1.4 Управление инновациями библиотеке

Любые нововведения нуждаются в эффективном управлении. Управление нововведениями, подчеркивается А. Н. Ванеевым, является важнейшим звеном методической работы библиотек, оно нацелено на активное выявление и создание новшеств, является одним из этапов инновационного процесса. В отечественном библиотековедении методическая работа считается специфической областью библиотечной практики, которой присущи черты педагогической, исследовательской, управленческой деятельности. С. Мартиным управление нововведениями рассматривалось средством интенсивного и рационального использования библиотечных ресурсов, а не сущностным содержанием методической работы. С. С. Серейчик так же рассматривает управление нововведениями в контексте управления библиотечным развитием [46, с. 12]. 

Особое значение при управлении нововведениями уделяется разработке системы мер управления людьми, вовлеченными в изменения.

Задачами управления изменениями являются: своевременное определение желательных (позитивных) и нежелательных (негативных) последствий изменений, тщательное изучение каждого с учетом нали­чия средств подготовки персонала, отношения к ним сотрудников.

Поэтому руководители библиотек понимают, что инновационная деятельность библиотек нуждается в эффективном управлении. Темпы социального развития требуют внедрения систем управления, которые позволили бы библиотеке успешно осваивать различные нововведения.

Инновационное развитие можно рассматривать в контексте стратегического менеджмента библиотечного дела.

Планирование и реализация инноваций во всех сферах деятельности, в том числе и библиотечной, осуществляется на основе проектного управления.

Проблемам проектной деятельности в библиотеках посвящены публикации Н. В. Жадько, Ю. Ф. Черняковой, П. Силфверьерга, Д. Э. Уэйгард и др.

Термин «проект» используется в двух значениях - во-первых, для обозначения цикла работ, направленных на разработку и реализацию идеи в инновацию, и во-вторых, для обозначения пакета документов, фиксирующих особенности этой реализации [19, с.65].

Проект (проектная работа) представляет собой совокупность мероприятий, направленных на достижение определенной, четко структурированной цели [42, с. 67]. Проектная работа включает в себя четыре этапа:

• формирование идеи проекта и его основных целей (разработка концепции проекта);

• разработка проекта (планирование инновационного проекта и оформление проектной документации);

• реализация проекта (управление ходом проектных работ, контроль и регулирование работ по проекту);

• завершение проекта (порядок завершения, анализ эффективности, оформление отчетной документации).

Осуществление проектных работ при реализации инноваций позволяет упорядочить процесс изменений и добиться наибольшей их эффективности.

Инновационные проекты могут быть различными как по масштабам так и по содержанию. По масштабам инновационные проекты делятся на монопроекты (для одной библиотеки); мультипроекты для нескольких библиотек); мегапроекты (для библиотек определен­ного региона). По содержанию – на:

- проекты разработки новшеств (нацелен воплотить инновационную идею в инновационную разработку);

- проекты вне­сения (адаптации к новым условиям) конкретных новшеств;

- проекты по раз­работке и реализации инноваций;

- проекты по поддержке инновационной дея­тельности (нацелен на привлечение дополнительных ресурсов: гранты, спонсоры) [42, с.82].

Инновационный проект как пакет документов (проектная документация) фиксирует цели и задачи разработки / внедрения новшества (ре­ализации инновации), графики выполнения инновационных процессов, объемы применяемых средств и затрат труда, сроки изготовления, осо­бенности новой продукции / услуг, каналы ее продвижения, цены, меры по стимулированию, особенности продвижения (рекламы) и дополни­тельного сервиса и т. д. Для каждой идеи, связанной с разработкой продукта, в проектах отражается подробное описание его свойств, особенностей, выгод для потребителей, что позволяет создать продукт в наибольшей степени отвечающий их интересам.

Как любой документ, инновационный проект имеет определенную структуру. В соответствии с существующими методическими рекомен­дациями в него включают:

- краткое описание проекта;

- его роль и место в проектной деятельности данной библиотеки;

-список основных испол­нителей проекта с кратким описанием обязанностей;

-первоочередные задачи проекта; график работ, включающий сроки выполнения заданий и даты отчетов;

- образцы документации.

Управление инновационными проектами осуществляется в постоянно меняющихся условиях внешней и внутренней среды, что делает необходимым непрерывное их планирование с учетом этих факторов.

Следующим важнейшим фактором инновационного развития любой организаций, в том числе и библиотеки, является создание инновационного климата.

Инновационный климат - это особые условия, в которых раскрывается творческий потенциал библиотечного персонала, и устраняются препятствия психологического и организационного характера, лежащие на пути реализации инноваций.

Специалисты в области инновационного менеджмента указывают, что процессы внедрения нового, как правило, сопровождаются сопротивлением определенного круга сотрудников.

Причинами сопротивления могут быть:

• боязнь или нежелание осваивать новые знания, умения и навыки;

• боязнь потери статуса и привилегий;

• изменение привычного хода вещей и обстановки;

• неубедительность прогнозируемых преимуществ от внедрения нового.

Считается, что по отношению к изменениям библиотечный персо­нал можно условно разделить на три категории. Первая — это инициато­ры изменений, они активны и предприимчивы, быстро адаптируются к изменениям, способны участвовать в инновационных проектах и доби­ваться требуемых результатов. Вторую, наиболее многочисленную, группу составляют пассивные наблюдатели, они консервативны, менее мо­бильны, с опасением относятся к изменениям, более подвластны страху за возможные последствия (потерю стабильности, имеющегося статуса и пр.). Третью группу составляют оппоненты. Они либо отвергают изменения, либо критикуют их [41, 104].

Создание инновационного климата предусматривает:

- развитие у сотрудников библиотеки навыков рискового иннова­ционного поведения (ответственность, коммуникабельность, лидерство, анализаторские способности);

- создание «банка идей» библиотеки (предложения инновационных идей сотрудниками);

- проведение конкурсов проектов, коллегиального обсуждения, разнообразных форм внутриорганизационных мероприятий (сплачивание персонала, для выявления резервов).

- использование методов материального и нематериального сти­мулирования творческой активности персонала (премии, привилегии, надбавки)[35, с.68].

Для развития инновационной деятельности требуется формирова­нной инновационной культуры, создающей «атмосферу» роста инновационной активности, закрепляющей творчество и новаторство в качестве базовых идеалов для сотрудников. Инновационный тип организационной культуры характеризуется значительно более высоким образовательным уровнем персонала; творческой обстановкой и нова­торством; постоянным совершенствованием, экспериментаторством и готовностью к риску; динамизмом и мобильностью персонала, его спо­собностью к решению новых производственных задач. Учет наличия данных категорий и их влияния на инновационный климат, позволяет спланировать определенные управленческие действия, направленные на недопущение конфликтов и саботажа изменений, про­думать последовательность изменений и мер, способствующих их осуще­ствлению.

Необходимым условием успешности перемен представляется всесторонняя подготовка персонала к инновациям (функциональное, психологическое, информационное обеспечение; обучение; учет организационно-поведенческих факторов; создание атмосферы творческой самореализации личности библиотекаря — участника изменений). Для эффективного управления изменениями должны быть созданы необходимые условия, при которых активная трудовая деятельность сотрудников становится необходимым и достаточным условием удовлетворения значимых и социально обусловленных потребностей личности. Условиями создания инновационного климата в организации является «культивирование» у персонала творческого и активного отношения к работе, ответственности за ее результаты [28, C.289].

В управлении изменениями особое значение придается созданию системы стимулирования инновационной активности персонала.

Система стимулирования включает в себя формы материального и нематериального стимулирования и статусные отличия (привилегий которые получает сотрудник, занимающий определенное положение организации). В целом эту систему рассматривают как состоящую из форм денежного вознаграждения (премии, надбавки, доплаты) и набора различных льгот (мотиваторы условий труда: режим работы, социальные гарантии, новое оборудование; мотиваторы условий роста: участие в планировании деятельности, карьерный рост и т.д.), используемых в качестве своеобразного регулятора инновационного поведения сотрудников, их при­влечения и сохранения в организации.

Обобщая все факторы создания инновационного климата можно сформулировать основные задачи управления персоналом:

На этапе инициации инноваций это:

- изучение особенностей личностного и профессионального раз­вития персонала библиотеки, существующих взаимоотношений для оценки инновационного потенциала в сложившихся услови­ях (инновационной ситуации);

- формирование инновационных установок и инновационного со­знания в коллективе; разработка факторов, потенциально усили­вающих инновационную активность сотрудников.

На этапе принятия решения о необходимости изменений и подготов­ки базы осуществления инноваций:

- создание социальной инфраструктуры изменений (психологиче­ская подготовка коллектива к нововведениям; разработка комп­лекса мер, обеспечивающих вовлеченность персонала в управ­ление изменениями;

- широкое информирование сотрудников о задачах, ходе и результатах изменений; стимулирование инно­вационной активности библиотекарей; формирование ответ­ственности за осуществление инновации);

- формирование кадрового корпуса руководителей - лидеров (ме­неджеров) библиотечных изменений;

- формирование норм инновационного поведения, выявления твор­ческой индивидуальности и инициативы;

- определение комплекса мер стимулирования творческой активно­сти сотрудников (премий, льгот, новых возможностей для обуче­ния, повышения квалификации, карьерного роста, авторских га­рантий и приоритетов);

- создание среды для творческого развития личности библиоте­каря;

- определение стимулов, обеспечивающих заинтересованность ру­ководителей структурных подразделений библиотеки в разви­тии творческого потенциала коллектива.

На этапе подготовки библиотеки к изменениям:

- формирование у библиотекарей умения анализировать иннова­ционную ситуацию, реальный и потенциальный спрос на новше­ства; разрабатывать и внедрять проекты и программы, использо­вать средства и методы осуществления инновационных отношений и коммуникаций;

- обучение методикам инновационной деятельности и навыкам рис­кового поведения;

- определение роли, ответственности и функций каждого сотруд­ника в реализации инноваций.

На этапе внедрения новшеств и реализации нововведений в инно­вации.

- учет и своевременное определение позитивных и негативных, пря­мых и опосредованных, ожидаемых и неожидаемых последствий влияния инновационных изменений на деятельность персонала;

- изучение комплекса объективных и субъективных факторов, оп­ределяющих характер отношения работников к инновационному процессу;

- изучение психологических барьеров и причин сопро­тивления библиотекарей изменениям;

- преодоление сопротивления инновационным изменениям и кор­ректировка установок персонала с целью дальнейшего инноваци­онного роста и распространения инноваций в профессиональной среде [19, с.142].

Все задачи управления персоналом нацелены на формирование необходимо­го отношения библиотекарей к изменениям.

Не менее важным фактором инновационного развития является контроль и регулирование инновационной деятельности. Контроль - это функция управления, заключающаяся в сравнении фактического состояния выполненных работ с предусмотренными (постав ленными) целями и плановыми заданиями. Контрольное сравнение позволяет выявить отклонения и проверить исполнение решений. Особое значение контроль имеет для реализации инноваций, он позволяет не только обеспечить результативность изменений, но и регулировать ин­новационный процесс, корректировать действия к достижению цели, учесть изменения, воздействующие на библиотечное развитие [19, с.144].

Необходимость контроля обусловлена тем, что нередко вследствие непредсказуемых изменений внешнего окружения библиотеки и непредвиденных внутренних обстоятельств длительность выполнения программ библиотечного развития (инновационных проектов) и их фактическая стоимость могут отличаться от запланированных. Эти изменения требу­ют корректировки проекта (программы), регулирования инновационной деятельности.

Как и в любой сфере общественного производства, основными принципами построения эффективной системы контроля над инновационной деятельностью является:

- наличие четких планов (содержательных, структурированных и фиксированных, позволяющих обеспечить основу для контроля);

- наличие ясной системы отчетности, отображающей процесс раз­вития библиотечной деятельности (на основе решения иннова­ционных задач) исходя из существующих планов. Четкая проце­дура подготовки всех видов отчетов требует единых подходов и критериев, обсуждения отчетов на производственных совещани­ях в библиотечных коллективах);

- наличие эффективной системы анализа фактических показате­лей и тенденций библиотечного развития, позволяющей опреде­лить соответствие текущей ситуации запланированной, рассчи­тать размер и серьезность последствий и отклонений. Отклонения во временных и стоимостных показателях оказывают влияние на содержание предстоящих работ и качество результатов;

- наличие эффективной системы реагирования, направленной на преодоление отклонений в ходе реализации инноваций (исправ­ление выявленных недостатков и противоречий библиотечной деятельности, преодоление негативных тенденций, связанных с реакцией персонала или пользователей библиотеки на внедрение новшеств; пересмотр плана (перепланирование), учитывающий последствия от планируемых действий, убеждение и мотивацию персонала в необходимости тех или иных действий) [43, с.255].

Из выше перечисленных принципов, формируются основными требованиями к систе­ме контроля инновационной деятельности:

- определение состава анализируемой информации, необходимой для регулирования инновационной деятельности библиотеки;

- определение системы отчетов и распределение ответственности за сбор данных, анализ информации и принятие решений.

Особенностью контроля инновационной деятельности библиотеки является преодоление сложностей, вызванных наличием определенных барьеров (вследствие того, что в инновационный процесс библиотек могут быть вовлечены сторонние исполнители, деятельность которых при­ходится контролировать).

Вне библиотечной отрасли контролируются три основные количественные характеристики инновационных процессов — время, объем работ и стоимость. Важным параметром для анализа работ явля­ется текущая (пороговая) дата (контрольная точка), представляющая собой момент времени, относительно которого производится анализ [41. с. 207].

В теории инноватике используется два основных метода контроля факти­ческого решения инновационных задач: «простой контроль» и «деталь­ный контроль».

Метод простого контроля или «0/100», отслеживаются только моменты завершения инновационных задач (две степени завершенности 0 и 100%) – работа выполнена только при достигнутом конечном результате.

Метод детального контроля предусматривает выполнение оценок промежуточных состояний выполнения инновационной задачи (завершенность задачи на 50% означает, что цели задачи достигнуты наполовину). Данный метод более сложен, поскольку требует определе­ния промежуточных целей, находящихся в процессе выполнения. В инноватике используются и модифицированные варианты метода деталь­ного контроля:

- метод 50/50 - учет некоторого промежу­точного результата, достижение которого определяется в момент, когда работа израсходовала 50% бюджета; -- метод по событиям применяется для длительных работ. При этом работа по решению инновационной задачи делится на части со­бытиями, каждая из которых подразумевает определенную сте­пень завершенности работы.

Отечественная практика показывает, что в библиотековедении для осуществления планирования используется целевой метод (постановка главных целей на задачи, задач на действия, действий на ресурсы, необходимые для выполнения определенных работ) [39, с.314].

Для контроля и регулирования инновационных процессов целевой метод начинается со структуризации проектной работы по осуществ­лению инноваций на промежуточные результаты и события, которые являются достаточно детальными для того, чтобы обеспечить непрерывный поток информации о состоянии осуществления работ по проекту. В процессе выполнения работ производится анализ состояния вы­полненных работ (достигнутых результатов), при этом принимаются в расчет полностью законченные этапы и промежуточные результаты, под­дающиеся измерению.

На этой основе оценивается завершенность ра­бот, находящихся в процессе выполнения. Анализ отклонений от плана по времени поможет выявить причины задержки.

Необходимость в пересмотре инновационного проекта или програм­мы инновационного развития возникает из-за: изменений на рынке, активизации действий конкурентов, появления радикальных технологических изменений в отрасли, изменений в ценах и доступности ресурсов, экономической нестабильности, обнаружения ошибок в планах, оценках, в выборе методов, инструментов, организационной структуре или стандартах, изменений в контрактах и спецификациях, сбоев в инновационных процессах и инновационных коммуника­циях с партнерами (задержки поставок или поставки низкого ка­чества), необходимости ускорения работ, влияния других инновационных проектов и программ.

Первые пять причин обусловлены внешними условиями инноваци­онной деятельности библиотеки, а последующие пять - внутренними. Так же эти причины можно разделить на два типа: осознанные и вынужденные.

В инноватике каждое вносимое в проект изменение строго учитывается и документируется.

Примерами документов, регламентирующих и протоколирующих прохождение изменений, являются: отчет о проблеме (описание про­блемы, возникшей в ходе реализации программы; формируется на на­чальной стадии); запрос на осуществление изменения (формируется на начальной стадии); описание предлагаемого изменения (информация об изменение, его текущем статусе, инициаторах и ответственных за выполнение и контроль. Формируется на начальной стадии и корректи­руется на последующих стадиях); сводная форма контроля (содержит обобщенную информацию об изменении и включает в себя: название проекта, описание изменения, последствия изменения, стоимость изменения, экономия в результате изменения, Ф.И.О. автора и дата инициации) [19, с.156].

Любой процесс осуществления контроля и регулирования иннова­ционной деятельности библиотеки предусматривает распределение ответственности среди ее участников (например, среди участников про­ектной группы выделяется ответственный за сбор и обработку посту­пающих отчетов о текущих проблемах и запросов на осуществления из­менений, администратор инновационного процесса и пр.).

Выводы к первой главе

Анализ различных подходов к пониманию сущно­сти термина «инновация» в общей и библиотечной теории позволяет зак­лючить, что все авторы подчеркивают значимость достижения ко­нечного результата изменений, но среди современных исследователей проблемы наиболее четкое различие в толковании терминов «инновация» и «новшество» дает Е.Ю. Качанова. Инновация – это конечный результат интеллектуальной деятельности специалистов, в виде новых объектов (продуктов, технологий, услуг), отличающихся от пре­дыдущих новыми свойствами. Новшество - это доку­ментально оформленная разработка, основанная на результатах ра­нее проведенных прикладных и фундаментальных исследований. При этом автор отмечает, что созда­нию инноваций предшествует новшество.

Типология инноваций важна для практики управления инновациями, поэтому многие отечественные авторы их типологизируют и классифицируют. В обобщенной библиотечной классификации инновации делятся на продуктовые (услуги и продукция), технологические (процессы библиотечной технологии), организационные (создание и реорганизация отделов) и социальные (методы управления).

Весь цикл преобразования идеи в реальный объект изменений включается в понятие «инновационный процесс». Таким образом, инновационный процесс – это процесс создания и распространения нововведений, ядром которого является новшество.

Важнейшим звеном в инновационном процессе является управление нововведениями. Процесс управления нововведениями рассматривается в контексте управления библиотечным развитием, который содержит три направления деятельности в этой области: 

• управление проектами (планирование и реализация инноваций):

- инициация инновации (формирование идеи);

- принятие решений о необходимости изменений (разработка проекта);

- подготовка (апробирование новшеств);

- внедрение новшеств (реализация нововведений в инновацию).

• контроль и регулирование инновационной деятельности (анализ и корректировка инновационных проектов):

- контрольное сравнение фактически выполненной работы с плановыми заданиями;

- пересмотр плановых заданий;

- внесение изменений в инновационный проект.

• создание инновационного климата (формирование инновационной культуры и управление персоналом):

- подготовка персонала (создание творческих условий труда, информирование персонала, обратная связь, обучение персонала)

- стимулирование персонала (премии, награды, стимулирующие выплаты и т.д.).

В управление нововведениями существует два метода контроля:

- метод простого контроля две степени завершенности работы 0 и 100% – работа выполнена только при достигнутом конечном результате.

- метод детального контроля - завершенность работы на 50% означает, что цели задачи достигнуты только наполовину. Можно предположить, что в библиотеках целесообразно использовать метод детального контроля, так как библиотечные инновации рассчитаны не на мгновенный эффект, а на его получение в перспективе.

Управление инновационными процессами и есть инновационная деятельность, т.е. деятельность по организации и осуществлению этими процессами.

Библиотечная инновационная деятельность является особой деятельностью по развитию и совершенствованию библиотечной работы, основанной на поиске новых путей функционирования библиотек.