Предварительные сведения

Содержание

ПЕРВАЯ ЧАСТЬ

Обучающие работы по созданию и ведению баз данных

Предварительные сведения

Работа 1. Создание базы данных, состоящей из одной таблицы

Работа 2. Создание базы данных состоящих из двух таблиц

Работа 3. Создание базы данных, состоящей из трех таблиц

Работа 4. Применение форм

Работа 5. Создание и использование запросов

Работа 6. Создание и использование запросов (продолжение)

Работа 7. Создание отчетов

Работа 8. Создание отчетов (продолжение)

ВТОРАЯ ЧАСТЬ

Работы для организации самостоятельной работы учащихся

Работа 9. Создание и использование базы данных «Фонотека»

Работа 10. Создание и применение базы данных «Видеотека»

Работа 11. Создание и применение базы данных «Лесничество»

Работа 12. Создание и использование базы данных «Библиотека»

Работа 13. Интегрированные уроки «География – информатика»

ПЕРВАЯ ЧАСТЬ

Обучающие работы по созданию и ведению баз данных

Предварительные сведения

Назначение любой системы управления базами данных (СУБД) ­создание, ведение и обработка баз данных. Как в текстовом редак­торе можно подготовить много разных документов, так в СУБД Access можно создать много разных баз данных.

Система управления базами данных предоставляет значитель­ные возможности по работе с хранящимися данными, их обработке и совместному использованию. Можно выбирать любые поля, фор­маты полей, сортировать данные, вычислять итоговые значения. Можно отбирать интересующие данные по какому-либо признаку, менять их, удалять, копировать в другие таблицы.

Можно производить обмен данными между компонентами СУБД Access и другими приложениями Windows. Это могут быть рисунки, диаграммы и т.д. Поддерживается экспорт и импорт данных из тек­стовых файлов и электронных таблиц.

При коллективном использовании СУБД Access дает возмож­ность защитить информацию так, что разные пользователи имеют разные права по про смотру или изменению информации: при этом предусмотрены средства обеспечения целостности данных.

Каждая база данных хранится на диске в виде файла с расши­рением mdb. При запуске СУБД Access появляется меню для рабо­ты с компонентами базы данных. Пример такого меню представ­лен на рис. 1.

Ниже описываются компоненты базы данных, которые будут рас­сматриваться в данном практикуме.

Таблицы. Основная информация хранится в таблицах. Таблица­ - совокупность записей. Столбцы в таблице называются полями, а стро­ки - записями. Количество записей в таблице ограничивается емко­стью жесткого диска. Допустимое количество полей - 255. Таблиц в базе данных может быть несколько. Сведения по разным вопросам следует хранить в разных таблицах. Для работы таблицу необходи­мо открыть. Перед окончанием работы ее следует закрыть, предва­рительно сохранив все изменения, произведенные в ходе работы.

С таблицами можно работать в двух режимах - таблицы и Конструктора. Переход из режима таблицы в режим Конструктора таблицы и обратно производится щелчком по кнопке Вид, расположенной на панели инструментов. Ключевое поле - поле с уникальными записями. Таблицы связываются (дается указание на соответствие записей) по ключам; ключ может состоять из од­ного или из нескольких полей.

Все объекты базы данных можно импортировать, т.е. копиро­вать из других баз данных, а не вводить заново. Если таблицы были связаны в старой базе данных, то они таким же образом будут связаны и в новой.

В режиме таблицы обычно просматривают, добавляют и из­меняют данные. Можно также добавлять или удалять столбца таб­лицы, изменять внешний вид таблицы (ширину столбцов, ЦХ по­рядок, вид и цвет шрифта и т.д). Можно проверить орфографию и напечатать таблицы данные, фильтровать и сортировать запи­си. В режиме Конструктора таблицы можно создать новую таблицу или изменить поля старой.

Формы. Форма представляет собой специальный формат эк­рана, используемый для разных целей, чаще всего для ввода дан­ных в таблицу и просмотра одной записи. Формы позволяют вводить данные, корректировать их, добавлять и удалять записи. Можно создавать формы для работы одновременно с нескольки­ми взаимосвязанными таблицами. Форма, использующая данные из нескольких таблиц, должна быть основана на запросе, вклю­чающем данные из этих таблиц.

С применением форм можно представлять записи в удобном для пользователя виде - в виде привычных документов: бланков, экзаменационных ведомостей и т.д. Формы ввода-вывода позво­ляют вводить данные в базу, просматривать их; изменять значе­ния полей, добавлять и удалять записи.

Все элементы, добавляемые в форму, - поля, надписи, спис­ки, переключатели, кнопки, линии - являются элементами уп­равления. Способ создания элемента управления зависит оттого, какой элемент создается: присоединенный, свободный или вычисляемый.

Запросы. Запрос __ это инструмент для анализа, выбора и изменения данных с помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Запро­сы используются также в качестве источника данных для форм и отчетов.

С помощью Access могут быть созданы несколько видов зап­росов. Запрос на выборку выбирает данные из разных таблиц и других готовых запросов. Запрос-изменение изменяет или пе­ремещает данные; к этому типу относятся Запрос на добавле­ние, Запрос на удаление и Запрос на обновление. Запрос на создание таблицы сохраняет результаты выборки в отдельной таблице. Перекрестные запросы предназначены для группиро­вания данных и представления их в' компактном виде. Запрос можно создать самостоятельно или воспользоваться Мастером запросов.

Элементы выражения в запросах могут быть связаны операторами: арифметическими: *, +, -, /, ^;

сравнения: <,<=,>,>=,=, <>;

логическими: And (И), N6t (Нет), Or (Или);

Like - для использования логики замены в выражениях,

In - для определения, содержится' ли элемент данных в списке значений; ,

Between...And - для выбора значений из определенного интервала.

Между условиями в разных полях одного столбца выполняется логическая операция ИЛИ (Or). Она истинна, когда истинно хотя бы одно из входящих в список условий.

Между условиями в разных полях одной строки выполняется ло­гическая операция И (And). Она истинна, когда истинны все входя­щие в список условия.

Отчеты. Отчет - это гибкое и эффективное средство для ор­ганизации данных при выводе на печать и вместе с тем это спо­соб вывода данных из базы на печать в том виде, в котором тре­буется пользователю, например, в виде справок об обучении, эк­заменационных ведомостей, таблиц, объединенных каким-либо, признаком, и др. С помощью отчета можно расположить инфор­мацию на листе в удобном для пользователя виде с различным оформлением. Можно разработать отчет самостоятельно с помо­щью Конструктора, использовать готовые варианты оформления (авто отчеты) или создать отчет с помощью Мастера.

Макросы и модули. Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенье опера­ции, такие, как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет. Модуль – это программа на языке Access Basic. В данном практикуме мак­росы и модули не рассматриваются.

Работа 1. Создание базы данных, состоящей из одной таблицы

Цели работы:

• познакомиться с основными понятиями базы данных;

• научиться создавать таблицу базы данных в режиме Конструктор;

• освоить переход из режима Конструктор в режим таблицы;

• освоить основные приемы заполнения и редактирования таб­лиц базы

данных;

• познакомиться с простой сортировкой значений таблицы;

• познакомиться с поиском записей по образцу;

• научиться сохранять и загружать базу данных;

• научиться распечатывать таблицы.

Этапы работы

1. Проектирование структуры базы данных.

Предположим, что нам надо изготовить самый простой вариант базы данных, когда вся информация хранится в одной таблице.

2. Конструирование структуры будущих таблиц базы данных.

Таблицу будем создавать в режиме Конструктор. В ней будет 7 полей (код, фамилия, имя, отчество, год рождения, школа, класс) и, 10 записей. Поле код - уникальный ключ записи (обычно используется для связи записей из разных таблиц).

3. Создание схемы базы данных.

При наличии одной таблицы схема базы данных тоже простая: состоит из одной этой таблицы, т.е. ее можно специально не делать.

4. Ввод данных в таблицы.

В данном варианте будет только одна таблица. Таблицу будем создавать в режиме Конструктор, а заполнять - в режиме таблицы, передвигаясь по ячейкам с помощью стрелок, клавиши табуляции или мышки.

Ход работы

Задание 1. Создайте новую базу данных и изготовьте структуру таблицы с информацией о студентах «Компьютерной школы».

Порядок работы:

• Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пик­тограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно систе­мы управления базами

• д анных, в котором появится меню, пред­ставленное на рис. 2.

• Включите мышкой переключатель Новая база данных и щелк­ните по кнопке ОК. Появится диалоговое окно, представлен­ное на рис. З. В поле Имя файла в качестве имени базы дан­ных введите свою фамилию. Это будет название вашей личной базы данных.

Замечание. Можете оставить базу данных в текущей папке (на рис. 3 - это папка Мои документы), а можете сменить папку на вашу личную. В этом окне есть возможность создать новую папку с помощью кнопки - Создать папку. Введя имя новой папки и нажав кнопку ОК, вы получите новую папку. Откройте ее перед сохранением базы данных.

• Щелкните по кнопке Создать или нажмите на клавишу [Enter].

• В следующем окне выберите тип создаваемого документа (вы­берите соответствующую закладку). Вы создаете 1-аблицу, по­этому выберите закладку Таблица (скорее всего, вы в ней и находитесь). Щелкните по кнопке Создать.

• Переходим к работе со следующим диалоговым окном: Новая таблица. Здесь несколько вариантов, но вы выберите Конструктор и щелкните по кнопке ОК. Появится окно Конструктора.

• 

• Верхней левой клетке введите имя поля (набирайте слово "Фа­милия", а не свою фамилию) и нажмите на клавишу [Enter]. B соседней клетке появится тип данных, по умолчанию он задается Текстовый (рис. 4). Любой другой выбирается с помо­щью ниспадающего меню.

Напоминание. Переход от клетки к клетке осуществляется одним из способов: мышкой; нажатием на клавишу [Eпter]; стрелками; клавишей [ТаЬ].

• Заполните поля в Конструкторе данными из табл. 1. Общие свойства поля оставляем по умолчанию (какие задает сама программа).

Таблица 1

Имя поля	Тип данных
Фамилия	Текстовой
Имя	Текстовой
Отчество	Текстовой
Год рождения	Числовой
Школа	Числовой
Класс	Числовой

• Сохраните таблицу, щелкнув по кнопке пиктографическо­го меню.

• В появившемся окне наберите имя таблицы Список и щелкни­те по кнопке ОК. Появится запрос (рис. 5) на создание ключе­вого поля уникального поля записи, по которому удобно свя­зывать таблицы. В данном варианте будут самостоятельно по­являться числа - номера записей.

• Ответьте ДА.

Замечание. Выбор режима работы: таблица или Конструктор - осуществляется кнопкой

• Перейдите в режим таблицы, щелкнув по кнопке . Ввод данных вы будете производить в этом режиме, заполняя клетки таблицы. Значение поля Код будет менять автоматически. Если закончить ввод в ячейку нажатием на клавишу [Enter], то маркер перейдет в следующую ячейку.

• Заполните базу данных значениями из табл. 2.

Таблица 2

Код	Фамилия	Имя	Отчество	Год рождения	Школа	Класс
1	Иванникова	Анна	Ивановна	1984	1	9
2	Баранова	Ирина	Алексеевна	1983	3	10
3	Корнилова	Ольга	Владимировна	1984	5	9
4	Воробьев	Алексей	Петрович	1983	1	10
5	Воробьев	Алексей	Иванович	1984	3	9
6	Воробьев	Олег	Григорьевич	1985	5	8
7	Скоркин	Александр	Евгеньевич	1982	1	11
8	Володина	Анна	Алексеевна	1984	3	9
9	Новоселов	Алексей	Антонович	1983	5	10
10	Александрова	Елена	Алексеевна	1984	1	9

Сохранить введенные данные, щелкнуть по кнопке . В результате вы получите таблицу, с которой можно будет работать.

Замечание. Передвижение по таблице можно производить с помощью клавиш со стрелками на клавиатуре, клавишей та­буляции, а также щелчком, мыши. Можно пользоваться стан­дартными для Windows комбинациями клавиш для быстрого продвижения по таблице.

Задание 2. Выполните редактирование ячеек.

Порядок работы:

• Замените фамилию Иванникова на Дванова. Для этого выде­лите редактируемую ячейку и наберите новую фамилию.

• Замените год рождения на 1983. Для этого следует щелкнуть мышкой по нужной ячейке, и она откроется для редактирова­ния. Удалите цифру 4 и введите вместо нее цифру 3.

Самостоятельное задание. Внимательно просмотрите таблицу и исправьте свои ошибки.

Задание 3. Отсортируйте значения таблицы.

Порядок работы:

Замечание. Чтобы произвести сортировку значений, нужно поставить курсор в любую ячейку сортируемого столбца и щел­кнуть по кнопке:

- если нужно отсортировать по возрастанию;

- если нужно отсортировать по убыванию.

Отсортируйте:

1) фамилии - по алфавиту (поставьте маркер на любую фами­лию в столбце с названием Фамилия и щелкните мышкой по кнопке

2) имя - по алфавиту (поставьте маркер на любое имя в столбце с названием Имя и щелкните мышкой по кнопке

3) номер школы - по убыванию (поставьте маркер на любой но­мер школы в столбце с названием Школа и щелкните мышкой по кнопке );

4) год рождения - по убыванию (поставьте маркер на любой год рождения в столбце с названием Год рождения и щелкните мышкой по кнопке );

5) класс - по возрастанию (поставьте маркер на любой класс в столб­це с названием Класс и щелкните мышкой по кнопке ).

Задание 4. Познакомьтесь с функциями: сохранить, закрыть, открыть.

Порядок работы:

• Щелкнув по кнопке , сохраните текущую таблицу.

• Щелкнув по нижней кнопке в правом верхнем углу окна таблицы, закройте таблицу.

• Повторите аналогичную операцию еще раз, в результате чего вы закроете текущую базу данных, получив пустое окно для новой работы. В этом положении можно создать новую базу данных, а можно открыть существующую для продолжения работы.

• Откройте снова свою базу данных с помощью команд Фаил -Открыть - Имя своей базы данных - Открыть;

• Откройте таблицу Список.

Задание 5. Выполните поиск записей, по образцу.

Порядок работы:

• Установите текстовый курсор в поле Фамилия;

• Щелкните по кнопке , которая позволяет найти запись по введенному значению. В результате появится диалоговое окно, представленное на рис. 6.

• Наберите в поле Образец фамилию Баранова и щелкните по кнопке Найти.

Замечание. Если требуется найти следующую подобную за­пись, то щелкните мышкой по кнопке Найти далее. Поиск осу­ществляется в текущем поле, если установлен соответствующий флажок. В противном случае поиск идет по всем полям. При этом можно учитывать регистр. По окончании работы щелкните по кнопке Закрыть.

Задание 6. Распечатайте таблицу Список.

Порядок работы:

Подготовьте принтер для печати.

• Подготовьте таблицу для печати. Для этого щелкните па кноп­ке Предварительный просмотр. Если таблица не умести­лась на листе или видны не все данные, та закройте окна предварительного просмотра и поменяйте размер столбцов. Можно поменять паля листа или развернуть лист поперек. (Эта можно сделать по команде Параметры страницы ­Страница - Альбомная - ОК.)

• Выполните команду Файл – Печать…. Появится окно, пред­ставленное на рис. 7. В этом окне возможен выбор варианта печати. Вы можете выбрать печать: всей таблицы, только выде­ленных записей, только определенных страниц. Можно задать печать нескольких копий данного документа одной командой. Если к вашему компьютеру подключены несколько разных принтеров, то в поле имя можно выбрать нужный принтер.

• Оставьте включенным переключатель Все.

• Щелкните по кнопке ОК.

Предъявите преподавателю: таблицу Список на экране и на бумаге.

Задание 7. Завершите работу с Access;

Порядок работы:

• Выберите пункт меню Файл - Выход.

• Если вы производили какие-либо действия в базе данных, по­явится вопрос о сохранении изменений. Ответьте утвердитель­но на этот вопрос.

Работа 2. Создание базы данных, состоящей из двух таблиц

Цели работы:

• научиться удалять таблицы;

• научиться создавать таблицы базы данных, в режиме таблицы;

• научиться создавать самостоятельно ключевое поле;

• научиться создавать формы для ввода данных;

• закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц базы данных.