18. Использование информационных технологий на предприятиях общественного питания. Системы автоматизации учета и контроля.

В условиях полного хозяйственного расчета и самофинансирования использование электронной техники на предприятиях общественного питания тесно связано с их финансовой деятельностью, достижением конечных финансовых результатов. Конечный финансовый результат - это доходы, остающиеся в распоряжении предприятия и направляемые в соответствующие фонды. Экономически обоснованное формирование доходов позволяет осуществить переориентацию финансово-кредитного механизма на преодоление затратного характера, повышение качества работы, внедрение новой технологии и обновление парка производственного оборудования.

Электронные системы, которые можно использовать на предприятиях общественного питания, можно разделить на три группы.

1. Системы, регистрирующие, собирающие и классифицирующие данные.

Эта группа электронных систем охватывает элементы управления, такие как фонд заработной платы, полученные отчеты и счета, подлежащие оплате, а также товарно-материальные запасы. Цель систем, входящих в эту группу, заключается в обработке и регистрации данных, необходимых для ежедневного анализа хозяйственной деятельности предприятия. Сюда входят контроль за рабочим временем служащих, расчет заработной платы, данные о налогах, управление товарно-материальными запасами и оценки этих запасов для ежедневных, еженедельных или ежемесячных отчетов. Все эти функции может выполнять практически любой персональный компьютер по специально составленной программе.

2. Системы, способствующие принятию решения но организации производства.

В данной группе основной является система, собирающая и обрабатывающая информацию о ежедневной, еженедельной, ежемесячной и ежегодной хозяйственной деятельности предприятия. Затем на этой основе электронная техника выдает четкие, максимально точные финансовые отчеты и другие сведения, способствующие решению задач по эффективному развитию производства. В этом случае компьютеры заменяют человека в выполнении кропотливой, утомительной работы, связанной с составлением финансовых отчетов. Однако эффективность финансовой деятельности предприятия будет во многом зависеть от того, какие сведения заложены в программе. Следует отбирать только деловую информацию, от которой зависит благополучие предприятия. Чрезмерная информация не помогает, а мешает решению стоящих проблем и может даже ввести в заблуждение.

Целесообразно постоянно иметь данные о ежедневных доходах и расходах, а также по оценке деятельности предприятия по сравнению с предыдущим установленным периодом времени и плановыми показателями.

Использование электронной техники дает возможность руководителю предприятия уже в самом начале рабочего дня за несколько минут оценить, как прошел предыдущий день, какие были допущены ошибки, если они были, и какие тенденции следует развивать на будущее.

3. Системы, принимающие решения по организации хозяйственной деятельности.

Одной из наиболее существенных в данной группе систем является система, обрабатывающая показатели по расходу электроэнергии и газа. При этом целесообразно на предприятии иметь систему автоматизации в сочетании с компьютерной техникой, что позволит не только регистрировать и информировать, но и обеспечивать своевременное отключение электричества и газа, если они расходуются неэффективно. Кроме того, эта система повысит уровень безопасности труда на предприятии, если по соответствующим программам будут определены установки чувствительных элементов (датчиков) режимных изменений технологического процесса, технических неисправностей производственного оборудования, повышенных концентраций вредных веществ в воздухе рабочей зоны и другие отклонения производственного цикла, которые могут привести к аварийной ситуации. Установка автоматизации, совмещенная с компьютерной системой, укажет на необходимые действия работников но оперативной ликвидации аварийной ситуации и своевременно проинформирует о случившемся руководителей предприятия.

Внедрение автоматизации в сочетании с компьютеризацией на предприятиях общественного питания является важнейшим показателем культуры производства и большим потенциалом экономической эффективности при любой форме хозяйствования.