрасли);

· индекс дела по номенклатуре;

· заголовок дела;

· аннотация;

· крайние даты документов дела;

· количество листов;

· архивный шифр.

Название учреждения является в то же время и названием фон­да. Дается полное наименование учреждения с указанием ведом­ства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть офици­ально принятое сокращенное наименование, оно дается в скоб­ках после полного наименования учреждения.

Если название учреждения менялось или дело из одного уч­реждения передавалось в другое, то на обложке указывается пос­леднее название.

Название структурной части помогает быстро и правильно про­вести классификацию дел внутри архивного фонда.

Если учреждение не имело структуры, то указываются функ­ции или отрасли деятельности этого учреждения, например «ру­ководство» и т.д.

Индекс дела по номенклатуре представляет собой условное (цифровое, буквенное или смешанное) обозначение порядкового номера дела по номенклатуре и структурного подразделения учреждения, к которому относится дело в соответствии с классификацией дел в учреждении. Индексы дел отражают систему организации документов в делопроизводстве. Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и пол­ноты материалов.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.

Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модер­низировать заголовок, заменяя исторические понятия современ­ными терминами.

Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные.

Простой заголовок складывается из расположенных в опреде­ленной последовательности следующих элементов:

· название вида или разновидности документов,

· автор,

· корреспондент,

· предмет (вопрос),

· территория (местность), к которой относится содержание,

· хронологические даты,

· формальные признаки документа.

Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержа­ния документов дела. Документы в дело подбираются на основе признаков заведения: предметного, номинального, авторского, корреспондентского, географического, хронологического, а так­же формальных признаков подлинности и копийности.

Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содер­жание документов этого дела.

Протоколы, приказы, циркуляры и другие организационно-распорядительные документы в делопроизводстве формируются по номинально­му, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологичес­кому признакам. Соответственно заголовки будут содержать указание вида документов, название автора и дату, а также будет указан формальный признак подлинности или копийности. В том случае, если при формиро­вании был использован предметно-вопросный признак или заголовок составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано со­держание документов.

Например: Протоколы №1-15 заседаний коллегии Министерства экономики Российской Федерации за январь - июль 1996 г. Подлинники.

Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информационно-аналитическая документация описывается с указанием в заголов­ке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях ука­зания автора и территории можно опустить, что зависит от состава и содержания самих документов.

Например: Сведения о положении военнослужащих Красной Армии в немецком плену, о деятельности испанской «Голубой дивизии» за 1940-1942 гг.

Самым сложным при составлении заголовков является опреде­ление характера дела по составу документов. Иногда в деле собра­ны разные виды документов, и необходимо, в первую очередь, определить вид дела: материалы, дело, переписка.

Понятие материалы применяется тогда, когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связан­ных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание.

Например: Материалы об организации выставок советской литературы в Лондоне, Париже, Харбине, Нью-Йорке в 1925 г. (положение, про­токолы, докладные записки).

Понятие материалы применяется и в тех случаях, когда обо­значаются документы-приложения к какому-либо документу.

На­пример: Протоколы заседаний Комитета по присуждению международ­ных премий за 1991 г. (подлинники) и материалы к ним (стенограм­мы, представления, переписка).

При описании материалов после указания всех элементов заго­ловка в круглых скобках по значимости перечисляются основные виды документов, включенных в дело.

Понятие дело применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при опи­сании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмот­рения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмот­рению споров дела.

Например: Дело об авторском праве наследников П. А. Римского-Корсакова.

Понятие переписка применяется к комплексу документов, яв­ляющихся запросами и ответами, возникающими в процессе вза­имодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание.

Например: Переписка с ЦИК СССР, ПК РКП СССР, секретариатом И. В. Сталина, Главлитом о переводе и популяризации национальной литературы, об изъятии книг из печати.

Для личной переписки уместно указать и автора.

Например: Переписка Ю. С. Нечаева-Мальцева с И. В. Цветаевым и В. Д. Поленовым об архитектурном убранстве и росписи залов Музея изящ­ных искусств художниками В. Д. Поленовым, В. М. Васнецовым, В. А. Серовым, П. В. Жуковским.

Простые заголовки наиболее полно отражают порядок форми­рования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных и типовых заголовков.

Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, ког­да дела были сформированы таким образом, что в них вошли до­кументы разных авторов, разных корреспондентов, разного со­держания и т.д.

Основными условиями образования обобщенных заголовков яв­ляются, во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д.

Например: Переписка с Можайским УИКом и Можайским УОНО об организации курсов по ликвидации неграмотности и работе школ уезда.

Во-вторых, в обобщенных заголовках при наличии большого количества авторов или корреспондентов, вопросов и географи­ческих понятий возможна замена ряда понятий одним родовым понятием.

Например: Протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и ученых советов университетов за 1997 г. Подлинники и копии.

Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело со­стоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую - обобщенный.

Сложный заголовок составляется путем сочетания:

1)простых заголовков;

2)простого и обобщенного заголовков;

3)обобщенных заголовков;

Для однородных дел в целях облегчения и достижения единства (унификации) их описания разрабатываются типовые заголовки.

В типовой заголовок входят элементы, присущие большой группе однородных дел: виды документов или дел и автор, виды документов или дел и корреспондент, виды документов или дел и содержание и т. д.

Например: Протоколы заседаний коллегии Министерства... за... год. Под­линники, копии.

К этой типовой части надо будет только добавить конкретное название министерства, проставить год и указать подлинность или копийность документа.

Аннотация документов - это краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных до­кументов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела. Аннотироваться должны такие документы, которые содержат в себе важные сведения о наиболее выдающихся событиях и фактах. Аннотированию подлежат воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, планы, чертежи, фотографии (иногда – документы-приложения – аннотации на научные работы, рукописи).

Аннотация составляется в трех вариантах:

1)аннотация, представляющая собой заголовок отдельного документа, например:

Письмо К.Э.Циолковского о конструировании металлического дирижабля. Л. 17-18;

2)аннотация, составляющаяся на несколько однородных документов, например:

Воззвания о заготовке продовольствия для Поволжья. Л. 14-21;

3)аннотация, содержащая краткое описание содержания документа, например:

В списке семей красноармейцев, не получивших карточки «Крас­ная звезда», содержатся сведения о составе семей. Л. 45

В конце аннотации обязательно указываются номера листов документов, на которые составлена аннотация.

Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке (карточке) или на отдельном листе, который вклады­вается между обложкой и первым листом дела.

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начи­наться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, подписания, исходящей или входя­щей регистрации.

В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих и внутренних - даты со­ставления или подписания документов.

Количество листов проставляется с целью сохранности доку­ментов дела.

Архивный шифр - это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.