Контрольні запитання

1. Що таке проект?

2. Якими властивостями володіє проект?

3. Що таке життєвий цикл проекту і які його фази?

4. Що є результатом проекту?

5. Які параметри проекту виступають як керовані?

6. Які завдання вирішуються при управлінні проектом?

7. Що розуміється під управлінням проектом і які його основні етапи?

8. Які складові мережевого планування та управління?

9. Для вирішення яких завдань використовуються системи управління проектами?

10. Які системи управління проектами поширені на російському ринку програмного забезпечення?

11. Які кроки слід зробити, щоб створити комп'ютерну модель проекту?

12. Які засоби контролю виконання проекту мають системи управління проектами?

Практична робота №3

Тема : Планування завдань проекту.

Мета: Отримання навичок створення проекту, настройки його календаря, введення переліку робіт і завдання їх параметрів.

Теоретичні відомості

Рис.1. Інтерфейс програми Microsoft Project

Вікно Microsoft Office Project 2007 зображено на рис.1 і складається з наступних елементів:

1. Меню;

2. Панель інструментів (стандартна);

3. Панель інструментів (консультант);

4. Панель інструментів (форматування);

5. Робоча область;

6. Строка стану.

Рядок меню, панелі інструментів і рядок стану є стандартними для всіх Windows-додатків, і прийоми роботи з ними такі ж, як і в Microsoft Office.

Робоча область призначена для відображення вибраного подання. Вона може містити таблиці, діаграми, графіки, форми і використовується як для перегляду, так і для редагування даних проекту. Прийоми роботи з робочою областю залежать від уявлення і будуть розглянуті в наступних лекціях.

Для створення нового проекту слід вибрати пункт меню Файл/Создать. Буде створено порожній проект з порожньою базою даних.

Перш за все необхідно задати ключові параметри проекту у вікні відомостей про проект (пункт меню Проект/Відомості про проект), зображеному на рис.2. Установки цього пункту мають визначальне значення для всього подальшого процесу планування.

Рис.2. Вікно відомостей про проект

В системі можливо два варіанти планування проекту, що задаються полем Планування.

1. Значення дати початку проекту означає, що фіксується початкова дата проекту. Ця дата стає директивної датою початку першої роботи. Решта робіт плануються як можна раніше, тобто для них призначаються найраніші з можливих терміни початку робіт. Дата закінчення проекту є обчислюється величиною і не може бути змінена вручну.

2. Значення дати закінчення проекту дозволяє зафіксувати кінцеву дату проекту. Ця дата стає директивної датою завершення останньої роботи. Решта робіт плануються якомога пізніше, тобто для них призначаються найпізніші з можливих термінів закінчення робіт. Дата початку проекту є обчислюється і не може бути змінена вручну.

Поле Календар встановлює календар (графік) робочого часу, який використовується за умовчанням при плануванні робіт. В якості такого слід використовувати календар, за яким працює більшість співробітників, зайнятих у проекті.

В системі зумовлені три базові календаря:

1. стандартний - відповідає звичайній 40-годинному робочому тижні з годинною перервою і вихідними в суботу та неділю. Робочим вважається час з 9 до 18 годин;

2. 24 години - безперервний календар робочого часу без перерв і вихідних. Використовується для планування безперервних технологічних процесів (наприклад, виплавка сталі);

3. нічна зміна - календар, в якому використовується 40-годинний робочий тиждень, але робочим вважається час з 23 до 8:00 з годинною перервою.

Зумовлені календарі можуть не відповідати графіку роботи організації, тому менеджер проекту має можливість змінити зумовлений календар або створити свій власний.

Поле Дата звіту встановлює дату, для якої розраховуватимуться характеристики проекту при формуванні системою різних форм звітності. В основному, цей параметр впливає на показники проекту, пов'язані з етапу його реалізації, що буде розглядатися у відповідному розділі.

Для збереження нового проекту слід вибрати пункт меню Файл / Зберегти як і задати в діалозі збереження файлу папку, тип файлу - проект і ім'я файлу.

Збереження існуючого проекту виконується пунктом меню Файл / Зберегти. В цьому випадку всі параметри розташування файлу проекту вже відомі. Тому діалог не відкривається і збереження відбувається автоматично.

Для завантаження проекту потрібно вибрати пункт меню Файл / Відкрити і в діалозі відкриття файлу вибрати раніше збережений файл проекту.

Календарі проекту

Як уже зазначалося вище, в системі зумовлені три базові календаря. Як календаря за замовчуванням використовується календар Стандартний. Він відповідає 40-годинному робочому тижні з п'ятьма робочими днями (з понеділка по п'ятницю) і робочим часом з 9 до 18 годин (з перервою з 13 до 14 годин).

Стандартний календар не враховує офіційні свята і вихідні дні, прийняті в конкретній організації. Крім того, графік роботи організації протягом робочого дня може не співпадати із стандартним. Тому першим етапом роботи з проектом є настройка сімейства календарів проекту.

Сімейство календарів проекту складається з календарів трьох видів: базові, календарі ресурсів та календарі задач.

Базовий календар - деяка заготовка календаря, яка відповідає графіку робочого часу організації, підрозділи, співробітників, сумісників, підрядників, окремих робіт проекту. Один з базових календарів (Стандартний) повинен відповідати найбільш поширеній в організації графіку робочого часу і використовується як календар за замовчуванням.

Календар ресурсу - задає графік роботи окремих виконавців або груп виконавців. Цей календар має враховувати конкретні особливості робочого часу працівників: відпустки, відрядження, відгули, пропуски по лікарняним листам і т.п. Як календаря ресурсу використовується один з попередньо створених базових календарів.

Календар завдання - індивідуальний календар реалізації деякої задачі (роботи) проекту, що відрізняється від стандартного. Календар завдання повинен враховувати її специфіку та особливості. Він призначається з переліку попередньо створених базових календарів.

Створення та редагування базових календарів відбувається в пункті меню Сервіс/Змінити робочий час. Вікно для роботи з календарем зображено на рис. 3.

Це вікно має наступні основні елементи.

1. Поле зі списком Для календаря. Використовується для вибору базового календаря, що підлягає редагуванню.

2. Кнопка Створити новий календар. Призначена для створення нового базового календаря. При цьому новий календар може бути створений копіюванням вже існуючого базового календаря.

3. Таблиця календаря. Показує графік робочого часу вибраного календаря. Зліва від таблиці у вигляді легенди зображені способи відображення різних фрагментів календаря: робоче, неробочий і змінене робочий час, дні виключень і нестандартних робочих тижнів. Праворуч від таблиці відображається графік робочого часу для обраного дня таблиці (на рис. 3.3 для дати 28.07.08 робочими годинами є проміжки 9:00-13:00 та 14:00-18:00).

Рис.3. Вікно налаштування календарів

Вкладка Винятки. Відображає список винятків, доданих до календаря. Винятки призначені для введення даних про непрацюючі днями (свята, відпустки, відгули і т.п.) і для створення робочих днів з нестандартним графіком (передсвяткові дні і т.п.). Виняток задається окремим рядком списку, в яку заносяться назва, дати початку і закінчення винятку. Для видалення рядка зі списку призначена кнопка Видалити, а для редагування параметрів винятку - кнопка Подробиці. Для введення подробиць відкривається окреме вікно, зображене на рис.4. Тут задані параметри виключення Відпустка тривалістю 28 календарних днів з 28.07.08 по 24.08.08. Параметри вікна дозволяють задати вказаний період неробочим (перемикач вихідний) або нестандартним робочим часом (перемикач і список Робочі години); шаблон повторення (група полів Повторити) з інтервалом день, тиждень, місяць, рік; кордону виключення (група полів Межі повторення).

Рис.4. Вікно відомостей про виключення

Вкладка Робочі тижні. Містить список описів видів використовуваних в проекті робочих тижнів. Робочий тиждень задає робочий графік по днях тижня (з понеділка по неділю). У проекті можна використовувати робочі тижні різних видів: звичайні (нормальний графік), "штурмові" для екстрених випадків (усі дні тижня є робочими, робочий день триває 10:00), "полегшені" (робочий день триває до обіду) і т.д. В системі зумовлений не видаляється вид Типово, термін дії якого необмежений. Він використовується для опису нормального робочого графіка, прийнятого в організації. Всі інші опису робочих тижнів уточнюють цей графік в заданий період часу і не повинні перетинатися між собою. Опис робочого тижня складається з назви, дат початку і закінчення її дії, а також графіком роботи, який задається у вікні відомостей, що відкривається кнопкою «Подробности». Це вікно зображено на рис. 3.5. Список Виберіть дні використовується для вибору днів, для яких потрібно змінити графік роботи. Клацання миші з утримуванням натиснутою клавіші Ctrl дозволяє виділити відразу кілька днів. Перемикач Використовувати для цих днів значення часу за замовчуванням задає для обраних днів стандартний графік (9:00-13:00 та 14:00-18:00). Щоб зробити день тижня неробочим, потрібно встановити перемикач Поставити неробочі дні. Для використання нестандартного графіка призначений перемикач Поставити дні для використання цих робочих годин, при використанні якого слід заповнити таблицю проміжків робочого часу. Так на рис.5. для всього тижня з понеділка по п'ятницю встановлюється нестандартний графік 8:00-12:00 та 13:00-17:00.

Рис.5. Вікно відомостей про робочому тижні

Кнопка Параметри. Відкриває вікно параметрів календаря, які використовуються системою в процесі планування. Це вікно зображено на рис.6. Його також можна відкрити з меню: Сервіс/Параметри вкладка Календар. Установки цього вікна не змінюються автоматично при зміні параметрів робочого тижня За замовчуванням і повинні змінюватися користувачем самостійно. Так, при використанні графіка роботи згідно рис.5 слід відповідно змінити Час початку по замовчуванню на 8:00, а Час закінчення за замовчуванням на 17:00. Призначення полів цього вікна коротко описано в табл.1.

Таблиця 1.

Параметр	Назначеня
День початку тижня	При угрупованню днів у тижні тиждень буде відраховуватися з зазначеного дня
Місяць початку фінансового року	При відображенні на календарях номера фінансового року він буде починатися не з дати початку календарного року, а з дати початку зазначеного місяця
Час початку за замовчуванням	Використовується як час початку роботи, якщо користувач задав дату почала роботу, але не вказав час початку
Час закінчення за замовчуванням	Використовується як час закінчення роботи, якщо користувач задав дату закінчення, але не поставив час закінчення
Годин в дні	Кількість робочих годин на один день
Годин в тижні	Кількість робочих годин на одному тижні
Днів в місяці	Кількість робочих днів у одному місяці

Три останніх параметра використовуються при перерахунку тривалості роботи з однієї одиниці вимірювання в іншу. Наприклад, нехай параметр Годин в дні дорівнює 8, а тривалість роботи задана на 3 дні. Тоді система при необхідності перерахунку тривалості роботи в години буде вважати, що робота триває 24 години. Цей перерахунок не залежить від графіка роботи в конкретні календарні дні, на які може бути запланована робота.

Рис.6. Вікно параметрів календаря

Особливості планування завдань в системі Microsoft Project 2007

Роботи проекту можуть бути декількох видів:

1. звичайна робота (надалі позначається словом робота або завдання);

2. віха;

3. фаза;

4. сумарна завдання проекту.

Робота позначає якісь дії, спрямовані на виконання певної частини проекту. Віха - це робота нульової довжини. Віхи призначені для фіксації в плані проекту контрольних точок, в яких відбуваються важливі з точки зору управління проектом події. Наприклад, завершення одного етапу робіт і початок іншого. Зазвичай віхи використовуються для позначення початку і закінчення проекту, а також для позначення кінця кожної фази.

Фаза - це складова робота, що складається з декількох робіт і завершується віхою. Фаза описує певний логічно закінчений етап проекту і може складатися як з робіт, так і з інших фаз.

Для розмежування робіт і фаз в системі прийнято наступне правило. Всі роботи розділені на рівні, що задають їх ієрархію. Будь-яка робота, що має підлеглі роботи нижчого рівня, є фазою. Всі інші роботи фазами не є.

Сумарна завдання проекту - це штучно створювана системою робота, тривалість якої дорівнює тривалості всього проекту. Ця робота використовується для обчислення, відображення та аналізу узагальнених даних про проект, використовуваних ним ресурсах та його вартісні характеристики.

Зв'язок між двома завданнями визначає, яким образом час початку або завершення однієї задачі впливає на час початку або завершення іншої. Один зв'язок може поєднувати тільки дві задачі. Але при цьому в одної задачі може бути кілька зв'язків з іншими задачами.

В MS Project є чотири типи зв'язків між задачами:

Рис.7.Типи зв'язків: а)закінчення – початок; б) початок – початок;

в) закінчення – закінчення; г) початок – закінчення

1) Зв'язок типу Окончание-начало (ОН), — найпоширеніший тип

залежності між задачами, при якій задача Б не може початися, поки не завершена задача А

2) Зв'язок типу Начало-начало (НН) позначає залежність, при якій задача Б не може початися доти, поки не почалася задача А. За допомогою такого зв'язку звичайно поєднуються задачі, які повинні виконуватися майже одночасно.

3) Зв'язок типу Окончание-окончание (ОО) позначає залежність, при якій задача Б не може закінчитися доти, поки не закінчилася задача А. Звичайно таким зв'язком поєднуються задачі, які повинні виконуватися майже одночасно, але при цьому одна не може закінчитися, поки не завершена інша.

4) Зв'язок типу Начало-окончание (НО) позначає залежність, при якій задача Б не може закінчитися доти, поки не почалася задача А. Звичайно такий зв'язок використається в тому випадку, коли А є задачею з фіксованою датою початку, яку не можна змінити. У такому випадку дата початку наступної задачі не змінюється при збільшенні тривалості попередньої.

При створенні зв'язку кожним зі способів за умовчанням створюється зв'язок типу (ОН), при цьому наступна задача на календарному плані займе місце після попередньої задачі. Якщо збільшити тривалість задачі-попередника, то дата її закінчення буде перенесена на більше пізній строк, і автоматично на більше пізній строк буде перенесена й дата початку наступної задачі.

Якщо встановлено тип зв'язку (НО), то при збільшенні тривалості попередньої задачі її дата початку буде переноситися на більше ранній строк, і при цьому дата початку наступної задачі не зміниться. Саме тому такий тип зв'язку використається в тих випадках, коли як наступна задача виступає та, строк початку якої не повинен змінитися.

Якщо задачі з'єднані зв'язком типу (НН), то зміна тривалості кожної з них приводить до зміни дати закінчення редагованої задачі.

Якщо між задачами є зв'язок типу (OO), MS Project намагається синхронізувати дати закінчення зв'язаних задач. Якщо збільшується тривалість попередньої задачі, то автоматично переносяться дати початку й закінчення наступної задачі (щоб дата закінчення наступної задачі відповідала даті закінчення попередньої). Якщо ж змінюється дата закінчення наступної задачі, то дата закінчення попередньої задачі не змінюється, і задачі завершуються в різні дні. Тобто при зміні тривалості наступної задачі переноситься тільки дата її закінчення. Але якщо тривалість попередньої задачі більше тривалості наступної, то зміна тривалості останньої відбувається не за рахунок переносу дати її закінчення на більше пізній строк, а за рахунок переносу дати її початку на більше ранній.

Часто в житті залежності між завданнями бувають небагато більше складними, чим розглянуті раніше. Наприклад, між завданнями Штукатурка стін і Фарбування стін повинен пройти день-два, щоб штукатурка встигла висохнути. Для того щоб описати таку залежність, в MS Project використається параметр Запаздывание.

Запізнювання є одним із властивостей зв'язку й задається в діалоговому вікні визначення властивостей зв'язку на вкладці Предшественники. Запізнювання можна вводити як тривалість, наприклад, 2 дні, або як відсоток від тривалості попереднього завдання. Наприклад, якщо попереднє завдання триває 6 днів, то запізнювання в 50% буде рівнятися 3 дням.

Також іноді для початку виконання наступного завдання не потрібно чекати повного закінчення попередньої. Наприклад, можна починати розставляти комп'ютери, якщо вже розставлена частина меблів. У такому випадку варто використати Опережение. Випередження вводиться так само, як і запізнювання, але з негативним знаком.

Також зв'язку створювати можна за допомогою кнопки Связать задачи стандартної панелі інструментів. Для цього потрібно виділити два або більше задач й нажати цю кнопку. Задачі будуть з'єднані послідовно зв'язком типу (ОН). Виділивши зв'язані задачі й нажавши кнопку Разорвать связи задач , можна швидко видалити всі зв'язки між ними. Третя кнопка Прервать задачу служить для вставки часу розриву в задачі

Введення даних про завдання проекту

Після створення проекту, настройки його параметрів і календарів, слід ввести дані про роботи проекту. Введення даних виконується в наступній послідовності:

1. скласти повний перелік робіт, виділивши в ньому фази і віхи;

2. ввести перелік фаз, завдань і віх проекту;

3. створити зв'язки між завданнями;

4. для кожного завдання визначити тривалість;

5. встановити типи зв'язків, затримки і випередження;

6. встановити точну дату початку або закінчення проекту;

7. задати обмеження, крайні терміни і календарі задач.

Складання переліку завдань починається з виділення етапів проекту. Кожному етапу буде відповідати фаза. При необхідності, особливо для великих проектів, етапи можуть розділятися на більш дрібні етапи. В цьому випадку фаза буде складатися з більш дрібних фаз. Коли перелік етапів готовий, складається список завдань, що виконуються на кожному етапі. В якості останньої роботи етапу використовується задача нульової довжини, якій відповідає віха.