Лабораторна робота № 14
Тема: Автоматизація управління наявності грошових коштів в касі підприємства в інформаційної базі 1С «Підприємство» 8.2
Мета: навчити порядок формування документів по касі в інформаційної бази, здобути практичні навички, та методику роботи з касовою книгою та зі звітами по касових операціях в «1С:Бухгалтерія 8.2».
Обладнання та програмне забезпечення: ПЕС, інтегрований пакет програм Microsoft Office; програма «1С:Бухгалтерія 8.2».
Основні теоретичні відомості Загальні відомості про програму
Автоматизація управління готівковими коштами
Облік готівкових коштів в програмі «1С : Підприємство 8.2 » ведеться в розрізі кас. Для кожної каси визначається єдина валюта розрахунків і обліку коштів. Відображення операцій в управлінському обліку здійснюється, виходячи з економічного сенсу операції із зазначенням дати фактичного здійснення операції і повної суми руху, незалежно від порядку відображення цієї операції в регламентованому обліку. В системі підтримуються наступні операції з обліку готівкових коштів таблиця 1.
Таблиця 1Операції з обліку готівкових коштів
Операції надходження грошових коштів |
Операції витрат грошових коштів |
Надходження від покупців |
Оплата постачальникам |
Внесок грошових коштів підзвітними особами |
Видача готівки підзвітним особам |
Повернення від постачальника |
Поверненню покупцю |
Надходження готівки з банку |
Внесок готівки в банк |
Надходження роздрібної торгівлі |
Видача готівки в каси |
Для відображення з управлінського обліку переміщення грошових коштів між касами призначений документ « Внутрішнє переміщення готівкових коштів ». Крім того, в документах передбачена можливість оформлення інших надходжень і платежів, не пов'язаних безпосередньо з торговими операціями.
Використовувані прикладні об'єкти
Робота з основними прикладними об'єктами підсистеми обліку касових операцій проводиться через меню Каса головного меню програми ( рисунок1) .
Рисунок 1 Перелік команд меню Каса
Рисунок 2 Екрана форма вікна Схема роботи - Каса
На рисунку 2 представлена схема роботи в режимі Каса на панелі функцій. У підсистемі обліку касових операцій задіяні такі види об'єктів: • довідник Статті руху грошових коштів - для ведення аналітичного обліку рухів готівкових грошових коштів за їх видами ;
• довідник Фізичні особи - для підготовки касових ордерів та ведення аналітичного обліку при розрахунках з персоналом з оплати праці та з підзвітними особами;
• довідник Контрагенти - для підготовки касових ордерів та ведення аналітичного обліку при розрахунках готівкою з контрагентами;
• довідник Валюти - для перерахунку в гривні готівкової іноземної валюти та вартості грошових документів, номінованих в іноземній валюті, при відображенні касових операцій в обліку ;
• документ Прибутковий касовий ордер - для підготовки прибуткового касового ордера за уніфікованою формою № КО- 1 і реєстрації факту прийому по ньому готівки в касу організації ;
• документ Видатковий касовий ордер - для підготовки видаткового касового ордера за уніфікованою формою № КО- 2 та реєстрації факту видачі по ньому готівки з каси організації;
• журнал Касові документи - для узагальнення в одному списку інформації про всі прибуткових і видаткових касових ордерах ;
• звіт Касова книга - для формування машинограм « Вкладний аркуш касової книги » і « Звіт касира » журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів за уніфікованою формою № КО- 4 ;
• звіт Картка рахунку - для складання облікового регістра з інформацією про рух по рахунку 30 «Каса» «на рівні проводок » , а також обороти по дебету і кредиту за кожен день і місяць в цілому;
• звіт Оборотно - сальдова відомість за рахунком - для формування облікового регістра з інформацією про залишок готівкових коштів або грошових документів на початок місяця , їх надходження і витрати в поточному місяці та залишок на кінець місяця ;
• звіт Аналіз рахунку - для формування облікового регістра з інформацією про обороти рахунки обліку готівкових грошових коштів (або грошових документів) з іншими бухгалтерськими рахунками за період , а також їх залишки на початок і кінець цього періоду.
Надходження готівкових коштів
Для реєстрації надходження готівкових грошових коштів у касу організації призначений документ Прибутковий касовий ордер ( ПКО) ( меню Каса - Прибутковий касовий ордер) .
Залежно від виду надходження грошових коштів у касу вибирається вид операції документа Прибутковий касовий ордер ( рисунку 3 ).
У журналі Касові документи відображаються документи, що змінюють залишок грошових коштів у касах. При необхідності, можна встановити відбір з організації , заповнивши поле Організація. На рисунку 4 надано вікно вибору документа в журналі Касові документи.
Рисунок 4 Журнал касові документи
На рисунку 5 представлена екранна форма документа Прибутковий касовий ордер, вид операції - Оплата від покупця .
Рисунок 5 Екрана форма документу ПКО: Оплата від покупця
У разі оформлення надходження грошових коштів від покупця або комісіонера документ ПКО може бути виписаний на підставі документів Реалізація товарів і послуг або документа Звіт комісіонера. При оформленні таких операцій слід встановлювати вид операції Оплата від покупця .
Якщо необхідно прийняти роздрібну виручку з торгової точки то вид оплати встановлюється Прийом роздрібної виручки. У разі, якщо торгова точка автоматизована, то проводки з бухгалтерського обліку формуються документом. У разі неавтоматизованої торгової точки необхідно встановити відповідний прапор у формі документа. У цьому випадку проводки з бухгалтерського обліку формуються самим документом.
Якщо необхідно оформити операцію отримання грошей від постачальника за повернені йому раніше позиції номенклатури , то в прибутковому касовому ордері встановлюється вид оплати Повернення коштів постачальником . У цьому випадку ПКО може бути виписаний на підставі документа Замовлення постачальникові. У разі оформлення операції з повернення невитрачених коштів підзвітною особою встановлюється вид операції Повернення коштів підзвітною особою. При оформленні даної операції необхідно вибрати підзвітну особу, яка повертає кошти і той документ (Видатковий касовий ордер) за яким здійснюється повернення грошових коштів. Сума по документу ПКО буде перерахована в суму валюти взаєморозрахунків з підзвітною особою, яка була зафіксована при видачі йому коштів .
За допомогою документа Прибутковий касовий ордер можна оформити операцію про отримання грошових коштів з банківського рахунку в касу підприємства. При цьому в документі встановлюється вид операції Отримання готівкових грошових коштів у банку і вказується розрахунковий рахунок з якого будуть зняті грошові кошти і та каса підприємства , в яку вони надійшли в якості наявних коштів . Операція Розрахунки за кредитами і позиками з контрагентами використовується при надходженні готівкових коштів за кредитами і позиками, а договір треба вибирати той , в якому встановлений вид Інше .
У документі Прибутковий касовий ордер передбачена можливість фіксації так званих інших сум , які прямо не відносяться ні до однієї торгової операції . Наприклад - це може бути отримання кредиту в банку , надходження грошей в якості відсотків по акціях і т.д. У цьому випадку вид оплати встановлюється Інший прихід грошових коштів, а в документі заповнюється відповідна стаття руху коштів .
У групі полів Друк вводиться необхідна інформація для правильного формування друкованої форми документа , а саме: інформація про те , від кого надійшли кошти (поле Прийнято від в друкованій формі документа) , а також заснування і додаток по документу (типова форма КО - 1 ).
У бухгалтерському обліку відображаються всі зазначені операції . У податковому обліку відображаються сумові різниці як нереалізовані доходи або витрати , якщо вони виникають за фактом розрахунків з контрагентами . Для операції Оплата від покупця можливо автоматичне розбиття суми платежу на оплату і аванс , для цього необхідно вказати рахунок обліку авансу.